Descentralización de la vulnerabilidad de la información y los datos: aprenda cómo la comunicación a través de correos electrónicos y WhatsApp crea caos para el Gobierno Corporativo

La preocupación de las empresas con gobierno corporativo ha crecido (IBGC) en 2024, el sector privado mostró una adherencia promedio de 66% a las prácticas recomendadas por el Código de Gobierno Corporativo brasileño, un máximo de 1,6 puntos porcentuales en comparación con 2023.

A pesar de ello, algunos factores comunes siguen obstaculizando el buen ejercicio de la gobernanza, según Andrea Migliori, director general de Centro de trabajo digital, Tecnología de RRHH de soluciones para portales corporativos.“Los pilares de la gobernanza son la equidad, la transparencia, la integridad, la sostenibilidad y la rendición de cuentas. Para todos ellos, la comunicación es clave y lamentablemente existen muchos desafíos en este ámbito entre las empresas de todos” segmentos, explica.

El CEO ejemplifica con los métodos más utilizados para el envío de información en las organizaciones: correos electrónicos y WhatsApp. “Aunque son herramientas muy útiles y ampliamente difundidas, conllevan riesgos y retrasos que pueden impactar toda comunicación de la empresa”.

El primer punto negativo planteado es la cuestión de la organización y el acceso a la segmentación de la información. Con conversaciones y documentos dispersos en cientos de correos electrónicos o grupos de WhatsApp, resulta muy difícil identificar quién dijo qué y cuándo. Esto también lleva a que diferentes personas tengan acceso a información diferente, lo que genera inconsistencia en la toma de decisiones. Por sí sola, esta situación perturba el negocio diario y la productividad de los equipos, pero también puede traer complicaciones específicas en el momento de la auditoría, lo que requiere trazabilidad.

En parte porque algunos operadores de correo electrónico y aplicaciones de mensajería pueden no tener las mejores certificaciones de seguridad, y en parte porque la descentralización puede llevar cuestiones delicadas a personas que no deberían tener acceso, a través de destinatarios en copia o presencia en grupos de WhatsApp, por ejemplo.

Andrea también señala la sobrecarga de información como otra dificultad común. “La saturación del canal conduce a una pérdida de tiempo y concentración, y los equipos gastan más energía tratando de organizarse que trabajando. No es improbable que se pierdan datos cuando este es el caso, lo que afecta directamente las prácticas de gobernanza”, dice el profesional.

Una de las principales soluciones para este “caos” es el uso de un único canal de comunicación capaz de concentrar y organizar la información de la empresa, desempeñando el papel de “dorsal” de la estrategia de comunicación interna y permitiendo el intercambio de información y documentos de forma segura. la propuesta de intranets y otros sistemas de comunicación corporativa, especialmente aquellos que aportan soluciones integradas para que todo quede registrado dentro de un mismo programa.

“Un buen sistema puede satisfacer todas las necesidades de comunicación interna y también ofrecer facilidad en el momento de la auditoría, con transparencia y practicidad”, explica Andrea. Pero también refuerza: “Es tanto un cambio de herramienta como un cambio cultural. La gente necesita adaptarse y es esencial que todo el equipo comprenda las razones detrás de la novedad y las utilice de acuerdo”, concluye.