Split payment herausfordert Kasse und Governance in Unternehmen bei der Steuerreform.

Mit der Einführung der Steuerreform, der Einführung der Umsatzsteuer auf Güter und Dienstleistungen (IBS) und der Abgabe auf Güter und Dienstleistungen (CBS), wird sich das Geschäftsumfeld in Brasilien strukturell verändern. Unter den vorgesehenen Mechanismen ist die sogenannte Split Payment-Methode, oder die aufgeteilte Zahlung, möglicherweise eines der disruptivsten Instrumente aus operativer, finanzieller und systemischer Sicht.

In diesem neuen Modell wird der Steuervorauszahlungsbetrag automatisch beim Transaktionabschluss getrennt und direkt an die Steuerbehörde abgeführt. Der Lieferant erhält somit nur den Nettobetrag. Obwohl das Vorhaben die Steuerhinterziehung bekämpfen und die Steuereinnahmen optimieren soll, erfordert es tiefgreifende Überarbeitungen der Geschäftsprozesse und erzeugt erhebliche Unsicherheiten, insbesondere für die Verantwortlichen der Finanz-, Handels-, Steuer-, Logistik- und Technologiebereiche.

Das liegt daran, dass Split Payment in der Praxis ein neues Cashflow-Design, eine neue Preisgestaltung, eine neue Systemgovernance und eine Vertragsverhandlung erfordert. Daher wird die Geschäftsleitung in eine Position des Protagonisten versetzt und arbeitet nicht nur als Unterstützer der steuerlichen Umstellung, sondern als strategischer Akteur, um Kontinuität, Liquidität und Widerstandsfähigkeit zu gewährleisten.

Der Kassenbestand der Unternehmen wird direkt betroffen sein. Mit dem niedrigeren Nettoergebnis wird es notwendig sein, den Betriebsmittelkredit umzustrukturieren, die Finanzprognosen zu überarbeiten und die Bankkredite neu zu verhandeln, auch weil die Finanzplanbarkeit, ein wesentlicher Faktor für das Ergebnis, zunächst beeinträchtigt sein wird.

Darüber hinaus kann die Liquidität der Lieferanten ebenfalls beeinträchtigt werden, was sich auf Lieferzeiten und Logistikverträge auswirkt. Interdependente Lieferketten, wie Vertrieb und Wiederverkauf, können operative Unterbrechungen erleiden; und die Reduzierung des Nettoerlöses kann Preisänderungen, Rabatte und Provisionen erzwingen, was zu Vertragsrevisionen mit großen Kunden führt und die Margen beeinflusst.

Die Abstimmung zwischen dem, was zurückgehalten, weitergegeben und aufgezeichnet wird, erfordert nun eine intensive digitale Governance und größere Investitionen in die interne Kontrolle. Ein technischer Fehler kann sich schnell in steuerliche und reputative Verbindlichkeiten verwandeln.

Es ist wichtig zu betonen, dass ERP-Systeme, Zahlungs-Gateways, steuerliche und buchhalterische Module nahtlos miteinander integriert sein müssen, um die steuerliche Aufspaltung zu bewältigen. Unternehmen mit mehreren Systemen oder geringer digitaler Reife werden mit hohen Integrationskosten und dem Risiko von Inkonsistenzen konfrontiert.

Praktische Unsicherheiten beunruhigen den Markt immer noch sehr.

Trotz der allgemeinen Richtlinien gibt es in verschiedenen operativen Szenarien noch keine klare Definition dafür, wie sie im Rahmen des Split-Payment-Systems in der Praxis funktionieren werden. Dies erhöht die Komplexität und löst Warnsignale bei den Unternehmensleitern aus.

Einige aufgeworfene Fragen drehen sich darum, wie die Rückgabe von Waren funktionieren wird, nachdem die Steuer bereits erhoben wurde. Wie wird der Anpassungsprozess bei Prämien, Handelsrabatten oder Stornierungen von Rechnungen ablaufen? Wird es eine automatisierte Möglichkeit für die Rückerstattung ungerechtfertigt bezahlter Steuern oder zu erstattender Beträge geben? Ist das Steuersystem bereit, mit dem Volumen und der Vielfalt der Transaktionen in Echtzeit umzugehen?

Diese noch unbeantworteten Fragen deuten darauf hin, dass die Auswirkungen des Split Payments nicht auf den steuerlichen Bereich beschränkt sind. Sie beeinträchtigen das Kerngeschäft und die operative Marge der Unternehmen, was eine Prozessüberarbeitung, eine Kostenrestrukturierung und ein Neudesign der Wertschöpfungskette erfordert.

Für die Geschäftsleitung bedeutet dies, proaktiv zu handeln, indem simulierte finanzielle Szenarien, die Auswirkungen auf den Haushalt und die Fähigkeit des Unternehmens, Schwankungen im Kassenbestand zu absorbieren, bewertet werden. Letztendlich spiegelt sich all diese Komplexität am Ende des Tages im Ergebnis wider, das direkt vom Zahlungsfluss abhängt.

Diese neue Situation erfordert, dass Unternehmen sich im Voraus vorbereiten, indem sie Simulationen durchführen und die Werte mithilfe externer Kalkulationssoftware überprüfen, um den Steuerkonformitätsanforderungen gerecht zu werden, die Steuerrichtlinien zu zentralisieren und sicherzustellen, dass die separierten, gutgeschriebenen und verrechneten Beträge vollständig den geltenden Gesetzen entsprechen. Denn wenn es bis heute bereits Einbehaltungen und Bürokratie gibt, damit der Steuerpflichtige Gelder zurück erhält, die ihm zustehen, stellen Sie sich den Einfluss und die Komplexität eines Systems vor, das auf *Split Payment* basiert.

Dadurch haben die Unternehmen erkannt, dass es diverse Vorteile wie die Reduzierung menschlicher Fehler und Nacharbeiten, die schnelle Anpassung an Gesetzesänderungen ohne Stillstand der Systeme, die Integration mit ERP-Systemen und mehreren Management-Systemen, die für Großunternehmen essentiell sind, sowie eine bessere Steuer- und Finanzprognose gibt.

Die Steuerreform und insbesondere die Split Payment-Regelung sollten als neues Kapitel der Unternehmensführung verstanden werden. CEOs, CFOs, COOs und Führungskräfte der kritischen Bereiche müssen von Anfang an die Hauptrolle übernehmen und eine systematische Reaktion auf die damit verbundene Komplexität fördern.

Glauben Sie immer noch, dieses Thema sei nur eine Herausforderung für die Finanz- und IT-Abteilung? Split Payment beweist das Gegenteil. Es definiert Prozesse neu, beeinflusst Preisentscheidungen, den Cashflow, Investitionen und sogar die Wahrnehmung des Unternehmens durch den Markt. Wer jetzt nicht die Führung übernimmt, wird es zu spät feststellen: Er hat die Kontrolle vielleicht verloren.

Thais Borges ist Commercial Director und Marketing Director der Systax, Unternehmen, das technologische Lösungen für den Steuermarkt entwickelt.