Ocho consejos para mejorar la gestión fiscal de tu empresa antes del Black Friday

Con la Black Friday a la vuelta de la esquina, el comercio minorista y el comercio electrónico necesitan redoblar la atención para mantener la gestión fiscal en orden. Durante este período, la actividad financiera y el volumen de transacciones se intensifican, por consiguiente, la necesidad de prestar más atención a las obligaciones tributarias es mayor. 

"Los errores en la liquidación de impuestos, el retraso en la presentación de documentos y un flujo fiscal lento conllevan el incumplimiento de plazos y obligaciones, lo que puede resultar en multas y un compromiso del flujo de caja, algo desfavorable en un momento en que las empresas se centran en aprovechar el pico de consumo con la mayor agilidad y precisión posible en sus lanzamientos", dice. Adriana Karpovicz, Directora de Ventas de Grandes Cuentas de Qive, una plataforma Responsable de gestionar documentos fiscales de más de 150.000 empresas en Brasil. 

Para ayudar a los emprendedores a navegar en este escenario, la especialista ha reunido ocho consejos esenciales que pueden mejorar la gestión fiscal de su empresa y asegurar que, además del éxito en las ventas, las empresas también mantengan su salud financiera intacta.

1. Anticipe-se en la organización fiscal

El periodo previo al Black Friday es interesante para revisar la organización fiscal de la empresa. Es necesario considerar las particularidades del Black Friday, como los descuentos y promociones, que pueden impactar la base de cálculo de los impuestos. Para las empresas más pequeñas, esto es aún más crucial, ya que el margen para errores e imprevistos financieros puede afectar más los resultados. Es importante verificar si los sistemas de gestión están preparados para el aumento en el volumen de ventas y si la información fiscal es correcta. Realizar una breve capacitación al equipo para manejar el aumento de la demanda y emitir las facturas correctamente también puede ser positivo. Mantener la documentación fiscal, como las facturas de entrada y salida, organizada también facilita la emisión de facturas y el cálculo de los impuestos.

2. Supervisa la legislación vigente.

Las reglas fiscales pueden sufrir cambios a lo largo del año, y estar actualizado es fundamental. Sigue las modificaciones que puedan afectar la tributación de las ventas online o físicas durante la Black Friday. Las pequeñas empresas y los comercios electrónicos deben prestar especial atención a los cambios en impuestos como el ICMS e ISS, que pueden variar según la región. 

3. Atención a las condiciones de financiamiento y los impuestos

Ofrecer plazos es común durante el Black Friday, pero hay que recordar que los impuestos se recaudan al emitir la factura, independientemente del pago a plazos. Por lo tanto, es necesario considerar el flujo de caja en la planificación para no comprometer la salud financiera del negocio con plazos prolongados.

4. Reforzar la documentación y el archivo

Organice todos los documentos fiscales generados en este período: facturas, recibos y comprobantes de pago de impuestos. Esto facilita la rendición de cuentas y las auditorías futuras. Para las PYME, que a menudo operan con equipos reducidos, esta organización puede evitar complicaciones legales y retrabajos.

5. Llevar a cabo auditorías internas

Antes del inicio de la Black Friday, considera realizar auditorías internas para revisar los procesos fiscales y asegurar que no existan pendientes o fallos que puedan resultar en sanciones. Este cuidado es aún más relevante para empresas de venta minorista física, que tienden a manejar una cantidad elevada de documentos fiscales durante el periodo. Crea procesos para tener un control eficiente del inventario y, así, evitar problemas de tributación. Asegurarte de que los productos estén debidamente registrados es esencial para evitar diferencias en el cálculo de impuestos. Mantén el inventario actualizado y controla la entrada y salida de mercancías para alinear las ventas con el inventario real.

6. Planifica el flujo de caja con precisión

El alto volumen de ventas de la Black Friday es una oportunidad para aumentar el efectivo, pero los impuestos pueden consumir parte de ese resultado. Mantén una previsión clara de los impuestos a pagar en los meses siguientes, para evitar sorpresas y garantizar un balance positivo tras el periodo de promociones.

7. Aprovecha los incentivos fiscales y regímenes tributarios

Investiga y aprovecha posibles incentivos fiscales que puedan beneficiar a tu empresa durante el Black Friday. Las pequeñas empresas optantes por el Régimen Simplificado, por ejemplo, pueden beneficiarse de un sistema de tributación simplificado, mientras que los grandes minoristas pueden buscar incentivos estatales o federales para aliviar la carga tributaria.

8. Uso de tecnologías de gestión fiscal 

Adoptar tecnologías es crucial para garantizar una gestión fiscal eficiente. Herramientas digitales, como los softwares de gestión, automatizan procesos como la emisión de facturas, el cálculo de impuestos y el control de inventario, prácticamente eliminando la posibilidad de errores, la pérdida de plazos de pago y la emisión de facturas con información incorrecta. Además, las plataformas de comercio electrónico e integración de pagos ayudan a monitorear las ventas en tiempo real, asegurando que todas las operaciones estén en conformidad con los requisitos fiscales. El uso de tecnologías simplifica la gestión y reduce los errores manuales, permitiendo que el emprendedor se centre en las estrategias de ventas durante el Black Friday.