Kleinunternehmen, große Risiken: 5 Gesetze, die Ihr Unternehmen einhalten muss und von denen Sie vielleicht nichts wissen

Oftentimes, the dream of entrepreneurship in Brazil clashes with a harsh reality: the complexity of legislation. Laut einer Erhebung des Brasilianischen Instituts für Steuerplanung (IBPT) wurden seit der Verkündung der Bundesverfassung von 1988 bis 2024 mehr als 7,8 Millionen Normen erlassen, davon 517.000 nur im Steuerrecht — was einer neuen Steuervorschrift alle 25 Minuten entspricht. Für kleine Unternehmer, die normalerweise keine strukturierte Rechts- oder Compliance-Abteilung haben, kann diese Herausforderung finanzielle Verluste oder sogar die Schließung des Betriebs bedeuten.

Das ist die Warnung von Gleison Loureiro, CEO und Gründer von AmbLegis, das seit 22 Jahren im Bereich Anforderungsmanagement und rechtliche Compliance tätig ist und Unternehmen aller Größen und Branchen durch die von seinem Expertenteam entwickelte Software unterstützt. Es besteht ein falscher Eindruck, dass diese Unternehmen aufgrund ihrer kleineren Größe von einer Reihe von Anforderungen befreit sind. Aber die Wahrheit ist, dass viele Gesetze für alle gelten, unabhängig von ihrer Größe, sagt er.

Unter den rechtlichen Anforderungen, die von kleinen und mittleren Unternehmen häufig ignoriert werden, nennt der Experte fünf:

1. DEFIS (Erklärung der sozioökonomischen und steuerlichen Informationen): verpflichtend für Unternehmen im Simples Nacional, muss jährlich beim Bundesfinanzamt eingereicht werden;
2. Regelungsnormen (NRs): legen Sicherheits- und Gesundheitsstandards am Arbeitsplatz fest, auch bei kleinen Betrieben, und erfordern spezifische Dokumente, Schulungen und Kontrollen;
3. LGPD (Allgemeines Datenschutzgesetz): legt strenge Regeln für die Erhebung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten fest, auch für Kleinunternehmen;
4. Umwelt- und Gesundheitsgenehmigungen: Auch geringfügige Geschäfte müssen bei den zuständigen Behörden registriert sein.
5. ECD und ECF (Digitale Buchhaltungs-/Steueraufzeichnung): verpflichtend für Unternehmen außerhalb des Simples Nacional, mit detaillierten Regeln und strengen Fristen.
   

Das Ignorieren dieser Verpflichtungen kann teuer werden. Die Strafen reichen von Millionenzahlungen, wie sie in der LGPD vorgesehen sind (bis zu 2 % des Umsatzes, begrenzt auf 50 Millionen R$ pro Verstoß), bis hin zu Sperrungen, arbeitsrechtlichen oder zivilrechtlichen Verfahren sowie Schwierigkeiten beim Erhalt von Krediten, der Teilnahme an Ausschreibungen oder dem Abschluss von Partnerschaften. „Für ein kleines Unternehmen kann jeder unvorhergesehene Einfluss auf die Kasse tödlich sein“, betont der CEO.

Neben den rechtlichen Konsequenzen kann die Nichteinhaltung auch das Image des Unternehmens beeinträchtigen. „Der Ruf ist ein wertvolles Gut. Probleme mit Verbrauchern, Datenlecks oder Beschwerden über schlechte Arbeitsbedingungen können das Vertrauen des Marktes untergraben“, ergänzt Loureiro.

Technologie als Verbündeter

Bei so vielen Anforderungen ist die manuelle Steuerung praktisch unmöglich. Hier kommt die Technologie als Verbündeter des kleinen Unternehmers ins Spiel. „O AmbLegis erstellt eine vollständig personalisierte Übersicht der anwendbaren Gesetzgebung, automatisiert die Kartierung, Überwachung und Aktualisierung der gesetzlichen Verpflichtungen, sendet regelmäßige Benachrichtigungen entsprechend dem Status jedes Kunden und der Betreuung hinsichtlich Fristen, Gesetzesänderungen und offenen Punkten“, erklärt der CEO. „Unser Ziel ist es, den Zugang zu rechtlicher Verwaltung und Compliance zu demokratisieren. Mit Technologie kann selbst ein kleines Unternehmen mit demselben Kontroll- und Sicherheitsniveau wie ein großes Unternehmen operieren“, erklärt Loureiro.

Neben der Vermeidung von Risiken ermöglicht der Einsatz automatisierter Werkzeuge eine schnellere Verfolgung der ständigen Änderungen in der Gesetzgebung – was besonders angesichts neuer Regelungen, die bereits in den kommenden Monaten in Kraft treten, unerlässlich ist. Zu den neuesten Gesetzen, die eine verstärkte Überwachung erfordern, gehören die LGPD selbst, deren Überwachung sich verstärkt, die Aktualisierung der NR 1 sowie die für 2025 geplanten Änderungen im Simples Nacional, wie die Verpflichtung des Steuerregime-Codes (CRT 4) auf den ausgestellten elektronischen Rechnungen von MEIs.

Unternehmerisch tätig zu sein ist bereits eine Herausforderung. Doch die Gesetzgebung zu ignorieren, kann ein gutes Geschäft in Kopfschmerzen verwandeln. Rechtzeitig alle Verpflichtungen zu erfüllen, ist vor allem eine Möglichkeit, die Zukunft des Unternehmens zu schützen, schließt der CEO von AmbLegis.