Incluso con la revocación de la aplicación de PIX, estos 5 consejos pueden evitar que su empresa se entrelace

Luego de una avalancha de desinformación sobre impuestos PIX falsos y la caída histórica en el uso de la modalidad, la Hacienda Federal revocó la instrucción normativa RFB no. 2219/2024 que estableció reglas para monitorear las operaciones de este modelo y las realizadas con el uso de tarjeta de crédito.

Sin embargo, el avance y retroceso de estas exigencias, combinado con el gran volumen de dudas de la población brasileña sobre la salud fiscal, encienden una alerta sobre los cuidados que deben tomarse permanentemente en la gestión tributaria.

La transparencia y la cautela en el control de la documentación financiera son medidas urgentes para evitar problemas con Hacienda, especialmente para las pequeñas empresas, profesionales y despachos de abogados.

Aunque, por ahora, los bancos ya no necesitan informar al IRS sobre datos sobre transacciones financieras a través de PIX y tarjetas de crédito superiores a 15.000 R$ para la empresa y 5.000 R$ para las personas, este seguimiento ya se ha producido y se seguirá realizando. en el caso de TED, para DOC, para SAC. Por lo tanto, es importante que mantenga el control financiero de su empresa, conserve las facturas emitidas por todas las tarifas y documentos fiscales recibidos de todos los proveedores.

La organización financiera es siempre un factor decisivo para el éxito de una empresa. Existen estrategias que liberan a los emprendedores de la asfixia si los ingresos piden aclaraciones sobre sus operaciones y, sobre todo, problemas con la temida malla fina.

1. Mantener actualizada la emisión y recepción de facturas

La emisión de facturas es un requisito legal para despachos de abogados y empresas de cualquier segmento. Cada servicio prestado o recibido debe ir acompañado de un documento fiscal correspondiente para evitar dudas del IRS sobre los montos movidos sin prueba.

Los errores comunes cometidos por abogados, profesionales y propietarios de pequeñas empresas incluyen prácticas como recibir honorarios o pagos sin emitir facturas, declarar cantidades inferiores a las realmente recibidas o no registrar correctamente los reembolsos.

Un simple error administrativo conlleva riesgos de evaluaciones fiscales y multas elevadas. Por tanto, la formación de los empleados para seguir buenas prácticas contables es fundamental. Otras posibilidades son el uso de tecnologías que agilicen los procesos y la subcontratación de la gestión empresarial financiera.

2. Separe siempre las cuentas personales de las cuentas comerciales

La combinación de cuentas bancarias individuales (PF) y de entidades legales (PJ) es una falla grave que puede resultar en problemas con el IRS y dañar la organización financiera de la empresa.

Cuando los gastos personales y profesionales están en el mismo extracto bancario, resulta más complejo justificar transacciones financieras. Además de mantener cuentas bancarias separadas, registre correctamente todos los retiros pro-labore y evite utilizar recursos de la empresa para gastos personales como alquiler, compras personales y viajes privados.

3. Cuidado con el régimen fiscal

La elección incorrecta del régimen tributario puede resultar en un pago excesivo o insuficiente de impuestos. Las oficinas legales y las empresas pueden elegir entre:

• Simples Nacional (para facturación hasta R$ 4,8 millones/año, con tipo reducido, pero con algunas restricciones).
• Presunta ganancia (impuesto sobre un margen de ganancia fijo, ideal para oficinas medianas).
• Beneficio Real (requerido para una facturación elevada. En él se calculan los impuestos sobre el beneficio efectivo, lo que puede resultar ventajoso para empresas con márgenes reducidos).

Los ingresos de un negocio cambian con frecuencia e incluso es beneficioso que se expandan, así que revise el régimen fiscal anualmente para asegurarse de que su empresa siempre pague impuestos de la manera más eficiente y correcta posible.

4. ¿Hiciste un movimiento financiero? ¡Registrarse!

La falta de documentación sobre las transacciones financieras es una de las principales razones por las que las empresas caen en la malla fina. Las autoridades tributarias cruzan datos bancarios, tributarios y contables para identificar inconsistencias. Aún así, debido a la inexperiencia o la ignorancia, los empresarios realizan movimientos de altos valores sin justificación, no emiten recibos por los pagos recibidos o descuidan contratos por los servicios prestados.

Hay quienes también separan un gran pago en varias transacciones más pequeñas para escapar del seguimiento de la Hacienda Federal, recurrir a cuentas de terceros para mover dinero o realizar depósitos frecuentes sin justificación fiscal. Todas estas posiciones pueden generar pérdidas, sanciones y pérdidas para la reputación de su negocio. Siempre es mejor planificar las operaciones financieras de forma estructurada y almacenar todos los documentos que acrediten el origen y destino de los recursos movidos.

Además, mantener un estricto control de todos los recibos y pagos, conservando facturas, contratos, comprobantes de depósitos y transferencias bancarias.

5. Tenga cuidado con los plazos para las obligaciones tributarias

El incumplimiento de los plazos para la presentación de declaraciones y el pago de impuestos puede generar multas, intereses e incluso sanciones legales. Muchas empresas ven amenazada su salud financiera y fiscal por el retraso en el pago de los Simples Nacionales, la omisión de declaraciones obligatorias (DCTF, ECF, DIRF) o errores en el llenado de la declaración del Impuesto sobre la Renta de la empresa. Una solución es crear un calendario fiscal, contar con especialistas en contabilidad o gestión fiscal y utilizar herramientas de automatización para programar pagos y declaraciones, para que no tengas que preocuparte por el olvido.

Si tomas estas precauciones y mantienes todo en orden con tu control fiscal, tu negocio siempre tendrá un crecimiento sostenible, sin dolores de cabeza con Hacienda y libre de sanciones administrativas o incluso judiciales. Aprovecha el inicio de año para revisar todas tus estrategias y diagnosticar el grado de riesgo en las finanzas de tu empresa o despacho de abogados.