Ευφυής διαχείριση εγγράφων: 5 τεχνολογικά ε

Στο τρέχον σενάριο, ο ψηφιακός μετασχηματισμός επαναπροσδιορίζει την εταιρική δυναμική και ο τομέας του Ανθρώπινου Δυναμικού (ΑΔ) διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στον εκσυγχρονισμό των εταιρειών Σε αυτόν τον τομέα, η διαχείριση εγγράφων, που κάποτε χαρακτηριζόταν από στοίβες χαρτιού και χειροκίνητων διαδικασιών, απαιτεί πλέον ευελιξία, ασ. 

Τι είναι η διαχείριση εγγράφων στο HR? 

Ο χώρος του ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να ασχοληθεί με ένα τεράστιο ποσό εγγράφων - συμβάσεις, μισθοδοσίες, αξιολογήσεις απόδοσης, εσωτερικές πολιτικές και πολλά άλλ Η αποτελεσματική διαχείριση αυτών των αρχείων, δηλαδή ο έλεγχος της αποστολής, επιστροφής, υπογραφής, ελέγχου, μεταξύ άλλων δεν είναι μόνο θέμα οργάνωσης είναι κρίσιμος π. 

Σύμφωνα με την Διευθύνων Σύμβουλος από το Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, η τεχνολογία είναι απαραίτητη σε αυτό το σενάρι “Who φροντίζει τους ανθρώπους, έχει στα χέρια τους δεδομένα ύψιστης σημασία Ο φυσικός χειρισμός αυτών των πληροφοριών ή εκτός ιδανικών πλατφορμών, τείνει να κάνει την περιοχή μη παραγωγική, χωρίς στρατηγική και ασφάλεια, επειδή μεγάλο μέρος τ. 

Ποιες τεχνολογίες κάνουν τη διαχείριση εγγράφων έξυπνη? Μάθετε για πέντε εργαλεία που εστιάζουν στο HR! 

Η έρευνα που πραγματοποιήθηκε από το Think Work Lab αποκάλυψε πώς οι HR εξακολουθούν να υποφέρουν από γραφειοκρατία και έλλειψη αυτοματισμού Σύμφωνα με τα στοιχεία, οι Βραζιλιάνοι ξοδεύουν, κατά μέσο όρο, 16, 9 ώρες την εβδομάδα ή 38% της εργάσιμης ημέρας τους, με γραφειοκρατικά καθήκοντα Για περίπου 221 TP3T των επαγγελματιών 

1. Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (DMS & Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων)

Ένα DMS σάς επιτρέπει να δημιουργείτε, να αποθηκεύετε, να οργανώνετε και να μοιράζεστε αρχεία κεντρικά και με ασφάλεια μέσω του Διαδικτύου Με λειτουργίες όπως η ευρετηρίαση και η γρήγορη αναζήτηση, το HR μπορεί να έχει πρόσβαση σε οποιαδήποτε δεδομένα σε δευτερόλεπτα, εξαλείφοντας την απώλεια χρόνου με μ Διευθύνων Σύμβουλος. 

2. Ηλεκτρονική Υπογραφή

Η ρουμπρίκα των εγγράφων είναι ένα κρίσιμο βήμα στον ΥΕ, είτε για συμβάσεις, εισαγωγές, απολύσεις ή συμφωνίες Τα ηλεκτρονικά εργαλεία υπογραφής διασφαλίζουν τη νομική εγκυρότητα, ευελιξία και προστασία Με αυτά, είναι δυνατή η αποστολή, η επικύρωση και η αποθήκευση εγγράφων χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης ή μετα.

3. Αποθήκευση Cloud

Η αποθήκευση στο cloud είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της προσβασιμότητας και της ασφάλειας των γραπτών στο περιβάλλον σε απευθείας σύνδεση. Αυτός ο μηχανισμός σας επιτρέπει να ανοίξετε πληροφορίες από οπουδήποτε, ανά πάσα στιγμή Επιπλέον, η κρυπτογράφηση δεδομένων και η αντίγραφα ασφαλείας αυτόματες εγγυήσεις ασφάλειας στις πληροφορίες.

4. Πλατφόρμες συνεργασίας και κοινής χρήσης

Τα εργαλεία για τη διεξαγωγή απομακρυσμένων συναντήσεων, τον προγραμματισμό εργασιών και την παρακολούθηση της ανάπτυξής τους διευκολύνουν τη συνεργασία των ομάδων και την ασφαλή κοινή χρήση υλικού ροές εργασίας αποτελεσματική, εγκρίνετε τεκμηρίωση σε πραγματικό χρόνο και διατηρήστε όλα ενδιαφερόμενοι φορείς ευθυγραμμισμένο.

5. Ολοκληρωμένη τεχνητή νοημοσύνη 

Συστήματα με εγγενή τεχνητή νοημοσύνη (AI), δηλαδή επεξεργασμένα για το σωστό δικτυακός τόπος, είναι θεμελιώδεις για τη βελτιστοποίηση της υπηρεσίας που γίνεται εκε αμπέραντον Ψηφιακός Βοηθός + Υπογραφή Λοιπόν, η τεχνητή νοημοσύνη συνδέεται με τη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής Με αυτά, οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν συγκεκριμένες ερωτήσεις σχετικά με το περιεχόμενο που θα υπογράψουν Αυτό μειώνει την ανάγκη Διευθύνων Σύμβουλος. 

Τέλος, για τον Mencaci, η έξυπνη διαχείριση δεν είναι μόνο θέμα τεχνολογίας, αλλά επιβίωσης στην τρέχουσα αγορ Οι εταιρείες που υιοθετούν αυτές τις διαμορφώσεις κερδίζουν σε παραγωγικότητα, ασφάλεια και ανταγωνιστικότητα, ενώ μειώνουν το κόστος και τους κινδύνους“, καταλήγει.