Los alquileres comerciales en Brasil tuvieron el mayor aumento de la década en 2024 – con el regreso de las empresas a la modalidad presencial, el sector inmobiliario se está recuperando de los años de pandemia. Si es bueno por un lado, por otro, los inquilinos corporativos tienen que lidiar con un aumento del 8% en los alquileres, lo que supera la inflación oficial del año pasado, qué fue de 4,83%, según información del índice FipeZAP, que monitorea el costo de salas comerciales de hasta 200m2 en 11 grandes ciudades
La demanda repentina por espacios comerciales más grandes o mejor ubicados presionó los precios de los inmuebles, creando un ciclo alcista que no debería estabilizarse tan pronto. Además de eso, la búsqueda de inmuebles que cumplan con los nuevos requisitos de seguridad y bienestar de los empleados, como áreas de circulación más amplias, sistemas de ventilación mejorados y facilidades de acceso, contribuyó a la escasez de ofertas y, consecuentemente, para el aumento de los precios
El punto es que, en los años posteriores a la pandemia, varias empresas redujeron drásticamente su espacio físico. Volver a la operación presencial significa que las empresas necesitarán reubicar a las personas sin redimensionar el espacio de manera significativa, ya que una renegociación en el precio del alquiler en este momento puede llevar a un aumento significativo. La salida a este estancamiento depende de la optimización del espacio existente, lo que puede significar desde un cambio de layout interno hasta la reubicación de documentos físicos
Soluciones para la falta de espacio
De acuerdo con la AIIM – Association for Information and Image Management (Asociación para información e imagen gestión), entre 10% y 30% del espacio de una oficina puede estar ocupado por almacenamiento de documentos físicos
En este contexto, hemos visto que muchas empresas adoptan como alternativa la subcontratación del guarda de documentos. Históricamente, muchas empresas mantenían grandes archivos físicos en sus oficinas – y, aunque una parte de estos archivos haya sido digitalizada o tercerizada después de la pandemia, muchas organizaciones todavía mantienen ese archivo físico. La búsqueda por estos servicios sigue alta
Empresas especializadas en gestión documental ofrecen servicios robustos de digitalización, almacenamiento y gestión de documentos, garantizando seguridad, accesibilidad y cumplimiento con reglamentaciones locales e internacionales. Además de liberar espacio físico en las oficinas, la subcontratación del guardia de documentos proporciona una serie de beneficios adicionales, como la reducción de costos con mantenimiento de archivos, aumento de la eficiencia en acceso y intercambio de información, y mitigación de riesgos relacionados con pérdidas o daños de documentos físicos
De hecho, la transformación digital ha sido uno de los mayores aliados en la optimización de espacios y en la reducción de costos operativos. Con tecnologías cada vez más avanzadas, la digitalización de documentos no sólo facilita el acceso y el intercambio de información, como también aumenta la seguridad de los datos, minimizando el riesgo de pérdidas por desastres naturales, incendios o robos. La implementación de sistemas electrónicos de gestión de documentos (GED) permite que las empresas centralizen su información en plataformas seguras y accesibles remotamente, promoviendo un entorno de trabajo más ágil y colaborativo
Estas cifras son particularmente relevantes cuando consideramos el impacto financiero del aumento de los alquileres. Al liberar espacio anteriormente destinado a archivos físicos, las empresas pueden reducir la necesidad de áreas más grandes, optando por oficinas más compactas y, consecuentemente, más economicos
Beneficios de la subcontratación
Además de los beneficios financieros directos, la subcontratación del mantenimiento de documentos contribuye a la mejora de los procesos internos. El servicio de guarda puede incluir también la digitalización del acervo, permitiendo que todos los documentos queden organizados y accesibles vía sistemas en la nube, con la seguridad necesaria
Otro punto importante a ser considerado es la conformidad normativa. Muchas empresas enfrentan desafíos para mantenerse en cumplimiento con las regulaciones de almacenamiento y protección de datos, especialmente con la entrada en vigor de la Ley General de Protección de Datos (LGPD) en Brasil. Un proveedor está preparado para garantizar que todos los requisitos legales se cumplan, reduciendo el riesgo de penalizaciones y daños a la reputación. La subcontratación del guarda de documentos tiene mejor costo-beneficio y trae más ventaja operativa que el aumento del espacio físico
En resumen, la subcontratación de la guarda de documentos aliada a la digitalización representa una solución estratégica para las empresas que buscan optimizar espacio, reducir costos y aumentar la eficiencia operativa. Además de promover un ambiente de trabajo más organizado y colaborativo, estas prácticas contribuyen significativamente para el cumplimiento regulatorio y la seguridad de la información, preparando las organizaciones para los desafíos de un mercado cada vez más competitivo y digital
