Gestión y automatización en inventario: la clave para evitar pérdidas financieras en el retail

En el sector minorista, el inventario se considera uno de los principales activos financieros. Sin embargo, según una investigación de HSR, especializada en estudios de mercado, menos del 40% de los minoristas invierten en sistemas de gestión de inventario. La importancia de adoptar una gestión eficiente y la automatización de procesos se ha mostrado como soluciones esenciales para minimizar errores, optimizar recursos y evitar pérdidas financieras.

Una gestión eficaz es fundamental para el crecimiento y la estabilidad de una empresa. Invertir tiempo en reconocer y corregir los errores más comunes puede optimizar los servicios y facilitar el día a día, evitando sorpresas desagradables e incluso garantizando más oportunidades para los negocios”, afirma William Santos, director comercial de VarejOnline, empresa especializada en tecnología para la gestión de tiendas, franquicias y puntos de venta (PDV). 

A VarejOnline atiende redes como Grupo L’occitane, Decor Colors, Petland, entre otras grandes operaciones; la experiencia en el segmento permite que William traiga ideas sobre el tema. El especialista destaca algunas acciones simples, pero que pueden transformar la realidad de su comercio minorista y evitar problemas financieros. ¡Consulte:

1. Tener control diario de caja

Muchos franquiciados descuidan el control diario del efectivo, lo que puede generar discrepancias y pérdidas significativas a mediano y largo plazo. William destaca la necesidad de registrar todas las transacciones, desde las ventas importantes hasta los gastos menores, incluyendo las ventas presenciales y en comercio electrónico. 

Un cajero desordenado puede convertirse en una bola de nieve. Reservar un tiempo, todos los días, para enfocarse en esa gestión es esencial. Para facilitarlo, la solución es implementar un sistema de registro de caja y asegurarse de que se siga y se alimente constantemente", explica.

2. Separar las finanzas personales de las empresariales

Es común que algunos minoristas mezclen las finanzas personales con las empresariales, especialmente cuando gestionan más de un punto de venta. William advierte que esta práctica puede oscurecer la verdadera visión del rendimiento de la unidad y crear serios problemas fiscales y de caja. La solución es establecer cuentas bancarias separadas para la empresa y para uso personal, garantizando una clara separación.

3. Asegurar la anticipación de gastos estacionales

Los gastos estacionales, como los impuestos trimestrales, la renovación de licencias y el reabastecimiento de inventario en fechas especiales, a menudo sorprenden a los franquiciados. Si no hay planificación, estos gastos causan dificultades que podrían evitarse. William recomienda la creación de un calendario de pagos detallado, que tenga en cuenta estos gastos estacionales y ayude a reservar fondos adecuadamente. 

4. Valorizar el análisis de datos financieros

Analizar los datos presupuestarios de la empresa regularmente puede asegurar a los franquiciados la identificación de patrones, tendencias y áreas de mejora. Por lo tanto, mantenga el control al día y acompáñelo con atención. 

Es importante dedicar tiempo a la revisión periódica de los informes y buscar percepciones para optimizar la gestión financiera de la franquicia. Hoy en día, los sistemas de gestión, los famosos ERP, pueden presentar los datos principales a los minoristas, o incluso conectarse con APIs para personalizar las operaciones según las necesidades de cada negocio, explica el especialista.

5. Invertir en capacitación y educación financiera

No basta tener las herramientas de gestión y no saber usarlas, o ni siquiera entender el tema. William incentiva a los propietarios a buscar constantemente cursos, talleres y recursos que les ayuden a mejorar sus habilidades financieras y las de su equipo. 

El conocimiento es una herramienta poderosa. Algunas empresas de ERP incluso incluyen la capacitación del personal al ofrecer la solución. Esto hace que la gestión sea más inteligente y reduce la vulnerabilidad del negocio", concluye.