Wenn es um Finanzmanagement geht, konzentrieren sich viele Unternehmer sofort auf die Ausgabenkontrolle. Und obwohl das unerlässlich ist, reicht es nur, die Kosten zu verwalten, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten? Ein weiterer ebenso wichtiger Aspekt ist sicherzustellen, dass das Verkaufte tatsächlich empfangen wird.
Zahlungsinkonsistenzen: ein häufigeres Problem als es scheint
Kürzlich berichtete eine Franchise-Nehmerin aus der Schuhbranche von einer unerwarteten Situation. Bei der Überprüfung Ihrer Geschäftstätigkeiten stellten Sie fest, dass nicht alle getätigten Verkäufe auf das Firmenkonto eingezahlt wurden. Aber das war doch möglich? Obwohl die Transaktionen im Kassensystem erfasst wurden, erschienen die Beträge nicht im Kartenzahlungsbericht. Die Aufgabe, das große Volumen an täglichen Transaktionen manuell zu überprüfen, war unpraktisch, weshalb sie nach einer technologischen Lösung suchte.
Die Antwort kam mit der Einführung einer Kartenabstimmungssoftware, die automatisch wiederkehrende Diskrepanzen zwischen dem Verkauf und dem tatsächlichen Geldeingang auf dem Bankkonto identifizierte. Es wurde festgestellt, dass einige Verkäufe, obwohl im System des Ladens erfasst, nicht in den Berichten der Zahlungsanbieter aufgeführt waren, was bedeutete, dass Beträge einfach nicht bezahlt wurden.
Nachdem der Franchisenehmer die Möglichkeit interner Probleme ausgeschlossen und die Geschäftsabläufe anhand der Belege der Kartenlesegeräte gründlich überprüft hatte, stellte er fest, dass das Problem auf Betriebsfehler des Acquirers selbst zurückzuführen war.
Solche Fälle sind häufiger, als man denkt. Um Beispiel: Zwischen 2022 und 2023 hat F360 durch seine Funktion zur Kreditkartenabstimmung Kunden geholfen, 159 Millionen R$ zurückzugewinnen, die sonst verloren gegangen wären.
Automatisierung: Der Schlüssel zur Vermeidung finanzieller Verluste
Neben der Identifizierung unbezahlter Verkäufe erkennen Abgleichsysteme auch unrechtmäßige Gebühren bei den angewendeten Tarifen, die von den mit den Kartennetzwerken vereinbarten Beträgen abweichen können. Dies stellt eine weitere bedeutende Verlustquelle für die Händler dar.
Im Einzelhandel, wo das Verkaufsvolumen hoch ist, ist die manuelle Abstimmung nahezu unmöglich. Die Technologie wird in diesem Zusammenhang zu einer großen Verbündeten, die es ermöglicht, Diskrepanzen schnell zu erkennen und Werte nicht im Chaos des Finanzflusses zu verlieren. Selbst scheinbar kleine Unstimmigkeiten, wie 0,1 % der Verkäufe, können im Laufe der Zeit zu erheblichen Verlusten führen. Es gibt Händler, die Tausende von Reais zurückgewonnen haben, indem sie Fehler korrigierten, die mit Hilfe von Software erkannt wurden.
Obwohl Kredit- und Debitkarten als sichere Zahlungsmittel gelten, muss der Händler auf alle Schritte des Prozesses achten. Dazu gehört nicht nur die Überprüfung der getätigten Verkäufe, sondern auch der angewandten Gebühren. Franchisegeber verhandeln beispielsweise häufig Sonderkonditionen mit den Marken für ihre Netzwerke, aber es ist entscheidend zu überprüfen, ob die vereinbarten Beträge im Alltag korrekt berechnet werden.
Die Automatisierung der finanziellen Abstimmung ist eine unverzichtbare Strategie. Kleine tägliche Fehler, wenn sie ignoriert werden, können sich ansammeln und einen erheblichen Einfluss auf den Jahresabschluss haben. Stellen Sie sich eine falsch berechnete Gebühr vor, die auf jede Ratenzahlung eines Ratenkaufs angewendet wird: Ohne ein Werkzeug, um diese Diskrepanzen zu erkennen, würde der Händler das Problem kaum bemerken, aber die Auswirkungen auf den Umsatz wären real.
Daher lassen Sie kein Geld durch Abstimmungsfehler entgleiten. Im Einzelhandel macht jeder Cent den Unterschied, und sicherzustellen, dass alle Verkäufe ordnungsgemäß bezahlt werden, ist entscheidend für die Nachhaltigkeit des Geschäfts.
