¿Conoces o al menos has oído hablar de la Matriz de Eisenhower? También conocida como Matriz Urgente-Importante, es una herramienta de gestión del tiempo creada por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower (1890-1969), comandante supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa, durante la Segunda Guerra Mundial.
Ella la utilizaba para tomar decisiones y priorizar tareas en función de dos criterios principales: urgencia e importancia. La matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes, lo que permite una visualización clara de dónde enfocar los esfuerzos y cómo organizar el tiempo de manera más eficiente.
¿Sabes una cosa? Estoy seguro de que necesitas una herramienta de este tipo para ayudarte a organizarte y hacer lo mismo para tu equipo. Basándose en la matriz original, hice una adaptación que puede ser trasladada a la realidad de la mayoría de las personas. La llamé "Cuadrado de las Prioridades", debido a la mayor facilidad para fijar el nombre.
Primero, entienda: para optimizar la gestión del tiempo y aumentar la productividad, preocúpese por lo que realmente importa en medio de las numerosas tareas del día a día. Cuando sientas que estás perdiendo el control del tiempo, respira hondo y evalúa tus actividades con claridad. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? ¿Hay algo que pueda ser delegado o aplazado?
En otro momento, enumera todas las tareas y actividades que necesitas realizar. Clasifique cada una según su urgencia e importancia. Y colóquelas en los cuadrantes apropiados de la matriz.
La matriz ayuda a diferenciar lo que realmente merece atención inmediata de lo que puede ser planificado para el futuro o eliminado. Menos tiempo dedicado a actividades no importantes y más enfoque en las tareas que realmente importan resultan en menos estrés.
El “Cuadrado de prioridades”, que también divide las tareas en cuatro cuadrantes, es una herramienta poderosa para cualquiera que busque mejorar su gestión del tiempo tomando decisiones más informadas y equilibradas sobre cómo gastar su tiempo y energía.
Al usarlo, notarás un cambio positivo en la relación entre el tiempo y la finalización de tus tareas:
Importante y urgente:Necesitas hacer esta actividad HOY, ya que tiene plazo y es esencial para el desarrollo (tuyo y de la empresa). Si NO se realiza, eso va a generar algún tipo de perjuicio para ti, alguien o la organización. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Importante (pero no urgente):tareas que deben ser desarrolladas lo antes posible. Ellas no tienen un plazo tan rígido (como el de un vencimiento de un boleto o de un recurso jurídico). Cuando se ejecute, generará algún tipo de oportunidad o beneficio para ti, alguien o la empresa. Ejemplos: programar una reunión con un cliente potencial; producir un video para promocionar su producto; realizar una videoconferencia con el proveedor de un nuevo artículo.
Urgente (pero no tan importante):tareas con plazo para HOY (si no se realizan ahora, se pierde la oportunidad), pero que no son tan prioritarias. Por lo general, no causan grandes perjuicios si no se completan, pero pueden traer algún beneficio si se llevan a cabo. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
No urgente y no importante:son trabajos que están en tu lista, pero pueden esperar o, quién sabe, incluso ser delegados o eliminados. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Aún después de estas aclaraciones, el desafío sigue siendo resistir la tentación de priorizar tareas en el cuadrante “B”, que, a pesar de ser simples o agradables, desvían la atención de tareas más esenciales.
Como estrategia, utilice el cuadrante “’D” como recompensa: después de finalizar un grupo de tareas importantes, concédase una pausa con una actividad más ligera. De esta manera, mantienes la productividad mientras disfrutas de momentos de ocio puro.
Más que uma habilidade técnica, a gestão do tempo também exige disciplina, planejamento e uma mentalidade voltada para a eficácia e a liderança. ¡Puedes creerlo!
