Ocho consejos para mejorar la gestión fiscal de tu empresa antes del Black Friday

Con el Black Friday a la vista, el comercio minorista y el comercio electrónico deben duplicar sus esfuerzos para mantener la gestión fiscal en orden. Durante este período, el movimiento financiero y el volumen de transacciones se intensifican, por lo que la necesidad de prestar más atención a las obligaciones tributarias es mayor. 

"Errores en el cálculo de impuestos, retrasos en el registro de documentos y un flujo fiscal lento resultan en el incumplimiento de plazos y obligaciones, lo que puede dar lugar a multas y comprometer el flujo de caja, algo desfavorable en un momento en que las empresas están enfocadas en aprovechar el pico de consumo con la mayor agilidad y asertividad posible en sus lanzamientos", dice Adriana Karpovicz, Directora de Ventas de Grandes Cuentas de Qive, una plataforma Responsable de gestionar documentos fiscales de más de 150 mil empresas en Brasil. 

Para ayudar a los emprendedores a navegar por este escenario, la especialista ha recopilado ocho consejos esenciales que pueden mejorar la gestión fiscal de su empresa y asegurar que, además del éxito en las ventas, las empresas también mantengan su salud financiera intacta.

1. Anticípese en la organización fiscal

El período previo al Black Friday es un buen momento para revisar la organización fiscal de la empresa. Es necesario tener en cuenta las particularidades del Black Friday, como los descuentos y las promociones, que pueden afectar la base de cálculo de los impuestos. Para las empresas más pequeñas, esto es aún más crucial, ya que el margen de error y los imprevistos financieros pueden tener un mayor impacto en los resultados. Es importante verificar si los sistemas de gestión están preparados para el aumento del volumen de ventas y si la información fiscal es correcta. También puede ser beneficioso capacitar brevemente al equipo para manejar el aumento de la demanda y emitir las facturas correctamente. Mantener organizada la documentación fiscal, como las facturas de entrada y salida, también facilita la emisión de facturas y el cálculo de impuestos.

2. Supervise la legislación vigente

Las reglas fiscales pueden cambiar a lo largo del año, y estar actualizado es fundamental. Mantente al tanto de los cambios que puedan afectar la tributación de las ventas en línea o físicas durante el Black Friday. Las pequeñas empresas y e-commerce deben prestar especial atención a los cambios en impuestos como el ICMS y el ISS, que pueden variar según la región. 

3. Atención a las condiciones de pago a plazos e impuestos

Ofrecer pagos a plazos es común durante el Black Friday, pero es importante recordar que los impuestos se recaudan al emitir la factura, independientemente del pago a plazos. Por lo tanto, es necesario considerar el flujo de caja en la planificación para no comprometer la salud financiera del negocio con cuotas a largo plazo.

4. Reforzar la documentación y el archivo

Organice todos los documentos fiscales generados en este período: facturas, recibos y comprobantes de pago de impuestos. Esto facilita la rendición de cuentas y futuras auditorías. Para las PYMES, que a menudo operan con equipos reducidos, esta organización puede evitar complicaciones legales y retrabajos.

5. Realice auditorías internas

Antes del inicio del Black Friday, considera llevar a cabo auditorías internas para revisar los procesos fiscales y asegurarte de que no haya pendientes o fallas que puedan resultar en sanciones. Este cuidado es aún más relevante para las empresas de venta minorista física, que suelen manejar una gran cantidad de documentos fiscales durante este período. Crea procesos para tener un control eficiente del inventario y, así, evitar problemas de tributación. Asegurarse de que los productos estén debidamente registrados es esencial para evitar diferencias en el cálculo de impuestos. Mantén el inventario actualizado y monitorea la entrada y salida de mercancías para alinear la facturación con el inventario real.

6. Planifique el flujo de caja con precisión

La subida de las ventas del Black Friday es una oportunidad para aumentar la caja, pero los impuestos pueden consumir parte de ese resultado. Mantén una previsión clara de los impuestos que deberán pagarse en los meses siguientes para evitar sorpresas y garantizar un balance positivo después del período de promociones.

7. Aproveche los incentivos fiscales y los regímenes tributarios

Busque y aproveche los posibles incentivos fiscales que puedan beneficiar a su empresa durante el Black Friday. Las pequeñas empresas acogidas al Simples Nacional, por ejemplo, pueden beneficiarse de un régimen de tributación simplificado, mientras que los grandes minoristas pueden buscar incentivos estatales o federales para aligerar la carga fiscal.

8. Uso de tecnologías de gestión fiscal 

Adoptar tecnologías es fundamental para asegurar una gestión fiscal eficiente. Las herramientas digitales, como los softwares de gestión, automatizan procesos como la emisión de facturas, el cálculo de impuestos y el control de inventario, anulando prácticamente la posibilidad de errores, la pérdida de plazos de pagos y la emisión de facturas con información incorrecta. Además, las plataformas de comercio electrónico y pago integradas ayudan a monitorear las ventas en tiempo real, garantizando que todas las operaciones estén en conformidad con los requisitos fiscales. El uso de tecnologías simplifica la gestión y reduce los errores manuales, permitiendo al emprendedor enfocarse en las estrategias de ventas durante el Black Friday.