¿Conoces o al menos has oído hablar de la Matriz de Eisenhower?? También conocida como Matriz Urgente-Importante, es una herramienta de gestión del tiempo creada por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower (1890-1969), comandante supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa, durante la II Guerra Mundial
Él la utilizaba para tomar decisiones y priorizar tareas en función de dos criterios principales: urgencia e importancia. La matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes, lo que permite una visualización clara de dónde enfocar los esfuerzos y cómo organizar el tiempo de manera más eficiente
Sabes una cosa? Estoy seguro de que necesitas una herramienta de este tipo para ayudarte a organizarte y hacer lo mismo para tu equipo. Basándose en la matriz original, hice una adaptación que puede ser trasladada a la realidad de la mayoría de las personas. La llamé "Cuadrado de las Prioridades", visto la mayor facilidad de fijación del nombre
Primero, entiende: para optimizar la gestión del tiempo y aumentar la productividad, preocúpese con lo que realmente importa en medio de las numerosas tareas del día a día. Cuando sientas que estás perdiendo el control del tiempo, respira hondo y evalúa tus actividades con claridad. Pregúntate: ¿la tarea actual es esencial para alcanzar tus objetivos? ¿Hay algo que se pueda delegar o posponer?
En otro momento, enumera todas las tareas y actividades que necesitas realizar. Clasifica cada una de acuerdo con su urgencia e importancia. Y colóquelas en los cuadrantes apropiados de la matriz
La matriz ayuda a diferenciar lo que realmente merece atención inmediata de lo que puede ser planeado para el futuro o eliminado. Menos tiempo gastado en actividades no importantes y más enfoque en las tareas que realmente importan resultan en menos estrés
El “Cuadrado de las Prioridades”, que también divide las tareas en cuatro cuadrantes, es una herramienta poderosa para cualquier persona que busca mejorar su gestión del tiempo, tomando decisiones más conscientes y equilibradas sobre cómo gastar su tiempo y energía
Al usarla, notarás un cambio positivo en la relación entre el tiempo y el cumplimiento de tus tareas
Importante y urgente:necesitas hacer esta actividad HOY, pues tiene un plazo y es esencial para el desarrollo (tuyo y de la empresa). Caso NO se realice, esto va a generar algún tipo de perjuicio para ti, alguien o la organización. Ejemplos: pagar una factura o enviar una propuesta dentro del plazo final
Importante (pero no urgente):tareas que deben desarrollarse lo antes posible. No tienen un plazo tan rígido (como el de un vencimiento de un recibo o de un recurso jurídico). Cuando ella sea ejecutada, va a generar algún tipo de oportunidad o beneficio para ti, alguien o la empresa. Ejemplos: concertar una reunión con un cliente potencial; producir un video para promover su producto; realizar una videoconferencia con el proveedor de un nuevo artículo
Urgente (pero no tan importante):tareas con plazo para HOY (si no se realizan ahora, la oportunidad se pierde, pero que no son tan prioritarias. Generalmente, no causan grandes perjuicios si no se completan, pero pueden traer algún beneficio si se realizan. Ejemplos: participar en un evento de capacitación o en una reunión de comité técnico
No urgente y no importante:son trabajos que están en tu lista, pero pueden esperar o, quién sabe, incluso ser delegadas o eliminadas. Ejemplos: responder mensajes en las redes sociales, seleccionar el modelo del nuevo aire acondicionado de la oficina o elegir la ropa para una fiesta el fin de semana
Incluso después de estas aclaraciones, el desafío sigue siendo resistir la tentación de dar prioridad a las tareas del cuadrante "D", que, a pesar de ser simples o agradables, desvían la atención de las tareas más esenciales
Como estrategia, utiliza el cuadrante "D" como recompensa: después de finalizar un grupo de tareas importantes, conceda-se una pausa con una actividad más ligera. De esta forma, sostienes la productividad mientras disfrutas de momentos de puro ocio
Más que una habilidad técnica, la gestión del tiempo también exige disciplina, planificación y una mentalidad orientada hacia la eficacia y el liderazgo. Puedes creer
