Cuando se trata de gestión financiera, muchos emprendedores se enfocan inmediatamente en el control de gastos. E, aunque eso sea esencial, ¿Acaso solo gestionar los costos garantiza la salud financiera del negocio?? Hay otro aspecto igualmente relevante: asegurar que lo que se ha vendido está siendo efectivamente recibido
Inconsistencias en los pagos: un problema más común de lo que parece
Recientemente, una franquiciada del sector de calzado informó una situación inesperada. Al revisar sus operaciones, se dio cuenta de que no todas las ventas realizadas estaban siendo depositadas en la cuenta de la empresa. Pero, ¿cómo era eso posible?? A pesar de que las transacciones estén registradas en el sistema de punto de venta, los valores no aparecían en el informe de pagos por tarjeta. La tarea de verificar manualmente el gran volumen de transacciones diarias era inviable, llevándola a buscar una solución tecnológica
La respuesta llegó con la implementación de un software de conciliación de tarjetas, que identificó automáticamente discrepancias recurrentes entre lo que se vendía y lo que realmente entraba en la cuenta bancaria. Se descubrió que algunas ventas, aunque registradas en el sistema de la tienda, no constaban en los informes de los adquirentes, lo que significaba valores que simplemente dejaban de ser pagados
Tras eliminar la posibilidad de problemas internos, revisando minuciosamente las operaciones de la tienda con los comprobantes de las máquinas de tarjeta en mano, la franquiciada constató que el problema estaba en fallas operativas de la propia adquirente
Casos como este son más comunes de lo que se imagina. Para tener una idea, entre 2022 y 2023, un F360, a través de su funcionalidad de conciliación de tarjetas, ayudó a los clientes a recuperar R$159 millones en valores que, de otra forma, podrían haber sido perdidos
Automatización: la clave para evitar pérdidas financieras
Además de identificar ventas que no han sido pagadas, los sistemas de conciliación también detectan cobros indebidos en las tasas aplicadas, que pueden divergir de los valores negociados con las marcas de tarjeta. Esto representa otra fuente de pérdidas significativas para los minoristas
En el comercio minorista, donde el volumen de ventas es alto, realizar la conciliación manual es casi imposible. La tecnología, en este contexto, se convierte en una gran aliada, permitiendo que las discrepancias se identifiquen rápidamente y que los valores no se pierdan en medio de la complejidad del flujo financiero. Incluso inconsistencias aparentemente pequeñas, como 0,1% de las ventas, pueden resultar en pérdidas significativas a lo largo del tiempo. Hay casos de minoristas que recuperaron miles de reales al corregir fallas detectadas con el uso de software
Aunque las tarjetas de crédito y débito se consideran medios seguros de pago, el comerciante debe estar atento a todas las etapas del proceso. Esto incluye no solo la verificación de las ventas realizadas, pero también de las tasas aplicadas. Franquiciadores, por ejemplo, frecuentemente negocian condiciones especiales con las marcas para sus redes, pero es crucial verificar si los valores acordados se están cobrando correctamente en el día a día
Automatizar la conciliación financiera es una estrategia indispensable. Pequeños errores diarios, si se ignoran, pueden acumularse y causar un impacto significativo en el cierre del año. Imagina una tasa mal calculada aplicada en cada cuota de una venta a plazos: sin una herramienta para identificar estas discrepancias, el comerciante difícilmente percibiría el problema, pero el impacto en la facturación sería real
Por lo tanto, no dejes que el dinero se escape por fallos de conciliación. En el comercio minorista, cada centavo cuenta, y garantizar que todas las ventas sean debidamente recibidas es esencial para la sostenibilidad del negocio
