Für viele Unternehmen ist der Black Friday eine der besten Verkaufssaisonen des gesamten Jahres. Gleichzeitig bringt der Nachfrageanstieg besondere Herausforderungen mit sich, auch in Bezug auf das Steuermanagement. Bestimmte Probleme behindern letztlich den Betrieb oder verursachen sogar größere Auswirkungen auf das Geschäft, wie Bußgelder und Beanstandungen.
So berichtet Hugo Ramos, CEO der Please provide the context for "Oobj". "Oobj" on its own is not a complete sentence or phrase, and its meaning depends entirely on the surrounding text., referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano, percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no E-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica.
Daher hat der Experte die wichtigsten steuerlichen Widrigkeiten ausgewählt, die Unternehmen am Black Friday 2024 treffen können, und was zu tun ist, um die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Sehen Sie unten nach:
- Doppelte Rechnungen
Sei es aufgrund von Verbindungs- oder Verarbeitungsproblemen bei der SEFAZ oder sogar aufgrund interner Systeminstabilität im Unternehmen, kann es zur Erstellung doppelter Steuerdokumente kommen.
“Bei Dopplungen weicht der steuerliche Abschluss vom finanziellen Abschluss ab, was zu ungerechtfertigten Steuernachforderungen führt. Darüber hinaus, wenn das Steuerkommunikationssystem diesen Fehler bei autorisierten Rechnungen nicht erkennt, wird die Erstellung der Rechnungen durch das ERP fehlerhaft sein, was zu Bußgeldern und Beanstandungen wegen Nichtzahlung von Steuern oder Datenauslassung führt”, erläutert Hugo.
Um Kopfschmerzen zu vermeiden, lohnt es sich, auf ein spezialisiertes Steuersystem zurückzugreifen, das in der Lage ist, Dopplungen von Rechnungen zu kontrollieren und das Vorhandensein doppelter Daten zu überprüfen, um dann ungültige Dokumente zu stornieren. Zudem ist es wichtig, die Prüfung der autorisierten elektronischen Steuerdokumente sicherzustellen, um Fehler beim finanziellen und steuerlichen Abschluss auszuschließen. Dadurch wird die Verpflichtung zur Rechnungsausstellung konsistent und das Risiko von Beanstandungen reduziert.
Darüber hinaus ist eine weitere direkte Auswirkung von Dopplungen die Bestandskontrolle. Mit einem fehlerhaften Bestand kann das Unternehmen steuerliche und logistische Probleme wie falsche Bestellungen, Lieferverzögerungen und unangemessene Beschaffungsplanung erleben.
- Unmöglichkeit der Kommunikation mit der Sefaz
Kommunikationsfehler zwischen dem Steuersystem und der SEFAZ sind an sich schon ein Problem, da sie die Zeit für die Autorisierung der Rechnungsausstellung und den Abschluss jedes Verkaufs verlängern können. In einem Kaskadeneffekt müssen Kunden in der Kassenschlange länger warten, was besonders in der Black-Friday-Zeit problematisch ist.
Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die Verfügbarkeit der SEFAZ zu überwachen, was durch bestimmte Steuerverwaltungssysteme automatisiert wird. Viele verfügen auch über eine Funktion, die spontan erkennt, wann es notwendig ist, in den oder aus dem Notfallmodus (Contingência) zu wechseln, bei dem die Ausstellung nicht sofort erfolgt: Der Kunde erhält eine Rechnung, die erst gültig wird, wenn die Kommunikation mit der SEFAZ wiederhergestellt ist.
“Mit dem richtigen Tool wird die Ausstellung im Notfallmodus automatisch aktiviert, wann immer es nötig ist. Nach Wiederherstellung der Kommunikation mit der SEFAZ muss die Steuerkommunikationssoftware in der Lage sein, alle in diesem Format ausgestellten Steuerbelege erneut zu verarbeiten, erneut zu senden, Dopplungen zu identifizieren und deren Autorisierung zu beantragen”, betont der CEO.
- Ausstellung im Notfallmodus (Contingência)
Obwohl es ein Problem löst, kann die Ausstellung im Notfallmodus andere verursachen. Bei hohem Rechnungsaufkommen kann es schwierig sein, die Anzahl der ausgestellten und abgelehnten Dokumente zu verwalten. So kann das Unternehmen die Frist für die Übermittlung an die SEFAZ verpassen.
Beispielsweise kann der Kunde die Rechnung bei der SEFAZ abfragen und sie nicht finden, weil der Zugangsschlüssel noch nicht validiert wurde. Folglich hat der Verbraucher dann die Möglichkeit, die Verbraucherschutzbehörde (PROCON) einzuschalten. Um solche Risiken zu vermeiden, ist daher während der erneuten Übermittlung nach dem Notfallmodus Sorgfalt geboten, um die abgelehnten Rechnungen zu identifizieren.
“Auch hierbei handelt es sich um eine Funktion, die durch moderne Steuerverwaltungssysteme erleichtert wird. Es ist auch ratsam, die XML-Dateien aller Rechnungen, einschließlich der im Notfallmodus ausgestellten, zu speichern, um den Verkauf und den Ausstellungsversuch zu dokumentieren”, schlägt Hugo vor.
- Falscher NCM-Code auf der Rechnung
Die Gemeinsame Nomenklatur des Mercosur (NCM) dient der Kontrolle und Identifizierung der Produktbesteuerung. Falsche NCM-Daten bei der Rechnungsausfüllung können zur Ablehnung der Ausstellung oder zur Autorisierung der Ausstellung mit falschem Code führen, was zu falsch gezahlten Steuern führt. Wird ein Fehler im Code festgestellt, prüft die Steuerbehörde die letzten Buchungen und fordert die Differenz des Steuersatzes mit Bußgeldern und Zinsen ein.
Daher ist es unerlässlich, die Stammdatenbank der NCM-Codes, die das Unternehmen täglich verwendet, aktuell zu halten. Wenn die NCM nicht existiert, wird auch die Rechnung auf Probleme stoßen und abgelehnt werden. Daher ist es notwendig, über die Warenklassifizierungen auf dem Laufenden zu sein, um solche Fehler zu vermeiden.
“In solchen Situationen sollte der Händler, wenn er ein Produkt mit einem falschen NCM-Code erhält, seinem Lieferanten den korrekten Code übermitteln, um steuerliche Beanstandungen zu vermeiden”, schließt Ramos.
Vor allem ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass bei dem signifikanten Verkaufsanstieg am BF es sehr wichtig ist, dass das System resilient ist oder hohe Volumen schnell verarbeiten kann. Dies ist wesentlich, um einen effizienten Betrieb und Verkaufserfolg zu gewährleisten. Während dieser Zeit steigt das Transaktionsvolumen exponentiell, was erfordert, dass das System in der Lage ist, diese Nachfrage zu bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen oder Unterbrechungen zu verursachen. So werden Lieferverzögerungen, Kassenschlangen und natürlich Kundenzufriedenheit vermieden.
