Η Black Friday είναι, για πολλές εταιρείες, μια από τις καλύτερες περιόδους πωλήσεων ολόκληρου του έτους. Ταυτόχρονα, η αύξηση της ζήτησης φέρνει ιδιαίτερες προκλήσεις, συμπεριλαμβανομένης της δημοσιονομικής διαχείρισης. Ορισμένα προβλήματα καταλήγουν να διαταράξουν τη λειτουργία ή ακόμη και να προκαλέσουν μεγαλύτερες επιπτώσεις στην επιχείρηση, όπως πρόστιμα και πρόστιμα.
Αυτό είναι ο Hugo Ramos, Διευθύνων Σύμβουλος Oobj, Εθνική Αναφορά σε Λύσεις για Ηλεκτρονικά Φορολογικά Έγγραφα (DF-E) και άλλες ψηφιακές φορολογικές απαιτήσεις. “Κάθε χρόνο, παρατηρούμε ορισμένα κοινά λάθη που επηρεάζουν εταιρείες από όλους τους τομείς, και οι δύο στον τομέα ηλεκτρονικό εμπόριο όπως στα φυσικά καταστήματα. Το να είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν αυτές τις καταστάσεις μπορεί να τους εμποδίσει να αναρριχηθούν σε μεγαλύτερα προβλήματα”, εξηγεί.
Έτσι, ο επαγγελματίας επέλεξε τις κύριες φορολογικές αποτυχίες που μπορούν να επηρεάσουν τις εταιρείες τη Μαύρη Παρασκευή του 2024 και τι να κάνουν για να μειώσουν τους σχετικούς κινδύνους. Δείτε το παρακάτω:
- διπλά τιμολόγια
Είτε λόγω προβλημάτων σύνδεσης ή επεξεργασίας του SEFAZ είτε ακόμη και από εσωτερική αστάθεια στο σύστημα της εταιρείας, είναι πιθανό να δημιουργηθούν επαναλαμβανόμενα φορολογικά έγγραφα.
“Όταν υπάρχει διπλότυπη, το δημοσιονομικό κλείσιμο είναι διαφορετικό από το οικονομικό κλείσιμο, το οποίο προκαλεί αδικαιολόγητες επιβαρύνσεις για φόρους. Επιπλέον, εάν το φορολογικό μήνυμα δεν εντοπίσει αυτό το σφάλμα σε εξουσιοδοτημένα τιμολόγια, η δημιουργία των σημειώσεων του ERP θα είναι εσφαλμένη, με αποτέλεσμα πρόστιμα και πρόστιμα για μη καταβολή φόρων ή παράλειψη δεδομένων”, αναφέρει ο Hugo.
Για να αποφύγετε τον πονοκέφαλο, αξίζει να έχετε ένα εξειδικευμένο φορολογικό σύστημα που μπορεί να ελέγχει τη διπροσωπία των σημειώσεων και να ελέγχει την ύπαρξη επαναλαμβανόμενων δεδομένων και στη συνέχεια να ακυρώνει μη έγκυρα έγγραφα. Επιπλέον, είναι επίσης σημαντικό να διασφαλιστεί ο έλεγχος των εγκεκριμένων ηλεκτρονικών φορολογικών εγγράφων, για να βεβαιωθείτε ότι το οικονομικό και οικονομικό κλείσιμο θα γίνει χωρίς σφάλματα. Με αυτό, η υποχρέωση έκδοσης σημειώσεων θα είναι συνεπής και ο κίνδυνος αξιολόγησης θα μειωθεί.
Επιπλέον, ένας άλλος άμεσος αντίκτυπος της διπροσωπίας είναι στον έλεγχο των αποθεμάτων. Με λανθασμένο απόθεμα, η εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει δημοσιονομικά και υλικοτεχνικά προβλήματα, όπως λανθασμένες παραγγελίες, καθυστερήσεις παράδοσης και ανεπαρκές σχεδιασμό αγοράς.
- αδυναμία επικοινωνίας με τον Σεφάζ
Οι αστοχίες επικοινωνίας μεταξύ του φορολογικού συστήματος και του SEFAZ αποτελούν από μόνες τους πρόβλημα, καθώς μπορούν να αυξήσουν τον χρόνο έκδοσης του τιμολογίου και το κλείσιμο κάθε πώλησης. Σε ένα καταρράκτη, οι πελάτες που βρίσκονται στην ουρά του ταμείου πρέπει να περιμένουν περισσότερο για να εξυπηρετηθούν, κάτι που είναι ιδιαίτερα περίπλοκο τη σεζόν της Black Friday.
