Acht Tipps zur Verbesserung der Steuerverwaltung Ihres Unternehmens vor dem Black Friday

Mit dem Black Friday vor der Tür müssen Einzelhandel und E-Commerce ihre Aufmerksamkeit auf die steuerliche Verwaltung richten. In dieser Zeit intensivieren sich die Finanzbewegungen und die Transaktionsmengen, infolgedessen wird die Notwendigkeit, den Steuerschuldpflichten mehr Aufmerksamkeit zu widmen, größer. 

"Fehler bei der Steuerberechnung, Verzögerungen beim Einreichen von Dokumenten und ein langsamer Steuerfluss führen zu Verstößen gegen Fristen und Pflichten, was zu Bußgeldern und Einbußen beim Cashflow führen kann – dies ist ungünstig in einer Zeit, in der Unternehmen darauf fokussiert sind, den Konsumhöhepunkt mit größtmöglicher Schnelligkeit und Präzision bei ihren Einreichungen zu nutzen", so ... Adriana Karpovicz, Verkaufsleiterin für Großkunden bei Qive, eine ... Plattform verantwortlich für die Verwaltung von Steuerdokumenten von über 150.000 Unternehmen in Brasilien. 

Um Expertinnen hat acht wichtige Tipps zusammengestellt, um Unternehmern zu helfen, sich in diesem Umfeld zurechtzufinden. Diese Tipps verbessern die Finanzverwaltung ihres Unternehmens und gewährleisten, dass neben dem Verkaufserfolg auch die finanzielle Gesundheit der Unternehmen unversehrt bleibt.

1. Antizipieren Sie bei der Finanzorganisation

Die Zeit vor dem Black Friday ist interessant, um die steuerliche Organisation des Unternehmens zu überprüfen. Man muss die Besonderheiten des Black Friday, wie Rabatte und Aktionen, berücksichtigen, die die Grundlage für die Berechnung der Steuern beeinflussen können. Für kleinere Unternehmen ist dies noch wichtiger, da die Marge für Fehler und finanzielle Unvorhergesehenes die Ergebnisse stärker beeinflussen kann. Es ist wichtig zu prüfen, ob die Managementsysteme auf den Anstieg des Verkaufsvolumens vorbereitet sind und ob die Steuerinformationen korrekt sind. Eine kurze Schulung des Teams für den Umgang mit der erhöhten Nachfrage und die korrekte Ausstellung von Rechnungen kann ebenfalls positiv sein. Die Aufrechterhaltung der steuerlichen Dokumentation, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, geordnet, erleichtert auch die Ausstellung von Rechnungen und die Berechnung der Steuern.

2. Überwachen Sie die geltende Gesetzgebung.

Die steuerlichen Vorschriften können sich im Laufe des Jahres ändern, und es ist unerlässlich, auf dem Laufenden zu bleiben. Folgen Sie den Änderungen, die sich auf die Besteuerung von Online- oder stationären Verkäufen während der Black Friday-Aktion auswirken könnten. Kleinunternehmen und E-Commerce-Unternehmen sollten den Änderungen von Steuern wie dem ICMS und ISS, die je nach Region variieren können, besondere Aufmerksamkeit schenken. 

3. Achtung auf Ratenzahlungskonditionen und Steuern

Die Angebot von Ratenzahlungen ist während der Black Friday üblich, aber man muss bedenken, dass die Steuern bei Ausstellung der Rechnung erhoben werden, unabhängig von der Zahlungsart auf Raten. Daher ist es wichtig, den Cashflow bei der Planung zu berücksichtigen, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens nicht durch langfristige Raten zu gefährden.

4. Verbessern Sie die Dokumentation und die Archivierung

Organisieren Sie alle in diesem Zeitraum erstellten Finanzdokumente: Rechnungen, Quittungen und Steuerzahlungsnachweise. Dies erleichtert die Rechnungslegung und zukünftige Audits. Für KMU, die oft mit reduzierten Teams arbeiten, kann diese Organisation rechtliche Komplikationen und Nacharbeiten vermeiden.

5. Interne Audits durchführen

Bevor die Black Friday-Aktion beginnt, sollten Sie interne Audits durchführen, um Ihre Steuervorgänge zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine offenen Punkte oder Fehler vorliegen, die zu Strafen führen könnten. Diese Vorsichtsmaßnahme ist für Unternehmen im stationären Einzelhandel besonders wichtig, da diese während dieser Zeit typischerweise mit einer großen Anzahl von Steuerdokumenten zu tun haben. Erstellen Sie Prozesse für eine effiziente Lagerkontrolle, um so Steuerausfall zu vermeiden. Es ist unerlässlich sicherzustellen, dass die Produkte ordnungsgemäß registriert sind, um Abweichungen bei der Steuerberechnung zu vermeiden. Halten Sie den Lagerbestand aktuell und verfolgen Sie den Wareneingang und -ausgang, um die Umsätze dem tatsächlichen Lagerbestand anzupassen.

6. Planen Sie den Cashflow präzise.

Der starke Umsatzanstieg anlässlich des Black Friday bietet eine Chance, die Kasse aufzufüllen, doch Steuern können einen Teil dieses Ergebnisses verbrauchen. Halten Sie eine klare Prognose der Steuern, die in den kommenden Monaten fällig werden, um Überraschungen zu vermeiden und ein positives Ergebnis nach dem Aktionszeitraum sicherzustellen.

7. Nutzen Sie steuerliche Anreize und Steuersysteme.

Recherchieren Sie und nutzen Sie potenzielle Steueranreize, die Ihr Unternehmen während der Black Friday Woche profitieren lassen könnten. Kleinunternehmen, die dem "Simples Nacional" unterliegen, können beispielsweise von einer vereinfachten Besteuerung profitieren, während große Einzelhändler staatliche oder bundesstaatliche Anreize suchen können, um die Steuerbelastung zu senken.

8. Verwendung von Steuervorschriften-Management-Technologien 

Die Implementierung von Technologien ist entscheidend für eine effiziente Finanzverwaltung. Digitale Werkzeuge wie Management-Software automatisieren Prozesse wie die Ausstellung von Rechnungen, die Berechnung von Steuern und die Lagerkontrolle, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Verpassung von Zahlungsfristen und der Ausstellung von Rechnungen mit falschen Informationen praktisch aufgehoben wird. Darüber hinaus unterstützen integrierte E-Commerce- und Zahlungsplattformen die Echtzeit-Verfolgung der Verkäufe und stellen sicher, dass alle Operationen den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Die Nutzung von Technologien vereinfacht die Verwaltung und reduziert manuelle Fehler, sodass sich der Unternehmer während der Black Friday-Aktion auf Verkaufsstrategien konzentrieren kann.