Las micro, pequeñas y medianas empresas (MPYMEs) dedican 21,47 horas semanales a la gestión de gastos, lo que equivale al trabajo de más de 2 días y medio de un empleado, considerando una jornada laboral de 8 horas diarias.Estos datos están insertados enPanorama de la Gestión de Gastos Corporativos en Brasil – Edición 2025“, una investigación sin precedentes realizada porCuenta simple, la plataforma líder de gestión de gastos corporativos de Brasil, yVisa, líder global en tecnología de pagos. El estudio ofrece una visión detallada del estado actual sobre cómo las empresas gestionan sus finanzas y los obstáculos que enfrentan.
En el 46% de estas empresas, la tarea recae sobre los dueños o socios, limitando el tiempo disponible para actividades estratégicas. En las microempresas, ese número aumenta al 59%.Para el CEO y cofundador de Conta Simples, Rodrigo Tognini, este número es aún muy significativo y evidencia cuánto las PYMEs brasileñas están gestionando sus finanzas de forma tradicional y arcaica, principalmente porque en gran parte de las empresas son los dueños o socios quienes se dedican a esta actividad, tiempo que podría ser destinado a otras funciones más estratégicas.
“Con el estudio se evidenció que, con la falta de una adecuada organización, control y gestión de las finanzas, se crea una barrera y cuello de botella para el crecimiento y desarrollo de las MIPYMES. Todo esto se debe a que la forma en que se hace todavía parece la misma de hace décadas, sin las herramientas y soluciones adecuadas que aprovechen estos viajes. Entendemos que con una gestión más estructurada y optimizada, las empresas pueden liberar a sus líderes para que se concentren en lo que realmente importa: el crecimiento del negocio”, afirma Tognini.
La directora de Visa, Juliana Amoroso, destaca que hoy en día uno de los bienes más preciosos de las empresas es la gestión del tiempo y esa es una gran dificultad para los emprendedores de las pequeñas, medianas y microempresas, que terminan acumulando funciones y horas de trabajo. Al adoptar soluciones innovadoras, estos emprendedores logran automatizar procesos repetitivos, reducir errores humanos y liberar tiempo valioso que puede ser dirigido a las actividades estratégicas esenciales para el desarrollo de la compañía, cuenta.
Gestión financiera a tu alcance, literalmente
Una gestión ágil y eficiente es aquella que promueve mayor control, seguridad y permite decisiones más asertivas en la asignación de recursos, algo imposible para el 39% de las Mipymes, que aún utilizan recursos manuales, como notebooks, para gestionar sus gastos –Aproximadamente 7,5 millones de las 21,8 millones de empresas activas.Las microempresas (45%) son las que más recurren a soluciones inadecuadas, seguidas por las pequeñas con 36% y las medianas empresas con 28%. Este método anticuado genera más dolores de cabeza que soluciones, ya que consume demasiado tiempo y aumenta la probabilidad de error, lo que compromete la eficiencia operativa.
Según la encuesta, las hojas de cálculo son el recurso más utilizado por las empresas brasileñas para la gestión de gastos (65%), con destaque también para el uso de aplicaciones y extractos bancarios (52%). Las principales razones para la resistencia a la adopción de soluciones especializadas son el hábito (45%), la percepción de alto costo (44%) y no considerarlo necesario (38%).
Entre las empresas en el Norte y Nordeste, el número de entrevistados que señalaron que "les resulta más fácil gestionar de la forma que están acostumbrados" fue mayor, 70% y 67% respectivamente. Ya las empresas que afirmaron no considerar una plataforma necesaria fueron mayor en el Sur, con un 55%.Cuando se les preguntó sobre los factores que podrían incentivar la implementación de plataformas de gestión, las respuestas señalaron el costo-beneficio (49%), seguido por un lenguaje sencillo (39%) y soporte accesible (36%).
“La tecnología ya no es un lujo, es una necesidad. Gestionar eficientemente los gastos hace que cualquier estrategia sea exitosa. El software de gestión financiera le permite categorizar automáticamente los gastos corporativos, analizar datos en tiempo real, controlar con precisión los presupuestos y generar informes personalizados. “Estos beneficios permiten no solo agilizar los procesos, sino también reducir significativamente el riesgo de errores y brindar información para una toma de decisiones más estratégica y ágil”, explica Taeli Klaumann, director financiero de Conta Simples.
Las finanzas personales y corporativas en una misma tarjeta impactan la gestión empresarial
Otra opción que puede representar un factor limitante en la eficiencia de las operaciones diarias es el uso de la tarjeta de crédito Persona Física para gastos del negocio. La encuesta señala que16% de las MIPYMES brasileñas (alrededor de 3,5 millones de empresas)Aún se mantiene esta costumbre, una práctica que no sólo compromete a la organización financiera, sino que también perjudica la credibilidad de la empresa ante proveedores e instituciones financieras, dificultando el acceso al crédito corporativo.
Las empresas que optan por tarjetas de crédito empresariales reportaron beneficios como la eliminación de procesos burocráticos, registro de facturas, solicitudes de reembolso y rendición de cuentas. La preferencia por el uso de tarjetas de crédito en las empresas se justifica por atributos como el pago en cuotas y plazos de pago (52%), organización financiera (22%) y practicidad (16%).
La directora de Visa Brasil comenta que los números reflejan la importancia de invertir en una gestión financiera más profesional. Es fundamental que las empresas separen las finanzas personales de las corporativas para evitar complicaciones y garantizar mayor control y transparencia en la gestión financiera. Con la adopción de las tarjetas empresariales, los emprendedores y colaboradores pueden disfrutar de beneficios como la simplificación de procesos, la eficiencia en las operaciones y la ampliación del control financiero. Esto transforma los flujos de pago B2B, mejorando la eficiencia y proporcionando una experiencia de pago más fluida y segura para las MIPYMES en todo Brasil.
Aún así, el estudio señala que hay espacio para una mayor penetración de las tarjetas corporativas en el mercado, dado que 5 de cada 10 empresas que cuentan con tarjetas de crédito sólo tienen 1 o 2 unidades disponibles para el personal, lo que puede ser un factor limitante en la eficiencia de las operaciones diarias.
El costo de la desinformación
Todos estos datos arrojan una cifra aún más alarmante:El 100% de las empresas entrevistadas no comprenden del todo el significado de “gestión de gastos”Mientras que sectores como ventas y marketing cuentan con plataformas para automatización y análisis, el sector financiero a menudo depende de soluciones genéricas que no satisfacen sus necesidades específicas. El resultado es una gestión financiera que está a años luz de las otras áreas de la empresa.
El CEO de Conta Simples aclara la duda: “La gestión de gastos es el proceso de planificación, seguimiento y control de los gastos de, en este caso, una empresa para garantizar que los recursos financieros se utilizan de forma eficiente y en línea con los objetivos establecidos. “Es un movimiento que implica identificar gastos, categorizarlos, analizar patrones de consumo, crear presupuestos e implementar herramientas o estrategias para optimizar el gasto y evitar el desperdicio”, resume.
Consulta el estudio completo sobre Conta Simples y Visa aquí.
