A medida que a transformación digital avanza, la integración de la inteligencia artificial (IA) y la automatización se vuelven esenciales para la gestión documental. Estas tecnologías no solo prometen revolucionar la forma en que las organizaciones manejan la información y los procesos, sino que también ofrecen una gama de beneficios que van desde la mejora de la precisión y la eficiencia hasta la obtención de conocimientos valiosos para la toma de decisiones. Algoritmos avanzados de IA, por ejemplo, son capaces de identificar patrones y anomalías en documentos, optimizando procesos de auditoría y cumplimiento.
Con pronósticos optimistas de analistas de mercado, se espera que, para 2027, el 75% de las grandes empresas en todo el mundo, incluido Brasil, adopten IA para mejorar la gestión de documentos e información. En este escenario de rápida evolución tecnológica, la seguridad de la información y el cumplimiento normativo también adquieren protagonismo, con inversiones crecientes en soluciones robustas para proteger los activos documentales contra amenazas cibernéticas y garantizar la privacidad de los datos. Vea cuáles son las principales tendencias que deben permear la gestión documental en 2025:
Inteligencia Artificial: revolución en la gestión documental
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están cada vez más integrados en los sistemas de gestión documental. Estas tecnologías permiten el análisis de grandes volúmenes de datos y la extracción de insights valiosos que apoyan la toma de decisiones. Por ejemplo, los algoritmos de IA son capaces de identificar patrones y anomalías en documentos, mejorando la precisión y la eficiencia de los procesos de auditoría y cumplimiento.
Las tecnologías de procesamiento del lenguaje natural también deberían permitir funciones de búsqueda cada vez más intuitivas, ayudando a los usuarios a encontrar el documento o la información exacta que necesitan, proporcionándoles acceso instantáneo a los datos más relevantes.
Un estudio de Gartner predice que, en 2027, el 75% de las grandes empresas a nivel mundial, incluido Brasil, utilizarán IA para mejorar la gestión de documentos e información.
Los sistemas RPA seguirán expandiéndose
En paralelo, la automatización de procesos robóticos (RPA) también gana protagonismo. Las herramientas de RPA se utilizan para automatizar tareas repetitivas relacionadas con la gestión de documentos, como la clasificación, el archivo y la recuperación de información.
Esto libera recursos humanos para actividades más estratégicas y de mayor valor añadido. Una investigación reciente de McKinsey & Company indica que la automatización puede aumentar la productividad en hasta un 40% en las empresas brasileñas, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo y recursos.
Centrarse en la privacidad y el cumplimiento de los datos
La seguridad de la información sigue siendo una prioridad absoluta. Con el aumento de la digitalización, surgen nuevos desafíos relacionados con la protección de datos. Las organizaciones necesitan garantizar que su información esté segura contra amenazas cibernéticas y filtraciones.
En Brasil, la Ley General de Protección de Datos (LGPD) impone estrictos requisitos de cumplimiento, y las empresas están invirtiendo mucho en soluciones de seguridad para proteger sus activos documentales. Tecnologías como la criptografía avanzada y la autenticación multifactor son ampliamente adoptadas para garantizar la integridad y la confidencialidad de los documentos.
Flujos de trabajo integrados y firma digital
Los sistemas de gestión documental están cada vez más integrados con sistemas de flujo de trabajo y herramientas de firma digital, optimizando tiempos, sistemas adicionales y costes de almacenamiento físico.
Estas tecnologías también posibilitan el análisis avanzado de datos, ofreciendo conocimientos valiosos que pueden orientar la toma de decisiones estratégicas. Con la utilización de algoritmos de aprendizaje automático, las empresas pueden prever tendencias, identificar patrones y anomalías, e incluso automatizar la generación de informes detallados sobre el rendimiento y los riesgos asociados a la gestión documental.
Esto no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también permite un enfoque proactivo para la mitigación de riesgos y la optimización de procesos, garantizando que las empresas estén siempre un paso adelante en un mercado competitivo.
Datos accesibles, desde cualquier lugar
Las soluciones basadas en la nube son esenciales para que los documentos, flujos de trabajo y procesos puedan ser accedidos desde cualquier lugar, y las soluciones en la nube ofrecen flexibilidad, escalabilidad y seguridad, permitiendo a las empresas almacenar y acceder a sus documentos de manera eficiente. Investigación de la IDC indica que 80% de las empresas brasileñas ya utilizan o planean utilizar soluciones en nube para la gestión de documentos e información en los próximos años
Soluciones únicas para cada empresa
La personalización de los servicios de gestión documental también adquiere relevancia. Las soluciones deben ser adaptables a las necesidades específicas de cada organización, teniendo en cuenta el sector de actividad, el tamaño de la empresa y las particularidades de los procesos internos.
Las herramientas de gestión documental personalizadas permiten una mayor eficiencia operativa y una mejor integración con otros sistemas corporativos, proporcionando una experiencia de usuario más intuitiva y efectiva.
Además, la integración entre sistemas es, de hecho, una de las principales preocupaciones de los tomadores de decisiones. Las empresas brasileñas están invirtiendo en plataformas que ofrecen una gestión documental integrada, posibilitando la comunicación entre diferentes sistemas y departamentos. Esto elimina silos de información y mejora la colaboración interna, resultando en procesos más ágiles y precisos.
En resumen, las principales tendencias de gestión documental en 2025 están marcadas por la digitalización acelerada, la automatización y la inteligencia artificial. Las nuevas soluciones reflejan la necesidad de las organizaciones de adaptarse a un entorno empresarial en constante evolución. Más que nunca, la gestión documental es una parte fundamental de los negocios, y no solo una actividad complementaria. Sin una gestión eficiente, las empresas corren el riesgo de naufragar en procesos confusos, costosos y que sobrecargan la operación, quitando espacio para el crecimiento y la innovación.
