En el escenario actual, la transformación digital redefine la dinámica corporativa y el sector de Recursos Humanos (RRHH) tiene un papel crucial en la modernización de las empresas. En este segmento, la gestión de documentos, que antes se caracterizaba por pilas de papeles y procesos manuales, ahora requiere agilidad, seguridad y eficiencia. Para ello, contar con las herramientas tecnológicas es una necesidad.
¿En qué consiste la gestión de documentos en RRHH?
El área de RRHH necesita manejar una gran cantidad de documentos: contratos, nóminas, evaluaciones de desempeño, políticas internas y mucho más. La gestión eficiente de estos archivos, es decir, el control de envío, retorno, firma, verificación, entre otros, no es solo una cuestión de organización, sino un factor crítico para el éxito del negocio.
Según elDirector ejecutivoda Digital Helper + Suscríbete Bem, Carlos Henrique Mencaci, la tecnología es indispensable en este escenario. Quien cuida de las personas, tiene en sus manos datos de suma relevancia. El manejo físico de esta información, o fuera de plataformas ideales, tiende a volver el área improductiva, sin estrategia ni seguridad, ya que gran parte de la fuerza se dedica a la organización del papeleo, explica.
¿Qué tecnologías hacen que la gestión de documentos sea inteligente? ¡Conoce cinco herramientas orientadas a Recursos Humanos!
La investigación realizada por Think Work Lab reveló cómo los recursos humanos aún sufren por la burocracia y la falta de automatización. Según los datos, los brasileños dedican, en promedio, 16,9 horas semanales, o el 38% de su jornada laboral, a tareas burocráticas. Para aproximadamente el 22% de los profesionales consultados, las actividades eran monótonas y repetitivas, aspectos considerados desmotivadores. Además, la gran mayoría (40%) no realizó ningún movimiento práctico para hacer la gestión de personas más tecnológica y menos manual. En ese sentido, Mencaci lista cinco herramientas útiles para iniciar esta actualización en los sistemas:
1. Sistemas de Gestión de Documentos (DMS – Sistemas de Gestión de Documentos)
Un DMS permite crear, almacenar, organizar y compartir archivos de forma centralizada y segura a través de Internet. Con recursos como indexación y búsqueda rápida, Recursos Humanos puede acceder a cualquier dato en segundos, eliminando la pérdida de tiempo con búsquedas manuales. “Plataformas como Digital Helper + Assine Bem ofrecen esa atmósfera, con la integración a otras herramientas, facilitando la automatización de flujos de actividades”, dice elDirector ejecutivo.
2. Firma Electrónica
La rúbrica de documentos es una etapa crítica en RRHH, ya sea para contratos, admisiones, despidos o acuerdos. Herramientas de firma electrónica, garantizan validez jurídica, agilidad y protección. Con ellas, es posible enviar, validar y guardar los documentos sin necesidad de impresión o desplazamiento.
Almacenamiento en la Nube
El almacenamiento en la nube es fundamental para garantizar la accesibilidad y la seguridad de los escritos en el entornoen líneaEste mecanismo permite abrir información desde cualquier lugar, en cualquier momento. Además, la criptografía de datos y loscopias de seguridadautomáticos garantizan la seguridad de la información.
4. Plataformas de Colaboración y Compartición
Herramientas para realizar reuniones remotas, planificar tareas y seguir su desarrollo facilitan la colaboración entre equipos y el intercambio seguro de materiales. Con ellas, Recursos Humanos puede crearflujos de trabajoeficientes, aprobar documentación en tiempo real y mantener a todos lospartes interesadasalineados.
Inteligencia artificial integrada
Sistemas con inteligencia artificial (IA) nativa, es decir, diseñados para ello mismositio, son fundamentales para optimizar el servicio realizado por allí. En Digital Helper + Assine Bem, la IA está vinculada al proceso de firma digital. Con ellas, las personas pueden hacer preguntas específicas sobre el contenido que van a firmar. Esto reduce la necesidad de consultar a un especialista para aclarar dudas o evitar futuros errores, explica elDirector ejecutivo.
Por último, para Mencaci, la gestión inteligente no es solo una cuestión de tecnología, sino de supervivencia en el mercado actual. "Las empresas que adoptan estas configuraciones ganan en productividad, seguridad y competitividad, mientras reducen costos y riesgos", finaliza.