Edsel Simas, director de tecnología, Setrion Software y Milldesk
La presión por márgenes más reducidos y plazos cada vez más estrictos ha llevado al sector logístico a un punto de inflexión. En un mercado donde los minutos de retraso impactan los contratos y la fidelidad, garantizar la disponibilidad de sistemas y la estandarización de procesos entre unidades operativas ya no es sólo un desafío técnico y se ha convertido en una demanda estratégica.
La mesa de ayuda (a menudo tratada como una función operativa básica 'DO en este contexto, ha llegado a desempeñar un papel central en la eficiencia de la cadena de valor. Cuando se estructura con tecnología, automatización y visibilidad, el soporte técnico se convierte en una herramienta capaz de reducir costos, evitando operaciones pérdidas y aumento del control de extremo a extremo, especialmente en empresas con múltiples ubicaciones.
Datos recientes ayudan a escalar el impacto de la indisponibilidad en los resultados logísticos. Según estimaciones de Gartner, una hora de inactividad puede costar hasta 42 mil US$ para una empresa mediana o grande. Y estos no son eventos esporádicos: el mismo estudio indica que las empresas enfrentan, en promedio, 87 horas de inactividad no planificada por año, el equivalente a casi cuatro días completos de operación detenida.
En la industria de la logística, donde la disponibilidad de sistemas de gestión de almacenes (WMS), transporte (TMS), dispositivos móviles, redes e impresoras está directamente relacionada con la productividad, cada interrupción afecta los plazos, las sanciones contractuales, el enrutamiento y la satisfacción final del cliente.
La complejidad del soporte en entornos descentralizados
En las operaciones de logística distribuida, la descentralización de TI amplifica los desafíos de soporte. Los almacenes, sucursales, centros urbanos y centros de distribución operan con diversas estructuras, distintos perfiles de usuario y distintos niveles de madurez técnica.
En muchas organizaciones, el servicio aún depende de equipos locales sobrecargados o de soporte presencial proveniente de la matriz ''Un modelo que genera disparidades en los tiempos de respuesta, improvisaciones en la resolución y, especialmente, pérdida de visibilidad para los directivos corporativos.
Según una encuesta realizada en 2024 por una consultora global ITSM, casi 46% de empresas con operaciones distribuidas geográficamente reportan dificultades para mantener niveles de servicio consistentes entre unidades. Y cuando no hay estandarización, el soporte se vuelve reactivo, lento y propenso a reelaborarse. Los boletos se pierden, los historiales no se consolidan y ya no se identifican problemas recurrentes, multiplicando los costos operativos silenciosos.
Centralización y visibilidad: qué cambia con una mesa de ayuda estructurada
La adopción de una solución de mesa de ayuda eficiente y centralizada representa un punto de inflexión para las empresas de logística. Se trata de un modelo que unifica el soporte técnico en una única plataforma, permitiendo todas las llamadas (independientemente del lugar de origen (sigue flujos definidos, con categorización estandarizada, niveles de prioridad y plazos de servicio acordados.
Este tipo de estructura crea un entorno en el que se garantiza la visibilidad en tiempo real. El gestor informático puede rastrear incidencias por unidad, por sistema afectado o por tipo de problema, identificando tendencias, cuellos de botella y áreas que requieren refuerzo técnico o capacitación. Este seguimiento continuo, asociado a indicadores de desempeño como SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio) y SLI (Indicadores de Nivel de Servicio), transforma la TI en un centro de decisión basado en datos, y ya no en supuestos.
Al centralizar el servicio, la empresa también reduce la dependencia del soporte presencial en ubicaciones remotas. Los incidentes que antes requerían el desplazamiento de técnicos ahora se resuelven mediante acceso remoto, con rapidez, estandarización y menor costo. Los estudios indican que el soporte remoto reduce el tiempo promedio de resolución hasta en 30% y los costos operativos en aproximadamente 50%, especialmente cuando se asocia con flujos automatizados.
