En el escenario actual, la transformación digital está redefiniendo la dinámica corporativa, y el departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) desempeña un papel crucial en la modernización de las empresas. En este segmento, la gestión documental, antes caracterizada por grandes cantidades de papel y procesos manuales, ahora requiere agilidad, seguridad y eficiencia. Para lograrlo, es fundamental contar con herramientas tecnológicas.
¿Qué es la gestión documental en RRHH?
El departamento de RR. HH. debe gestionar una gran cantidad de documentos: contratos, nóminas, evaluaciones de rendimiento, políticas internas y mucho más. Gestionar eficientemente estos archivos (controlando su envío, devolución, firma, verificación, etc.) no es solo una cuestión de organización; también es fundamental para el éxito empresarial.
Según director ejecutivo de Digital Helper + Assine Bem, la tecnología es indispensable en este escenario. «Quienes atienden a personas tienen datos extremadamente importantes a su alcance. Manipular esta información físicamente, o hacerlo fuera de las plataformas ideales, suele hacer que el departamento sea improductivo, carente de estrategia y seguridad, ya que gran parte del esfuerzo se dedica a organizar el papeleo», explica.
¿Qué tecnologías hacen la gestión documental más inteligente? ¡Descubre cinco herramientas para RR. HH.!
Una encuesta realizada por Think Work Lab reveló cómo los departamentos de RR. HH. aún sufren de burocracia y falta de automatización. Según los datos, los brasileños dedican un promedio de 16,9 horas semanales, o el 38 % de su jornada laboral, a tareas burocráticas. Para aproximadamente el 22 % de los profesionales encuestados, las actividades eran monótonas y repetitivas, aspectos considerados desmotivadores. Además, la gran mayoría (40 %) no ha tomado medidas prácticas para que la gestión de personal sea más tecnológica y menos manual. En este sentido, Mencaci enumera cinco herramientas útiles para iniciar esta actualización del sistema:
1. Sistemas de Gestión Documental (SGD)
Un DMS permite crear, almacenar, organizar y compartir archivos de forma centralizada y segura a través de internet. Con funciones como la indexación y la búsqueda rápida, el departamento de RR. HH. puede acceder a cualquier dato en segundos, eliminando las tediosas búsquedas manuales. «Plataformas como Digital Helper + Assine Bem ofrecen este entorno, integrándose con otras herramientas y facilitando la automatización de los flujos de actividad», afirma el director ejecutivo.
2. Firma electrónica
La firma de documentos es un paso fundamental en RR. HH., ya sea para contratos, contrataciones, despidos o acuerdos. Las herramientas de firma electrónica garantizan validez legal, agilidad y protección. Permiten enviar, validar y guardar documentos sin necesidad de imprimirlos ni viajar.
3. Almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube es esencial para garantizar la accesibilidad y la seguridad de los documentos en línea . Este mecanismo permite acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, el cifrado de datos y las copias de seguridad garantizan la seguridad de la información.
4. Plataformas de colaboración y compartición
Las herramientas para realizar reuniones remotas, planificar tareas y dar seguimiento al progreso facilitan la colaboración en equipo y el intercambio seguro de materiales. Con ellas, el departamento de RR. HH. puede crear flujos de trabajo , aprobar documentación en tiempo real y mantener a todos los interesados coordinados.
5. Inteligencia artificial integrada
Los sistemas con inteligencia artificial (IA) nativa, es decir, sistemas desarrollados específicamente para el sitio web , son esenciales para optimizar el servicio que se presta. «En Digital Helper + Assine Bem, la IA está integrada en el proceso de firma digital. Con la IA, los usuarios pueden hacer preguntas específicas sobre el contenido que van a firmar. Esto reduce la necesidad de contactar a un especialista para resolver dudas o futuros errores», explica el director ejecutivo.
Finalmente, para Mencaci, la gestión inteligente no es solo una cuestión de tecnología, sino de supervivencia en el mercado actual. «Las empresas que adoptan estas configuraciones ganan en productividad, seguridad y competitividad, a la vez que reducen costes y riesgos», concluye.
