Από το 2013, με ένα στο YouTube όπου ο Διευθύνων Σύμβουλος της Google Ventures εξήγησε πώς η Google χρησιμοποιούσε τα OKR εκείνη την εποχή, και αργότερα, το 2018, με το βιβλίο του John Doerr, « Measure What Matters », τα OKR έχουν γίνει δημοφιλή παγκοσμίως. Αυτό που έχουμε δει από τότε είναι σύγχυση ανάμεσα στην αλφαβητική σούπα των εργαλείων διαχείρισης. Άλλωστε, ποια είναι η διαφορά μεταξύ των KPI - Βασικών Δεικτών Απόδοσης - και των OKR - Στόχων και Βασικών Αποτελεσμάτων;
Λοιπόν, οι KPI είναι βασικές μετρήσεις που υποδεικνύουν το παρελθόν. Είναι δείκτες που αντικατοπτρίζουν την πρόοδο, την κατάσταση και την εύρυθμη λειτουργία των καθημερινών διαδικασιών και δραστηριοτήτων. Από αυτά τα ιστορικά δεδομένα, είναι δυνατό να ληφθούν αποφάσεις για το τι θα γίνει στη συνέχεια. Γενικά, είναι δείκτες εσόδων, ικανοποίησης πελατών, όγκου πωλήσεων, κόστους, μεταξύ άλλων, και δεν έχουν καθορισμένο χρονικό πλαίσιο.
Τα OKR, από την άλλη πλευρά, είναι ένα πλαίσιο για τον καθορισμό φιλόδοξων στόχων με τη δική τους δομή, συμπεριλαμβανομένων των Στόχων και των Βασικών Αποτελεσμάτων. Είναι μια προσέγγιση που κοιτάζει προς το μέλλον. Έχουν προθεσμία, συνήθως τριμηνιαία, και συνιστάται η χρήση των άλλων χαρακτηριστικών των στόχων SMART. Και αντί να χρησιμοποιείτε δείκτες rearview mirror, είναι πιο σκόπιμο να χρησιμοποιείτε δείκτες τάσης σε αυτά τα Βασικά Αποτελέσματα. Επομένως, είναι σαφές ότι τα δύο εργαλεία έχουν διαφορετικούς σκοπούς.
Το 2017, όταν βρέθηκα στη μέση της μεγαλύτερης εφαρμογής OKR στην Αμερική, η ακόλουθη αναλογία μας βοήθησε να κατανοήσουμε καλύτερα τον ρόλο του καθενός: Οι KPI είναι οι δείκτες στο ταμπλό ενός αυτοκινήτου: καύσιμο, λάδι, μεταξύ άλλων. Ενώ οι OKR είναι σαν το Waze. Πρέπει να ξέρετε αν έχετε αρκετή βενζίνη για να φτάσετε στον προορισμό σας και μπορεί να χαθείτε στην πορεία και να υπολογίσετε ξανά τη διαδρομή σας για να φτάσετε στον στόχο σας.
Από την άλλη πλευρά, αν οι σκοποί είναι διαφορετικοί, γιατί οι άνθρωποι τους συγχέουν; Το θέμα είναι ότι, κατά τη διαδικασία διαχείρισης, σε διάφορες χρονικές στιγμές, η εφαρμογή των εννοιών των εργαλείων γίνεται ανάμεικτη. Οι KPI υπάρχουν λόγω της φύσης της λειτουργίας, του τι κάνει η εταιρεία και των τρεχουσών διαδικασιών. Και οι δύο έχουν μετρήσεις και βλέπουμε έναν KPI να είναι ένας KR, καθώς και τη βελτίωση ενός KPI να είναι ένας στόχος. Είναι μετρήσεις και οι άνθρωποι θέλουν να βελτιώσουν τη μέτρηση.
Τελικά, η σύγχυση προκύπτει όταν δεν προσδιορίζουμε την καλύτερη στιγμή για να χρησιμοποιήσουμε τη μία ή την άλλη έννοια. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε και να είστε σε θέση να εφαρμόζετε και τα δύο εργαλεία ταυτόχρονα, καθώς αλληλοσυμπληρώνονται και θα βελτιώσουν τη συνολική σας διαχείριση. Είναι σαν την τέχνη. Υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι για να εφαρμόσετε ένα πινέλο, ένα χρώμα και τα δύο είναι μέσα για να δημιουργήσετε το τελικό προϊόν.
Υπό αυτή την έννοια, είναι απαραίτητο να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στην πραγματικότητα της εταιρείας σας γενικά και στον τρόπο με τον οποίο διεξάγεται η διαχείριση, επειδή από έναν υπάρχοντα δείκτη (έναν KPI), μπορεί να προκύψει ένας επιχειρηματικός στόχος (ένας OKR), αλλά δεν θα χρειαστεί να βελτιωθούν όλοι οι KPI. Στην πραγματικότητα, πολλές φορές δεν θα έχουμε τους οικονομικούς, υλικούς, ακόμη και ανθρώπινους πόρους για να βελτιώσουμε πολλούς ταυτόχρονα.
Δεδομένου αυτού του σεναρίου, είναι απαραίτητο να μάθουμε να ιεραρχούμε, να επιλέγουμε πού να στοιχηματίζουμε σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή: αυτά τα στοιχήματα είναι OKR. Με άλλα λόγια, πρέπει να αναλύσετε τους KPI, που είναι οι δείκτες που έχουν ήδη συμβεί, για να μπορέσετε να ορίσετε τους OKR, που δεν έχουν ακόμη συμβεί. Έτσι, όλα θα είναι αλληλένδετα και θα έχουν νόημα, έτσι ώστε να επιτύχετε τους στόχους σας, να τους επιτύχετε και να έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα στο τέλος του κύκλου.
Δεν μπορείτε να λύσετε πολλά προβλήματα ταυτόχρονα. Πρέπει να κατανοήσετε ποια προβλήματα αντιμετωπίζετε για να αυξήσετε τελικά τα έσοδά σας. Μόνο τότε μπορείτε να ορίσετε τα OKR σας, να ιεραρχήσετε τα προβλήματα και, καθώς προχωράτε προς την σωστή επίλυσή τους, να επιλέξετε μια άλλη, προσαρμόζοντας την πορεία σας και πλησιάζοντας όλο και περισσότερο τον στόχο σας.
