Desde 2013, con un de YouTube donde el CEO de Google Ventures explicó cómo Google usaba los OKR en ese momento, y más tarde, en 2018, con el libro de John Doerr, ' Measure What Matters ', los OKR se han popularizado en todo el mundo. Lo que hemos visto desde entonces es confusión en medio de la sopa de letras de las herramientas de gestión. Después de todo, ¿cuál es la diferencia entre los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) y los OKR (Objetivos y Resultados Clave)?
Bueno, los KPI son métricas clave que indican el pasado; son indicadores retrospectivos que muestran el progreso, la situación y el estado de los procesos y actividades diarias. A partir de estos datos históricos, es posible tomar decisiones sobre qué hacer a continuación. En general, son indicadores de ingresos, satisfacción del cliente, volumen de ventas, costos, entre otros, y no tienen un marco temporal definido.
Los OKR, por otro lado, son un marco para definir objetivos ambiciosos con su propia estructura, incluyendo Objetivos y Resultados Clave; son un enfoque prospectivo. Tienen una fecha límite, generalmente trimestral, y se recomienda utilizar las demás características de los objetivos SMART. En lugar de usar indicadores retrospectivos, es más recomendable usar indicadores de tendencia en estos Resultados Clave. Por lo tanto, es evidente que ambas herramientas tienen propósitos diferentes.
En 2017, cuando me encontraba en medio de la mayor implementación de OKR en América, la siguiente analogía nos ayudó a comprender mejor el rol de cada uno: los KPI son los indicadores en el tablero de un auto: combustible, aceite, entre otros. Mientras que los OKR son como Waze. Necesitas saber si tienes suficiente gasolina para llegar a tu destino, y podrías perderte en el camino y recalcular la ruta para alcanzar tu objetivo.
Por otro lado, si los propósitos son diferentes, ¿por qué se confunden? La cuestión es que, dentro del proceso de gestión, en diversos momentos, la aplicación de los conceptos de las herramientas se mezcla. Los KPI existen debido a la naturaleza de la operación, a lo que hace la empresa y a los procesos actuales. Ambos tienen métricas, y vemos que un KPI es un factor clave de rendimiento (KR), así como mejorar un KPI es un objetivo. Son métricas, y la gente quiere mejorar la métrica.
En última instancia, la confusión surge cuando no identificamos el mejor momento para usar un concepto u otro. Por esta razón, es crucial conocer y poder aplicar ambas herramientas simultáneamente, ya que se complementan y mejorarán tu gestión general. Es como el arte: hay diferentes maneras de aplicar un pincel, pintar, y ambas son medios para crear el producto final.
En este sentido, es necesario prestar mucha atención a la realidad de tu empresa en general y a cómo se lleva a cabo la gestión, ya que de un indicador existente (un KPI) puede surgir un objetivo de negocio (un OKR), pero no todos los KPI necesitarán ser mejorados; de hecho, muchas veces no tendremos los recursos financieros, materiales e incluso humanos para mejorar varios a la vez.
Ante este escenario, es necesario aprender a priorizar, a elegir dónde apostar en cada momento: estas apuestas son los OKR. En otras palabras, necesitas analizar los KPI, que son los indicadores que ya se han cumplido, para poder definir los OKR que aún están por cumplirse. Así, todo estará interconectado y tendrá sentido, para que alcances tus metas, alcances tus objetivos y obtengas los mejores resultados al final del ciclo.
No puedes resolver varios problemas a la vez; necesitas comprender cuáles enfrentas para aumentar tus ingresos. Solo entonces podrás definir tus OKR, priorizar los problemas y, a medida que avances en su resolución, elegir otro, ajustando tu rumbo y acercándote cada vez más a tu objetivo.
