Después de una avalancha de desinformación sobre falsos impuestos PIX y la caída histórica en el uso de la modalidad, la Receta Federal revocó la instrucción normativa RFB nº 2219/2024 que establecía reglas para fiscalizar las operaciones de ese modelo y las realizadas mediante tarjeta de crédito.
Sin embargo, el avance y retroceso de esas exigencias, aliados al gran volumen de dudas entre la población brasileña sobre la salud fiscal, levantan una alerta sobre el cuidado que debe tenerse permanentemente en la gestión tributaria.
La transparencia y la cautela en el control de la documentación financiera son medidas esenciales para evitar problemas con la Hacienda Pública, especialmente para las pequeñas empresas, los profesionales autónomos y los despachos de abogados.
Aunque, por ahora, los bancos ya no necesiten informar a la Receita Federal datos sobre movimientos financieros a través de PIX y tarjeta de crédito superiores a R$ 15 mil para la empresa y R$ 5 mil para personas, ese monitoreo ya ocurría y continuará realizándose en el caso de TEDs, para DOCs, para SACs. Entonces, es importante que mantengas el control financiero de tu empresa, guardes las facturas emitidas de todos los honorarios y los documentos fiscales recibidos de todos los proveedores.
La organización financiera siempre es un factor decisivo para el éxito de un negocio. Existen estrategias que liberan a los emprendedores de la presión si Hacienda les solicita aclaraciones sobre sus operaciones y, sobre todo, de problemas con las temidas autoridades fiscales.
- Mantener al día la emisión y recepción de facturas
La emisión de facturas es una exigencia legal para despachos de abogados y empresas de cualquier sector. Cada servicio prestado o recibido debe ir acompañado de un documento fiscal correspondiente para evitar cuestionamientos de la Agencia Tributaria sobre valores movidos sin comprobante.
Errores comunes que cometen abogados, profesionales independientes y propietarios de pequeñas empresas incluyen prácticas como recibir honorarios o pagos sin emitir una factura, declarar montos inferiores a los realmente recibidos o no registrar correctamente los reembolsos.
Un error administrativo simple conlleva riesgos de sanciones fiscales y multas elevadas. Por eso, la capacitación de los colaboradores para seguir buenas prácticas contables es esencial. Otras possibilidades são o uso de tecnologias que agilicen processos e a terceirización de la gestión financiera de negocios.
- Separe siempre las cuentas personales y comerciales
Mezclar cuentas bancarias de personas físicas (PF) y de personas jurídicas (PJ) es un grave error que puede acarrear problemas con el Servicio de Impuestos Federales y perjudicar la organización financiera de la empresa.
Cuando los gastos personales y profesionales están en el mismo extracto bancario, es más complejo justificar las transacciones financieras. Además de mantener cuentas bancarias separadas, registre correctamente todas las retiradas de pró-labore y evite usar recursos de la empresa para gastos personales, como alquiler, compras personales y viajes particulares.
- Cuidado con el régimen fiscal
La elección incorrecta del régimen tributario puede resultar en el pago excesivo o insuficiente de impuestos. Los despachos de abogados y las empresas pueden optar entre
- Simples Nacional (para ingresos de hasta R$ 4,8 millones/año, con alícuota reducida, pero con algunas restricciones).
- Beneficio presunto (tributación sobre un margen de beneficio fijo, ideal para oficinas medianas).
- Beneficio Real (obligatorio para ingresos elevados. Calcula los impuestos sobre el beneficio real, lo que puede ser ventajoso para empresas con márgenes reducidos).
Los ingresos de una empresa cambian con frecuencia e incluso es saludable para ésta expandirse, así que revise anualmente su régimen fiscal para asegurarse de que su empresa siempre paga impuestos de la manera más eficiente y correcta posible.
- ¿Hizo una movimentación financiera? ¡Registra!
La falta de documentación sobre transacciones financieras es una de las principales razones por las que las empresas caen en la revisión minuciosa. La Hacienda cruza datos bancarios, fiscales y contables para identificar inconsistencias. Aún así, por inexperiencia o desconocimiento, los emprendedores realizan movimientos de altos valores sin justificación, no emiten recibos por pagos recibidos o descuidan los contratos por servicios prestados.
También hay quienes dividen un pago grande en varias transacciones menores para evadir la supervisión de la Receita Federal, recurren a cuentas de terceros para mover dinero o realizan depósitos frecuentes sin justificación fiscal. Todas esas posturas pueden generar perjuicios, sanciones y pérdidas para la reputación de su negocio. Siempre es mejor planificar las operaciones financieras de forma estructurada y almacenar todos los documentos que acrediten el origen y el destino de los recursos movilizados.
Además, mantenga un control estricto de todos los ingresos y pagos, conservando facturas, contratos, recibos de depósito y transferencias bancarias.
- Preste atención a los plazos de las obligaciones fiscales
El incumplimiento de los plazos de entrega de declaraciones y pago de tributos puede generar multas, intereses e incluso sanciones legales. Muchas empresas tienen su salud financiera y fiscal amenazada por el retraso en el pago del Simples Nacional, la omisión de declaraciones obligatorias (DCTF, ECF, DIRF) o errores en el llenado de la declaración del Impuesto sobre la Renta de la empresa. Una solución es crear un calendario fiscal, contar con especialistas en contabilidad o gestión tributaria y utilizar herramientas de automatización para programar pagos y declaraciones, así no tendrás que preocuparte por olvidos.
Si toma estos cuidados y mantiene todo en orden con su control fiscal, su negocio siempre tendrá un crecimiento sostenible, sin dolores de cabeza con la Administración Tributaria y libre de sanciones administrativas o incluso judiciales. Aproveche el comienzo del año para revisar todas sus estrategias y diagnosticar el grado de riesgo en las finanzas de su empresa o bufete de abogados.
