A medida que se acerca el Black Friday, los minoristas se preparan para un flujo intenso de ventas. Además de todos los cuidados con entrenamiento, inventario, marketing y otros departamentos, es imprescindible que también exista una gestión fiscal eficiente. Además de proporcionar una experiencia agradable para los clientes — que pueden enfrentar filas o problemas de pago cuando ocurren fallos fiscales —, una buena gestión también implica prepararse para posibles imprevistos que no dependen únicamente de la empresa.
Según Hugo Ramos, CEO deOh, oh, referencia nacional en soluciones para Documentos Fiscales Electrónicos (DF-e) y otras demandas fiscales digitales, la emisión incorrecta de facturas puede causar multas que varían del 10% al 100% del valor de cada una. En ocasiones de alta demanda, esto puede convertirse en un costo preocupante para las organizaciones.
“No podemos subestimar el impacto del área fiscal en momentos como este. El Black Friday trae consigo muchas oportunidades, pero también riesgos. “Sobre todo cuando Sefaz va a tener que gestionar un gran número de billetes al mismo tiempo”, comenta el especialista.
Para ayudar a preparar la fecha, Hugo enumeró cinco de los principales rechazos fiscales, es decir, errores que provocan que la factura no se emita correctamente.
Rechazo 202: No reconocer la autoría o integridad del archivo digital
Esta rechazo indica una falla en el 'namespace' del archivo plantilla utilizado para la UF, explica el CEO. Casi siempre se trata de alguna falla técnica en la propia Sefaz.
La situación normalmente se resuelve sola y solo es necesario esperar unos minutos para volver a procesar el archivo. Sin embargo, si esto no ocurre, es necesario ponerse en contacto con la Sefaz del estado emisor.
204: NF-e duplicado [nRec:999999999999999]
El error surge cuando se emite una NF-e (modelo 55) o NFC-e (modelo 65) con la misma Clave de Acceso de una NF-e/NFC-e ya autorizada. Así, la nota se considera duplicada.
Es necesario modificar el número de la NF-e, de manera que el seleccionado aún no haya sido utilizado, y luego reenviar el documento. "Esta falla es mucho menos común cuando se utiliza un buen sistema integrado de gestión fiscal, con una base de datos actualizada, ya que hay una verificación automática de posible duplicidad", señala Hugo.
Rechazo 210: Destinatario no válido IE
El rechazo se refiere a la emisión de una NF-e con la Inscripción Estadual del destinatario (IE) inválida, lo cual ocurre a menudo por errores en el número. La IE debe tener entre 2 y 14 caracteres numéricos, y la posición de algunos números o el dígito verificador pueden estar incorrectos.
La solución es verificar la Inscripción Estatal informada y corregir cualquier error. Si el código de la IE comienza con el número cero (0) y se observa que ha sido suprimido, se debe contactar con el soporte del ERP en uso para verificar el problema. Otra alternativa es consultar la IE informada en el sitio web de SINTEGRA o en el Registro Centralizado de Contribuyentes (CCC) para confirmar si es válida.
Rechazo 212: Fecha de emisión posterior a la fecha de recepción
“Las fechas y horas no coincidentes pueden ocurrir en cuestión de minutos. Por ejemplo, si la nota fue emitida a las 3 p.m., pero la hora local del estado Sefaz es 2:59 p.m., puede ocurrir el error. “También hay que prestar atención al horario de verano”, explica el especialista.
Verifique, entonces, si la hora de su software está sincronizada con la hora de la Sefaz de su estado, que utiliza la hora regional. Si su sistema ERP está utilizando la hora del servidor para completar la Fecha/Hora de emisión de la NF-e, verifique si el servidor también está sincronizado. Después de la corrección, basta con reenviar la NF-e.
Rechazo 365: El total de otras retenciones difiere de la suma de los ítems
Este rechazo se produce cuando se emite una NF-e (modelo 55) o NFC-e (modelo 65) y el valor Total de Otras Retenciones difiere de la suma de los valores de otras retenciones de conceptos sujetos a ISSQN.
Hugo añade: “Este es uno de los errores que requiere una solución más técnica, con cambios en el archivo XML de la nota. Se debe corregir el valor de la totalización de otras retenciones, el cual se encuentra en el campo: id – W22c”.
Para esas y otras situaciones más específicas, es importante poder contar con profesionales experimentados en el mundo fiscal. Para quien busca obtener más respuestas, también es posible utilizar laBase de conocimientos de Oobjque posee explicaciones, ejemplos y soluciones para estos y cientos de otros problemas fiscales. "Es una guía de ayuda para la vida, no solo para el Black Friday", finaliza el CEO.
