Altos investimentos direcionados a estratégias sofisticadas, textos persuasivos y campañas creativas no siempre se convierten en los resultados esperados. Esta frustración, bastante común en el mercado, a menudo no está relacionada con la calidad de la ejecución, sino con un elemento frecuentemente descuidado: los contactos desactualizados.
Más que solo una base de datos, una lista de contactos cualificada, viva y confiable es la verdadera base de cualquier campaña corporativa exitosa. Ignorar este punto puede comprometer no solo la entrega de las acciones, sino también la relación con el público objetivo y, en consecuencia, el retorno de la inversión (ROI).
Los gestores y tomadores de decisiones reconocen el valor de los datos como fuente para acciones estratégicas. Sin embargo, de nada sirve tener un gran volumen de información si no hay garantía de que estos datos sean verdaderos, válidos y actualizados. Segundo un estudio de Validity, el 75% de los entrevistados afirma que los enfoques basados en datos imprecisos o desactualizados conducen a la pérdida de clientes y dificultan la medición real de los resultados de las acciones.
El problema va más allá de registros incompletos o errores de digitación. El verdadero cuello de botella está en la falta de seguimiento del recorrido de comunicación. Muchos contactos vuelven al ciclo de relación después de un período de inactividad, pero a través de otros números o canales. No reconocer este patrón impide que la empresa ajuste sus acciones en tiempo real y compromete la aprovechamiento de oportunidades. Sin una estructura de validación continua y sin la adecuada integración entre las bases y los canales que consumen los datos, la base se vuelve rápidamente obsoleta, aunque aparentemente volumosa.
La ausencia de gobernanza sobre los datos y la falta de mecanismos que prioricen el número correcto para cada CPF generan impactos directos: campañas mal dirigidas, intentos ineficaces, desperdicio de presupuesto, retrabajo operacional, pérdida de rendimiento y, en los casos más sensibles, desgaste en la relación con el cliente por insistencia en contactos incorrectos o repetidos.
Además, la falta de inteligencia sobre el comportamiento de retorno — cómo y cuándo el cliente vuelve a involucrarse — impide la construcción de estrategias de reaproximación más eficaces. El resultado es una operación que intenta, sin criterio, múltiples números para el mismo CPF, consumiendo recursos, tiempo del equipo y asumiendo riesgos legales, como violaciones a la LGPD por contactos indebidos.
Aunque parece un problema complejo, este escenario puede revertirse con metodologías que priorizan el uso inteligente de los datos. La clave está en dirigir los esfuerzos hacia el número validado, con mayor probabilidad de respuesta y alineado con el historial de relación con ese CPF. Tener una base enriquecida, actualizada y estratégicamente construida es esencial para garantizar que el mensaje llegue a quien realmente importa: en el teléfono correcto, por el canal correcto, en el momento correcto.
En este contexto, la tecnología desempeña un papel central, no solo como herramienta de validación puntual, sino como parte de una estructura continua de relación. Modelos basados en inferencia y comportamiento, aliados a un sistema de retroalimentación diaria, convierten la base de contactos en un activo vivo, capaz de aprender con los datos y mejorar continuamente.
Más que identificar si un número está activo, es fundamental reconocer qué contacto tiene mayor potencial para generar resultados. Esto significa reducir intentos, aumentar la tasa de efectividad, proteger la imagen de la marca y ofrecer una experiencia más relevante al cliente.
El uso de capas de decisión orientadas por datos es lo que diferencia las operaciones de alto rendimiento de aquellas que simplemente disparan a todos. Por eso, es fundamental que las empresas adopten modelos que no solo limpien los datos, sino que aprendan de ellos. ¿Qué funcionó? ¿Cuándo funcionó? ¿Y qué puede funcionar de nuevo?
Tratar la base de contactos como un activo estratégico — integrando fuentes externas, comportamiento histórico, validación de operadora y preferencias de canal — es el camino más seguro para generar valor real. Al fin y al cabo, a nadie le gusta ser impactado por una comunicación que no tiene sentido para su momento o perfil. De la misma manera que el exceso de intentos perjudica al cliente, también perjudica a la empresa.
Evitar este tipo de desgaste requiere consistencia, inteligencia y estructura. Una base viva es aquella que evoluciona con el tiempo, que se adapta al comportamiento del cliente y que entrega valor tanto para quien envía como para quien recibe.