Για να αποφευχθεί αυτό, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε τη διαθεσιμότητα του Sefaz, η οποία είναι αυτοματοποιημένη από ορισμένα συστήματα δημοσιονομικής διαχείρισης. Πολλά έχουν επίσης μια λειτουργία που προσδιορίζει αυθόρμητα τις στιγμές που είναι απαραίτητο να εισέλθετε ή να φύγετε από τη λειτουργία έκτακτης ανάγκης, στην οποία η έκδοση δεν είναι άμεση: ο πελάτης λαμβάνει μια σημείωση που δεν είναι ακόμη έγκυρη μέχρι να αποκατασταθεί η επικοινωνία με το sefaz.
“Με το κατάλληλο εργαλείο, η έκδοση έκτακτης ανάγκης ενεργοποιείται αυτόματα όποτε είναι απαραίτητο. Κατά την αποκατάσταση της επικοινωνίας με τη Sefaz, το λογισμικό φορολογικών μηνυμάτων πρέπει να μπορεί να επεξεργάζεται ξανά, να στείλετε ξανά, να αναγνωρίζει διπροσωπίες και να ζητά την εξουσιοδότηση όλων των φορολογικών κουπονιών που εκδίδονται σε αυτήν τη μορφή”, επισημαίνει ο Διευθύνων Σύμβουλος.
- ζήτημα έκτακτης ανάγκης
Παρά την επίλυση ενός προβλήματος, η έκδοση έκτακτης ανάγκης μπορεί να δημιουργήσει άλλους. Με μεγάλο όγκο σημειώσεων μπορεί να είναι δύσκολο να διαχειριστεί ο αριθμός των εγγράφων που εκδόθηκαν και απορρίφθηκαν. Έτσι, η εταιρεία ενδέχεται να χάσει την προθεσμία για να την στείλει στη Sefaz.
Για παράδειγμα, ο πελάτης μπορεί να ρωτήσει τη σημείωση στο Sefaz και να μην τη βρει, επειδή το κλειδί πρόσβασης δεν έχει ακόμη επικυρωθεί. Κατά συνέπεια, ο καταναλωτής έχει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσει την Procon. Επομένως, για να αποφευχθούν κίνδυνοι όπως αυτός, είναι απαραίτητο να δοθεί προσοχή κατά την εκ νέου αποστολή μετά το ενδεχόμενο, για να εντοπιστούν οι απορριφθείσες σημειώσεις.
“Για άλλη μια φορά, αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που διευκολύνεται από συστήματα δημοσιονομικής διαχείρισης αιχμής. Αξίζει επίσης να διατηρήσετε την XML όλων των σημειώσεων, συμπεριλαμβανομένων αυτών που εκδόθηκαν σε έκτακτη ανάγκη, για την καταγραφή της πώλησης και της απόπειρας έκδοσης”, προτείνει ο Hugo.
- NCM λάθος στο τιμολόγιο
Η κοινή ονοματολογία Mercosur (NCM) στοχεύει στον έλεγχο και τον προσδιορισμό του φόρου προϊόντων. Τα λανθασμένα δεδομένα NCM κατά την πλήρωση του σημειώματος μπορεί να οδηγήσουν σε απόρριψη της έκδοσης και εξουσιοδότηση της έκδοσης με λάθος κωδικό, με αποτέλεσμα να πληρωθούν εσφαλμένα φόροι. Εάν εντοπιστεί σφάλμα στον κωδικό, οι φορολογικές αρχές ελέγχουν τις τελευταίες εγγραφές και χρεώνουν τη διαφορά επιτοκίου, με πρόστιμα και τόκους.
Επομένως, είναι απαραίτητο να ενημερώσετε τη βάση εγγραφής των κωδικών NCM που χρησιμοποιεί η εταιρεία στην καθημερινή της ζωή. Εάν το NCM δεν υπάρχει, το τιμολόγιο θα αντιμετωπίσει επίσης προβλήματα και θα απορριφθεί. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τις ταξινομήσεις των εμπορευμάτων για να αποφευχθεί αυτό το είδος αστοχίας.
“Σε καταστάσεις όπως αυτή, εάν ο έμπορος λάβει ένα προϊόν με τον εσφαλμένο κωδικό NCM, πρέπει να περάσει τον σωστό κωδικό στον προμηθευτή του, για να αποφύγει τη φορολογική εκτίμηση”, καταλήγει ο Ramos.
Πάνω απ 'όλα, είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι με τη σημαντική αύξηση των πωλήσεων στο BF είναι πολύ σημαντικό το σύστημα να είναι ανθεκτικό ή να μπορεί να επεξεργάζεται γρήγορα τον όγκο. Αυτό είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας και της επιτυχίας των πωλήσεων. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο όγκος των συναλλαγών αυξάνεται εκθετικά, απαιτώντας από το σύστημα να είναι σε θέση να χειριστεί αυτή τη ζήτηση χωρίς να διακυβεύεται η απόδοση ή να προκαλεί διακοπές. Αποφεύγοντας έτσι τις καθυστερήσεις στις παραδόσεις, τις ουρές στο ταμείο και φυσικά τη δυσαρέσκεια των πελατών.
