Die gewerblichen Mieten in Brasilien verzeichneten im Jahr 2024 den höchsten Anstieg des Jahrzehnts – mit der Rückkehr der Unternehmen zur Präsenzform erholt sich die Immobilienbranche von den Pandemie-Jahren. Wenn es auf der einen Seite gut ist, müssen die gewerblichen Mieter auf der anderen Seite mit einer Mietsteigerung von 8 % umgehen, die die offizielle Inflation des letzten Jahres von 4,83 % übertrifft, laut Angaben des FipeZAP-Index, der die Kosten für Büroräume von bis zu 200 m2 in 11 Großstädten überwacht.
Die plötzliche Nachfrage nach größeren oder besser gelegenen Geschäftsräumen hat die Immobilienpreise unter Druck gesetzt und einen Aufwärtstrend geschaffen, der sich voraussichtlich nicht so bald stabilisieren wird. Darüber hinaus trug die Suche nach Immobilien, die den neuen Sicherheits- und Wohlfühlanforderungen der Mitarbeiter entsprechen, wie größere Bewegungsflächen, verbesserte Belüftungssysteme und barrierefreie Zugänge, zur Verknappung des Angebots bei und führte somit zu steigenden Preisen.
Das Problem ist, dass in den Jahren nach der Pandemie mehrere Unternehmen ihre physischen Räumlichkeiten drastisch reduziert haben. Zurück zur Präsenzarbeit bedeutet, dass Unternehmen die Personen umsetzen müssen, ohne den Raum erheblich zu vergrößern, da eine Neuverhandlung des Mietpreises in diesem Moment zu erheblichen Erhöhungen führen könnte. Die Lösung für diese Pattsituation liegt in der Optimierung des vorhandenen Raums, was von einer Änderung des Innenlayouts bis hin zur Verlagerung physischer Dokumente reichen kann.
Lösungen bei Platzmangel
Laut AIIM – Association for Information and Image Management können zwischen 10 % und 30 % einer Bürofläche durch die physische Dokumentenlagerung belegt sein.
In diesem Zusammenhang haben wir gesehen, dass viele Unternehmen die Auslagerung der Dokumentenaufbewahrung als Alternative wählen. Historisch pflegten viele Unternehmen große physische Aktenarchive in ihren Büros zu haben – und obwohl ein Teil dieser Akten nach der Pandemie digitalisiert oder ausgelagert wurde, führen viele Organisationen dieses physische Archiv weiterhin. Die Suche nach diesen Dienstleistungen bleibt hoch.
Unternehmen, die auf Dokumentenmanagement spezialisiert sind, bieten umfassende Dienstleistungen in Digitalisierung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten an, um Sicherheit, Zugänglichkeit und die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften zu gewährleisten. Neben der Freisetzung physischen Raums in den Büros bietet die Auslagerung der Dokumentenverwaltung eine Reihe zusätzlicher Vorteile, wie die Senkung der Kosten für die Archivpflege, die Steigerung der Effizienz beim Zugriff und Teilen von Informationen sowie die Minderung von Risiken im Zusammenhang mit Verlusten oder Schäden an physischen Dokumenten.
Tatsächlich ist die digitale Transformation eine der größten Verbündeten bei der Optimierung von Räumen und der Reduzierung der Betriebskosten. Mit immer fortschrittlicheren Technologien erleichtert die Digitalisierung von Dokumenten nicht nur den Zugriff und die Weitergabe von Informationen, sondern erhöht auch die Datensicherheit und minimiert das Risiko von Verlusten durch Naturkatastrophen, Brände oder Diebstähle. Die Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht es Unternehmen, ihre Informationen in sicheren und remote zugänglichen Plattformen zu zentralisieren, wodurch ein agileres und kollaborativeres Arbeitsumfeld gefördert wird.
Diese Zahlen sind besonders relevant, wenn wir die finanziellen Auswirkungen der Mietsteigerungen betrachten. Durch die Freigabe von zuvor für physische Dateien vorgesehenem Speicherplatz können Unternehmen den Bedarf an größeren Flächen verringern, indem sie sich für kompaktere und somit kostengünstigere Büros entscheiden.
Vorteile des Outsourcings
Neben den direkten finanziellen Vorteilen trägt die Auslagerung der Dokumentenverwaltung zur Verbesserung der internen Prozesse bei. Der Aufbewahrungsdienst kann auch die Digitalisierung des Bestands umfassen, sodass alle Dokumente organisiert und sicher über Cloud-Systeme zugänglich sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt, der berücksichtigt werden muss, ist die Einhaltung der Vorschriften. Viele Unternehmen stehen vor Herausforderungen, die Einhaltung der Vorschriften zur Speicherung und zum Schutz von Daten sicherzustellen, insbesondere mit Inkrafttreten des Allgemeinen Datenschutzgesetzes (LGPD) in Brasilien. Ein Anbieter ist darauf vorbereitet, sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, um das Risiko von Strafen und Reputationsschäden zu verringern. Die Auslagerung der Dokumentenverwaltung bietet ein besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis und bringt mehr operative Vorteile als die Erweiterung des physischen Raums.
Zusammenfassend stellt die Auslagerung der Dokumentenaufbewahrung in Verbindung mit der Digitalisierung eine strategische Lösung für Unternehmen dar, die Platz optimieren, Kosten senken und die operative Effizienz steigern möchten. Neben der Förderung eines besser organisierten und kollaborativen Arbeitsumfelds tragen diese Praktiken wesentlich zur regulatorischen Konformität und zur Sicherheit der Informationen bei und bereiten die Organisationen auf die Herausforderungen eines zunehmend wettbewerbsfähigen und digitalen Marktes vor.