Automatización y estandarización: la nueva base de la eficiencia
La automatización es uno de los diferenciadores clave de una solución de mesa de ayuda moderna. Las tareas repetitivas y de bajo valor, como restablecer contraseñas, actualizar sistemas o diagnosticar fallas conocidas, se pueden realizar automáticamente, liberando personal para manejar incidentes más complejos y estratégicos. Además, los flujos inteligentes garantizan que las llamadas se enruten directamente al equipo o analista correcto, de acuerdo con reglas comerciales previamente configuradas.
Este modelo elimina la necesidad de clasificación manual y reduce significativamente el tiempo de servicio. También evita escalamientos innecesarios y contribuye a mejorar la experiencia interna del usuario, que ahora cuenta con un soporte más ágil, preciso y predecible.
Otro recurso esencial en este contexto es la base de conocimientos integrada, alimentada continuamente por llamadas resueltas. Cada incidente se convierte en aprendizaje documentado, accesible no sólo al equipo técnico, sino también a los usuarios. Así, la organización puede ofrecer portales de autoservicio y preguntas frecuentes dinámicas, permitiendo que problemas simples sean resueltos por el propio empleado, sin abrir ticket. La automatización combinada con la inteligencia de la base de conocimientos reduce el volumen de llamadas y mejora el tiempo medio de respuesta, fortaleciendo al mismo tiempo la autonomía de los equipos operativos.
Indicadores, informes y decisiones basados en datos
En entornos logísticos, donde cada minuto cuenta, la previsibilidad operativa es un activo valioso. Por lo tanto, otro beneficio estratégico de adoptar una mesa de ayuda estructurada es la capacidad de generar informes procesables (con indicadores segmentados por rama, tipo de llamada, tiempo de resolución, frecuencia de reapertura y grado de impacto.
Con estos datos en mano, TI puede evaluar más claramente qué unidades requieren refuerzo de infraestructura, qué sistemas tienen mayor inestabilidad y dónde están los puntos recurrentes de falla. Esta visibilidad no sólo optimiza las inversiones, sino que también permite que el área tecnológica actúe de manera proactiva, anticipando demandas y reduciendo la probabilidad de fallas críticas.
Un estudio publicado en 2024 por una asociación internacional de gestión de servicios mostró que las organizaciones que operan con SLA bien definidos y monitoreados pudieron reducir la ocurrencia de incidentes críticos en 76%. Más aún, aumentaron la disponibilidad de los sistemas más sensibles a la operación. como WMS y plataformas de enrutamiento, para 20%.
Impacto financiero y retorno tangible
Las ganancias de eficiencia y control proporcionadas por una estructura de mesa de ayuda bien implementada resultan en impactos financieros tangibles. Además de la reducción directa con desplazamientos, visitas técnicas y retrabajos, hay ahorros significativos asociados con una disminución del tiempo de inactividad.
Para darle una idea, según datos de IBM, las empresas que adoptan la automatización como soporte pueden reducir los costos promedio por incidente hasta en 45%, además de mejorar la tasa de resolución en el primer contacto 'HAGA un indicador clave para contener llamadas repetidas y preservar la productividad de las operaciones locales.
La propia trazabilidad de los procesos también contribuye a la reducción de riesgos. En segmentos regulados, como el transporte de productos farmacéuticos o alimentos, mantener un historial completo y soporte de auditoría es esencial para cumplir con los requisitos legales y contractuales. La mesa de ayuda, en este contexto, se convierte no sólo en una herramienta de servicio, sino en un componente estratégico de gobernanza y cumplimiento operativo.
La eficiencia operativa en la industria de la logística depende de múltiples factores, pero pocos tienen un impacto tan directo y a menudo pasado por alto como el soporte técnico. En empresas con unidades dispersas, sucursales remotas y una gran dependencia de sistemas integrados, invertir en una solución de mesa de ayuda eficiente no es una cuestión de conveniencia: es una estrategia para proteger el margen, garantizar la calidad y escalar de forma segura.
Al centralizar el servicio, automatizar los flujos, medir el rendimiento con precisión y documentar los aprendizajes, la TI comienza a operar con previsibilidad e inteligencia, ENTREGANDO valor real a la operación. Y en un mercado cada vez más exigente, donde el error cuesta dinero y el retraso compromete los contratos, tener una mesa de ayuda sólida es más que importante: es una forma de garantizar que el negocio siga funcionando, sin paradas, con control, visibilidad y confianza.