Cuando se trata de gestión financiera, muchos emprendedores se enfocan inmediatamente en el control de gastos. Y, aunque esto sea esencial, ¿será que solo gestionar los costos garantiza la salud financiera del negocio? Hay otro aspecto igualmente relevante: asegurar que lo que se vendió está siendo efectivamente recibido.
Inconsistencias en los pagos: un problema más común de lo que parece
Recientemente, una franquiciada del sector de calzado reportó una situación inesperada. Al revisar sus operaciones, se dio cuenta de que no todas las ventas realizadas estaban siendo depositadas en la cuenta de la empresa. ¿Pero cómo era eso posible? Aunque las transacciones estaban registradas en el sistema de punto de venta, los valores no aparecían en el informe de pagos con tarjeta. La tarea de revisar manualmente el gran volumen de transacciones diarias era inviable, llevándola a buscar una solución tecnológica.
La respuesta vino con la implementación de un software de conciliación de tarjetas, que identificó automáticamente discrepancias recurrentes entre lo que se vendía y lo que realmente ingresaba en la cuenta bancaria. Se descubrió que algunas ventas, aunque registradas en el sistema de la tienda, no aparecían en los informes de las adquirentes, lo que significaba valores que simplemente dejaban de ser pagados.
Luego de descartar la posibilidad de problemas internos, revisando minuciosamente la operación de la tienda con los tickets de las máquinas de tarjetas en mano, el franquiciado encontró que el problema radicaba en fallas operativas del propio adquirente.
Casos como este son más comunes de lo que se imagina. Para tener una idea, entre 2022 y 2023, la F360, a través de su funcionalidad de conciliación de tarjetas, ayudó a los clientes a recuperar R$159 millones en valores que, de otra manera, podrían haberse perdido.
Automatización: la clave para evitar pérdidas financieras
Además de identificar ventas que no fueron pagadas, los sistemas de conciliación también detectan cobros indebidos en las tasas aplicadas, que pueden divergir de los valores negociados con las marcas de tarjetas. Esto representa otra fuente de pérdidas significativas para los minoristas.
En el comercio minorista, donde el volumen de ventas es alto, realizar la conciliación manual es casi imposible. La tecnología, en este contexto, se convierte en una gran aliada, permitiendo que las discrepancias sean identificadas rápidamente y que los valores no se pierdan en medio de la complejidad del flujo financiero. Incluso inconsistencias aparentemente pequeñas, como el 0,1% de las ventas, pueden resultar en pérdidas significativas a lo largo del tiempo. Hay casos de minoristas que recuperaron miles de reales al corregir fallas detectadas con el uso de softwares.
Aunque las tarjetas de crédito y débito se consideran medios de pago seguros, el comerciante debe estar atento a todas las etapas del proceso. Esto incluye no solo la verificación de las ventas realizadas, sino también de las tasas aplicadas. Franquiciadores, por ejemplo, con frecuencia negocian condiciones especiales con las marcas para sus redes, pero es crucial verificar si los valores acordados se están cobrando correctamente en el día a día.
Automatizar la conciliación financiera es una estrategia indispensable. Pequeños errores diarios, si se ignoran, pueden acumularse y causar un impacto significativo en el cierre del año. Imagina una tasa mal calculada aplicada en cada cuota de una venta a plazos: sin una herramienta para identificar esas discrepancias, el comerciante difícilmente percibiría el problema, pero el impacto en la facturación sería real.
Por lo tanto, no dejes que el dinero se escape por fallos en la conciliación. En el comercio minorista, cada centavo cuenta, y garantizar que todas las ventas sean debidamente recibidas es esencial para la sostenibilidad del negocio.
