Los alquileres comerciales en Brasil tuvieron el mayor aumento de la década en 2024; con el regreso de las empresas a la modalidad presencial, el sector inmobiliario se está recuperando de los años de pandemia. Si por un lado es bueno, por otro, los arrendatarios corporativos deben lidiar con un aumento del 8% en los alquileres, que supera la inflación oficial del año pasado, que fue del 4,83%, según información del índice FipeZAP, que monitorea el costo de salas comerciales de hasta 200m2 en 11 grandes ciudades.
La demanda repentina de espacios comerciales más grandes o mejor ubicados presionó los precios de los inmuebles, creando un ciclo alcista que no debería estabilizarse pronto. Además, la búsqueda de inmuebles que cumplan con las nuevas exigencias de seguridad y bienestar de los empleados, como áreas de circulación más amplias, sistemas de ventilación mejorados y facilidades de acceso, contribuyó a la escasez de ofertas y, en consecuencia, al aumento de los precios.
El punto es que, en los años posteriores a la pandemia, varias empresas redujeron drásticamente su espacio físico. Volver a la operación presencial significa que las empresas necesitarán reubicar a las personas sin redimensionar el espacio de manera significativa, ya que una renegociación en el precio del alquiler en este momento puede llevar a un aumento considerable. La solución a este estancamiento depende de la optimización del espacio existente, lo que puede significar desde un cambio en la distribución interna hasta la reubicación de documentos físicos.
Soluciones para la falta de espacio
Según AIIM – Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen, entre el 10% y el 30% del espacio de una oficina puede estar ocupado por el almacenamiento físico de documentos.
En este contexto, hemos visto que muchas empresas adoptan como alternativa la subcontratación de la custodia de documentos. Históricamente, muchas empresas mantenían grandes archivos físicos en sus oficinas, y aunque una parte de estos archivos ha sido digitalizada o externalizada después de la pandemia, muchas organizaciones aún mantienen ese archivo físico. La búsqueda de estos servicios continúa siendo alta.
Empresas especializadas en gestión documental ofrecen servicios robustos de digitalización, almacenamiento y gestión de documentos, garantizando seguridad, accesibilidad y cumplimiento con regulaciones locales e internacionales. Además de liberar espacio físico en las oficinas, la externalización de la guarda de documentos proporciona una serie de beneficios adicionales, como la reducción de costos con el mantenimiento de archivos, el aumento de la eficiencia en el acceso y compartición de información, y la mitigación de riesgos relacionados con pérdidas o daños en documentos físicos.
De hecho, la transformación digital ha sido una de las mayores aliadas en la optimización de espacios y en la reducción de costos operativos. Con tecnologías cada vez más avanzadas, la digitalización de documentos no solo facilita el acceso y la compartición de información, sino que también aumenta la seguridad de los datos, minimizando el riesgo de pérdidas por desastres naturales, incendios o robos. La implementación de sistemas electrónicos de gestión de documentos (GED) permite que las empresas centralicen su información en plataformas seguras y accesibles remotamente, promoviendo un entorno de trabajo más ágil y colaborativo.
Estos números son particularmente relevantes cuando consideramos el impacto financiero del aumento de los alquileres. Al liberar espacio anteriormente destinado a archivos físicos, las empresas pueden reducir la necesidad de áreas más grandes, optando por oficinas más compactas y, en consecuencia, más económicas.
Beneficios de la subcontratación
Además de los beneficios financieros directos, la externalización de la custodia de documentos contribuye a la mejora de los procesos internos. El servicio de guarda también puede incluir la digitalización del archivo, permitiendo que todos los documentos estén organizados y accesibles a través de sistemas en la nube, con la seguridad necesaria.
Otro punto importante a considerar es la conformidad normativa. Muchas empresas enfrentan desafíos para mantenerse en cumplimiento con las regulaciones de almacenamiento y protección de datos, especialmente con la entrada en vigor de la Ley General de Protección de Datos (LGPD) en Brasil. Un proveedor está preparado para garantizar que se cumplan todos los requisitos legales, reduciendo el riesgo de sanciones y daños a la reputación. La externalización de la custodia de documentos tiene mejor relación costo-beneficio y aporta más ventajas operativas que el aumento del espacio físico.
En resumen, la externalización de la custodia de documentos junto con la digitalización representa una solución estratégica para las empresas que buscan optimizar espacio, reducir costos y aumentar la eficiencia operativa. Además de promover un entorno de trabajo más organizado y colaborativo, estas prácticas contribuyen significativamente a la conformidad regulatoria y a la seguridad de la información, preparando a las organizaciones para los desafíos de un mercado cada vez más competitivo y digital.
