Im Einzelhandel ist die Steuerverwaltung eine komplexe Aufgabe, die die Ausstellung von Rechnungen, die Überwachung gesetzlicher Änderungen und die Steuererklärung umfasst. Die Automatisierung dieser Prozesse ist entscheidend, um die manuelle Arbeitsbelastung zu reduzieren und menschliche Fehler zu minimieren, sodass sich die Mitarbeitenden auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
Es ist bekannt, dass die Bürokratie im Zusammenhang mit Steuerdokumenten in Brasilien auch einen Vorteil mit sich bringt: Wir sind eines der wenigen Länder, das die Informationen über die Handels- und Steuertransaktion in demselben Dokument zentralisiert, das offiziell und prüfbar ist. Darüber hinaus enthält jede Rechnung mehr als 600 Felder, von denen viele von der Finanzbehörde selbst validiert werden und relevante Informationen über Ihr Geschäft, Produkt, Lieferanten und Transportunternehmen enthalten. Deshalb bietet die Quittung neben allen steuerlichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen auch einen Wettbewerbsvorteil für diejenigen, die sie analysieren und Warnungen zu ihren Feldern erstellen können.
„Technologien sind von entscheidender Bedeutung, um Compliance und Effizienz im Steuermanagement sicherzustellen, aber auch, um Daten zeitnah in strategische Erkenntnisse umzuwandeln. Auf dem Höhepunkt ihrer Möglichkeiten bieten sie die Möglichkeit, die Steuerbürokratie in einen Wettbewerbsvorteil umzuwandeln, der für das Überleben und nachhaltige Wachstum im äußerst dynamischen Einzelhandelsumfeld von entscheidender Bedeutung ist“, sagt er.Marcus Araújo, Head of Data & Principal Data Scientist beiich archivierte, eine Plattform, die für die Verwaltung der Steuerdokumente von mehr als 140.000 Unternehmen zuständig ist.
Der Spezialist erklärt die Bedeutung der Automatisierung von Verwaltungsprozessen in Einzelhandelsunternehmen und kommentiert, wie man Steuerdaten zum Vorteil des Geschäfts nutzen kann.
Strategisches Steuermanagement
Die Implementierung eines ERP-Systems, einer Verwaltungssoftware für Einzelhandelsunternehmen, ist entscheidend, um effiziente Managementkontrollen durchzuführen. Dazu gehören die Verwaltung der Selbstkostenpreise, die Ermittlung der Gewinnmarge, der Verkaufspreis, die Bestandskontrolle und die Ausstellung von Rechnungen. Ein Prozessautomatisierungssystem integriert die verschiedenen Bereiche des Unternehmens, optimiert Aufgaben und steigert die operative und finanzielle Effizienz.
Nach meiner Erfahrung nehmen Analysen mit großer strategischer Reichweite in der Regel 80 bis 90 % der Zeit für Aufgaben zur Recherche und Konsolidierung von Informationen in Anspruch, das heißt, bei 10 Arbeitsstunden sind tatsächlich 2 Stunden für die Analyse vorgesehen. Außerdem können sie 3 bis 4 Versionen benötigen, bis eine Entscheidung getroffen wird. Ein integriertes ERP-System mit allen nützlichen und organisierten Informationsquellen kann daher die Zeit für die Datenbereinigung zurückgeben und die Zeit bis zur Entscheidungsfindung um bis zu das Fünffache verkürzen, mit fundierteren Analysen, bewertet Araújo.
Die Integration des ERP mit der Automatisierung der Steuerdaten wird immer wichtiger, damit der Einzelhandel fundierte und effektive Entscheidungen treffen kann. Die Extraktion und Analyse von Steuerdaten ermöglicht es Einzelhändlern, Kaufmuster, Saisonalität und Verbraucherpräferenzen zu erkennen. Diese Informationen sind entscheidend, um den Lagerbestand zu optimieren und Marketingkampagnen genauer zu planen.
Im Einzelhandelsmarkt arbeitet man mit unterschiedlichen Mengen an Rechnungsvolumen. Es gibt Unternehmen, die monatlich einige hundert Rechnungen importieren müssen, bis hin zu Fällen, in denen 30 Millionen Rechnungen pro Monat verarbeitet werden. Ein gutes Beispiel dafür war, als ein Einzelhandelsriese die Fehler bei der Abstimmung zwischen Bestellaufträgen und den Rechnungen seiner Lieferanten reduzieren musste. Die Verzögerung und Fehler in diesem Prozess beeinträchtigten verschiedene Bereiche des Betriebs landesweit. Nach der Automatisierung der Erfassung und Strukturierung der Rechnung sowie der Minderung der Fehler gewannen sie auch Einblick darin, welche Lieferanten ihre Verpflichtungen am meisten und am wenigsten erfüllen. Diese Transparenz und Kontrolle über die Lieferanten ermöglichten eine bessere Gestaltung der Richtlinien, um die Vorhersehbarkeit für alle Beteiligten (Lieferant, Lager, Geschäfte und Endverbraucher) zu gewährleisten, erklärt der Experte.
Die Implementierung einer automatisierten und strategischen Steuerverwaltung bringt dem Einzelhandel zahlreiche Vorteile, wie Steuerkontrolle und Kostensenkung. Die Automatisierung ermöglicht eine bessere finanzielle Kontrolle, eine korrekte Parametrierung von Produkten und Steuern sowie eine effizientere Lagerverwaltung.
Auch kann die Optimierung der Produktivität und die steuerliche Konformität genannt werden.Die Integration von Prozessen und Abteilungen des Unternehmens optimiert die Produktivität, ermöglicht eine umfassende Analyse und fundiertere Entscheidungsfindung.
Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung eine kontinuierliche Überwachung der Steuerdaten, gewährleistet die Einhaltung staatlicher Vorschriften und minimiert das Risiko von Strafen.
