Mit der nahenden Black Friday müssen der Einzelhandel und der E-Commerce doppelt aufpassen, um die Steuerverwaltung in Ordnung zu halten. Während dieses Zeitraums nehmen die finanziellen Bewegungen und das Transaktionsvolumen zu, wodurch die Notwendigkeit, den steuerlichen Verpflichtungen mehr Aufmerksamkeit zu schenken, größer wird.
„Fehler bei der Steuerberechnung, Verzögerungen bei der Ausstellung von Dokumenten und ein langsamer Steuerfluss führen zur Nichteinhaltung von Fristen und Verpflichtungen, was zu Geldstrafen und beeinträchtigtem Cashflow führen kann. Das ist ungünstig in einer Zeit, in der Unternehmen darauf fokussiert sind, die Spitzen des Verbrauchs mit der größtmöglichen Agilität und Durchsetzungskraft bei ihren Markteinführungen auszunutzen“, sagt er.Adriana Karpovicz, Director of Key Account Sales bei Qive, einemPlattformVerantwortlich für die Verwaltung von Steuerdokumenten für über 150.000 Unternehmen in Brasilien.
Um Unternehmern dabei zu helfen, sich in dieser Situation zurechtzufinden, hat der Spezialist acht wichtige Tipps zusammengestellt, die das Steuermanagement Ihres Unternehmens verbessern und sicherstellen können, dass Unternehmen neben dem Verkaufserfolg auch ihre finanzielle Gesundheit bewahren.
- Machen Sie Fortschritte bei der Steuerorganisation
Der Zeitraum vor dem Black Friday ist interessant, um die steuerliche Organisation des Unternehmens zu überprüfen. Es ist notwendig, die Besonderheiten des Black Friday zu berücksichtigen, wie Rabatte und Aktionen, die die Bemessungsgrundlage der Steuern beeinflussen können. Für kleinere Unternehmen ist dies noch entscheidender, da der Spielraum für Fehler und unvorhergesehene finanzielle Ereignisse die Ergebnisse stärker beeinflussen kann.Es ist wichtig zu überprüfen, ob die Managementsysteme auf die steigenden Verkaufszahlen vorbereitet sind und ob die steuerlichen Informationen korrekt sind. Eine kurze Schulung des Teams, um mit der gestiegenen Nachfrage umzugehen und Rechnungen korrekt auszustellen, kann ebenfalls positiv sein. Die Aufbewahrung der steuerlichen Dokumentation, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, erleichtert auch die Ausstellung von Rechnungen und die Steuererklärung.
- Aktuelle Gesetzgebung im Blick
Die steuerlichen Vorschriften können sich im Laufe des Jahres ändern, und es ist entscheidend, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Verfolgen Sie Änderungen, die die Besteuerung von Online- oder stationären Verkäufen während des Black Friday beeinflussen könnten. Kleinunternehmen und E-Commerce-Unternehmen sollten besondere Aufmerksamkeit auf Änderungen bei Steuern wie ICMS und ISS legen, die regional variieren können.
- Achten Sie auf die Ratenkonditionen und Steuern
Ratenzahlungen anzubieten ist während der Black Friday üblich, aber man muss daran denken, dass die Steuern bei Ausstellung der Rechnung erhoben werden, unabhängig von der Ratenzahlung. Daher ist es notwendig, den Cashflow bei der Planung zu berücksichtigen, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens nicht durch langfristige Raten zu gefährden.
- Dokumentation und Archivierung stärken
Organisieren Sie alle in diesem Zeitraum erstellten Steuerdokumente: Rechnungen, Quittungen und Steuerzahlungsnachweise. Dies erleichtert die Rechenschaftspflicht und zukünftige Prüfungen. Für KMUs, die oft mit kleinen Teams arbeiten, kann diese Organisation rechtliche Komplikationen und Nacharbeit vermeiden.
- Durchführung interner Audits
Vor Beginn der Black Friday sollten Sie interne Audits durchführen, um Steuerprozesse zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine offenen Punkte oder Fehler vorliegen, die zu Strafen führen könnten. Diese Vorsichtsmaßnahme ist besonders relevant für stationäre Einzelhandelsunternehmen, die während dieses Zeitraums mit einer großen Menge an Steuerdokumenten umgehen. Erstellen Sie Prozesse, um eine effiziente Bestandskontrolle zu gewährleisten und somit Steuerprobleme zu vermeiden. Sicherstellen, dass die Produkte ordnungsgemäß registriert sind, ist entscheidend, um Unterschiede bei der Steuerberechnung zu vermeiden. Halten Sie den Lagerbestand aktuell und überwachen Sie den Zu- und Abgang von Waren, um die Rechnungsstellung an den tatsächlichen Lagerbestand anzupassen.
- Planen Sie Ihren Cashflow genau
Der Anstieg der Black Friday-Verkäufe ist eine Gelegenheit, die Kasse zu erhöhen, aber die Steuern können einen Teil dieses Ergebnisses aufzehren. Behalten Sie eine klare Prognose der Steuern, die in den kommenden Monaten zu zahlen sind, um Überraschungen zu vermeiden und nach der Aktionsphase eine positive Bilanz zu gewährleisten.
- Nutzen Sie Steueranreize und Steuerregelungen
Recherchieren Sie und nutzen Sie mögliche steuerliche Anreize, die Ihrem Unternehmen während des Black Friday zugutekommen könnten. Kleinunternehmen, die für den Simples Nacional optieren, können von einem vereinfachten Steuersystem profitieren, während große Einzelhändler staatliche oder bundesstaatliche Anreize zur Steuerentlastung suchen können.
- Einsatz von Steuermanagementtechnologien
Die Einführung von Technologien ist entscheidend, um eine effiziente Steuerverwaltung sicherzustellen. Digitale Werkzeuge wie Management-Software automatisieren Prozesse wie die Ausstellung von Rechnungen, Steuerberechnungen und Bestandskontrolle, wodurch die Möglichkeit von Fehlern, Zahlungsfristenverlusten und fehlerhaften Rechnungsinformationen praktisch eliminiert werden. Darüber hinaus helfen integrierte E-Commerce- und Zahlungsplattformen dabei, Verkäufe in Echtzeit zu überwachen, und stellen sicher, dass alle Vorgänge den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Der Einsatz von Technologien vereinfacht das Management und reduziert manuelle Fehler, sodass der Unternehmer sich während des Black Friday auf Verkaufsstrategien konzentrieren kann.
