Kennen Sie die Eisenhower-Matrix oder haben Sie zumindest schon einmal davon gehört? auch bekannt als die Urgent-Important Matrix, ist ein Zeitmanagement-Tool, das vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower (1890-1969), dem Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte in Europa, während des Zweiten Weltkriegs entwickelt wurde.
Er nutzte es, um Entscheidungen zu treffen und Aufgaben anhand von zwei Hauptkriterien zu priorisieren: Dringlichkeit und Bedeutung Die Matrix unterteilt Aufgaben in vier Quadranten, was eine klare Visualisierung ermöglicht, wo die Bemühungen fokussiert werden sollen und wie die Zeit effizienter organisiert werden kann.
Weißt du was? ich bin sicher du brauchst ein Tool dieser Art um dir zu helfen, das zu organisieren und das gleiche für dein Team zu tun, auf der Grundlage der Originalmatrix habe ich eine Anpassung gemacht, die sich in die Realität der meisten Menschen transportieren lässt Ich nannte es “Quadrado das Prioritäten”, angesichts der einfachen Fixierung des Namens.
Verstehen Sie zunächst: Zeitmanagement zu optimieren und die Produktivität zu steigern, sich Gedanken darüber machen, worauf es bei den zahlreichen Aufgaben des Alltags wirklich ankommt Wenn Sie das Gefühl haben, die Kontrolle über die Zeit zu verlieren, atmen Sie tief durch und bewerten Sie Ihre Aktivitäten klar Fragen Sie sich: Ist die aktuelle Aufgabe unerlässlich, um Ihre Ziele zu erreichen? gibt es etwas, das delegiert oder verschoben werden kann?
Listen Sie zu einem anderen Zeitpunkt alle Aufgaben und Tätigkeiten auf, die Sie erledigen müssen Sortieren Sie jede nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit Und positionieren Sie sie in den entsprechenden Quadranten der Matrix.
Die Matrix hilft dabei, das, was wirklich sofortige Aufmerksamkeit verdient, von dem abzugrenzen, was für die Zukunft geplant oder eliminiert werden kann. Weniger Zeitaufwand für unwichtige Aktivitäten und mehr Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben führen zu weniger Stress.
Die” PRIORitäten “Quadrat, das auch Aufgaben in vier Quadranten unterteilt, ist ein mächtiges Werkzeug für alle, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten, indem sie bewusstere und ausgewogenere Entscheidungen darüber treffen, wie sie ihre Zeit und Energie verbringen.
Durch die Nutzung werden Sie eine positive Veränderung im Verhältnis zwischen Zeit und Erfüllung Ihrer Aufgaben feststellen:
Wichtig und dringend: Diese Tätigkeit müssen Sie HEUTE machen, denn sie hat eine Frist und ist für die Entwicklung (Ihr und das Unternehmen) unerlässlich, wenn sie NICHT ausgeführt wird, wird dies für Sie, jemanden oder die Organisation eine Art Verlust generieren Beispiele: Bezahlen Sie eine Rechnung oder senden Sie einen Vorschlag in der Frist.
Wichtig (aber nicht dringend): Aufgaben, die so bald wie möglich entwickelt werden sollten Sie haben keine so strenge Frist (wie z.B. ein Ticket oder eine juristische Ressource fällig) Wenn es ausgeführt wird, wird es eine Art Gelegenheit oder Nutzen für Sie, jemanden oder das Unternehmen generieren Beispiele: Termin für ein Treffen mit einem potenziellen Kunden; produzieren ein Video, um Ihr Produkt zu bewerben; führen Sie eine Videokonferenz mit dem Lieferanten eines neuen Artikels durch.
Dringend (aber nicht so wichtig): Aufgaben mit einer Frist für HEUTE (wenn sie jetzt nicht ausgeführt werden, ist die Gelegenheit vertan), die aber nicht so vorrangig sind Normalerweise verursachen sie keinen großen Schaden, wenn sie nicht erledigt werden, können aber bei Ausführung einen gewissen Nutzen bringen Beispiele: Teilnahme an einer Schulungsveranstaltung oder einer Fachausschusssitzung.
Nicht dringend und nicht wichtig: Das sind Jobs, die auf deiner Liste stehen, aber warten können oder, wer weiß, sogar delegiert oder gestrichen werden Beispiele: Antworten auf Nachrichten in sozialen Netzwerken, wählen Sie im Büro das Modell der neuen Klimaanlage aus oder wählen Sie die Kleidung für eine Party am Wochenende.
Auch nach diesen Klarstellungen bleibt die Herausforderung, der Versuchung zu widerstehen, die Aufgaben des Quadranten “D” zu priorisieren, die, obwohl sie einfach oder angenehm sind, die Aufmerksamkeit von den wesentlichsten Aufgaben ablenken.
Als Strategie nutzen Sie den Quadranten “'” als Belohnung: Nach Abschluss einer Gruppe wichtiger Aufgaben gönnen Sie sich eine Pause mit einer leichteren Aktivität. Auf diese Weise erhalten Sie die Produktivität aufrecht und genießen Momente purer Freizeit.
Zeitmanagement erfordert mehr als eine technische Fähigkeit, sondern auch Disziplin, Planung und eine auf Effektivität und Führung ausgerichtete Denkweise. Glauben Sie es!
