Las grandes inversiones en estrategias sofisticadas, textos persuasivos y campañas creativas no siempre dan los resultados esperados. Esta frustración, bastante común en el mercado, no suele estar relacionada con la calidad de la ejecución, sino con un elemento que a menudo se pasa por alto: la información de contacto desactualizada.
Más que una simple base de datos, una base de contactos cualificada, dinámica y fiable es la base fundamental de cualquier campaña corporativa exitosa. Ignorar este punto puede comprometer no solo la ejecución de las acciones, sino también la relación con el público objetivo y, en consecuencia, el retorno de la inversión (ROI).
Los gerentes y los responsables de la toma de decisiones reconocen el valor de los datos como fuente de acción estratégica. Sin embargo, disponer de un gran volumen de información es inútil si no se garantiza que los datos sean veraces, válidos y estén actualizados. Según un estudio de Validity, el 75 % de los encuestados afirma que los enfoques basados en datos inexactos u obsoletos provocan la pérdida de clientes y dificultan la medición precisa de los resultados de las acciones.
El problema va más allá de registros incompletos o errores tipográficos. El verdadero obstáculo reside en la falta de seguimiento del proceso de comunicación. Muchos contactos regresan al ciclo de relaciones tras un periodo de inactividad, pero a través de diferentes números o canales. No reconocer este patrón impide que la empresa ajuste sus acciones en tiempo real y compromete la captura de oportunidades. Sin una estructura de validación continua y una integración adecuada entre las bases de datos y los canales que las consumen, la base de datos se vuelve rápidamente obsoleta, incluso si parece voluminosa.
La falta de gobernanza de datos y de mecanismos que prioricen el número correcto para cada CPF generan impactos directos: campañas mal dirigidas, intentos ineficaces, fondos desperdiciados, reelaboración operativa, pérdida de rendimiento y, en casos más sensibles, deterioro de las relaciones con los clientes debido a contactos persistentes, incorrectos o repetidos.
Además, la falta de información sobre el comportamiento de retorno (cómo y cuándo los clientes vuelven a interactuar) impide el desarrollo de estrategias de reactivación más eficaces. El resultado es una operación que intenta, de forma imprudente, múltiples números para el mismo CPF, lo que consume recursos, tiempo del personal y conlleva riesgos legales, como infracciones de la LGPD debido a contactos inapropiados.
Aunque parezca un problema complejo, esta situación se puede revertir con metodologías que prioricen el uso inteligente de los datos. La clave está en dirigir los esfuerzos al número validado, con la mayor probabilidad de respuesta y alineado con el historial de relaciones con ese CPF. Contar con una base de datos enriquecida, actualizada y estratégicamente diseñada es esencial para garantizar que el mensaje llegue a quienes realmente importan: al teléfono correcto, a través del canal correcto, en el momento oportuno.
En este contexto, la tecnología desempeña un papel fundamental, no solo como herramienta de validación puntual, sino como parte de una estructura de relaciones continua. Los modelos basados en inferencia y comportamiento, combinados con un sistema de retroalimentación diaria, convierten la base de contactos en un activo vivo, capaz de aprender de los datos y mejorar continuamente.
Más que simplemente identificar si un número está activo, es crucial reconocer qué contacto tiene el mayor potencial de generar resultados. Esto implica reducir los intentos, aumentar la efectividad, proteger la imagen de marca y ofrecer una experiencia al cliente más relevante.
El uso de capas de decisión basadas en datos es lo que diferencia las operaciones de alto rendimiento de aquellas que simplemente despiden a todos. Por lo tanto, es crucial que las empresas adopten modelos que no solo depuren los datos, sino que también aprendan de ellos. ¿Qué funcionó? ¿Cuándo funcionó? ¿Y qué podría volver a funcionar?
Tratar su base de contactos como un activo estratégico —integrando fuentes externas, historial de comportamiento, validación de operadores y preferencias de canal— es la forma más segura de generar valor real. Después de todo, a nadie le gusta verse afectado por una comunicación que no se ajusta a su situación o perfil. Y así como esforzarse demasiado perjudica al cliente, también perjudica a la empresa.
Evitar este tipo de desgaste requiere consistencia, inteligencia y estructura. Una base viva es aquella que evoluciona con el tiempo, se adapta al comportamiento del cliente y aporta valor tanto al emisor como al receptor.
