Nach einer Flut von Fehlinformationen über falsche PIX-Steuern und dem historischen Rückgang der Nutzung dieser Modalität hat die Federal Revenue Authority die normative Anweisung RFB Nr. 2219/2024 widerrufen, die Regeln zur Überwachung der Transaktionen mit diesem Modell und der Transaktionen mit Kreditkarten festlegte.
Allerdings ist die Verschärfung und Rücknahme dieser Anforderungen in Verbindung mit den großen Zweifeln der brasilianischen Bevölkerung hinsichtlich der finanziellen Gesundheit ein Warnsignal, dass bei der Steuerverwaltung dauerhaft Sorgfalt geboten ist.
Transparenz und Sorgfalt bei der Kontrolle der Finanzdokumentation sind insbesondere für kleine Unternehmen, Freiberufler und Anwaltskanzleien wesentliche Maßnahmen, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Auch wenn die Banken vorerst keine Daten über Finanztransaktionen über PIX und Kreditkarten über R$ 15.000 für Unternehmen und R$ 5.000 für Privatpersonen an die Steuerbehörde melden müssen, fand diese Überwachung bereits statt und wird auch bei Überweisungen (TEDs), Lastschriften (DOCs) und Selbstbedienungszahlungen (SACs) weiterhin durchgeführt. Es ist wichtig, dass Sie die finanzielle Kontrolle über Ihr Unternehmen behalten, alle ausgestellten Rechnungen für Honorare aufbewahren und alle erhaltenen Steuerdokumente von Ihren Lieferanten aufbewahren.
Die finanzielle Organisation ist immer ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Es gibt Strategien, die Unternehmer vor dem Druck bewahren, wenn das Finanzamt um Klärung ihrer Geschäftstätigkeit bittet, und vor allem vor Problemen mit den gefürchteten Steuerbehörden.
- Aktuelle Rechnungsausstellung und -empfang
Die Ausstellung von Rechnungen ist eine gesetzliche Verpflichtung für Anwaltskanzleien und Unternehmen jeder Branche. Jeder erbrachte oder empfangene Dienstleistung muss von einem entsprechenden Steuerdokument begleitet werden, um Fragen des Finanzamts bezüglich unbelegter Bewegungen zu vermeiden.
Zu den häufigen Fehlern von Anwälten, Freiberuflern und Kleinunternehmern zählen Praktiken wie die Annahme von Honoraren oder Zahlungen ohne Ausstellung einer Rechnung, die Angabe niedrigerer Beträge als die tatsächlich erhaltenen oder die nicht korrekte Erfassung von Rückerstattungen.
Ein einfacher Verwaltungsfehler birgt das Risiko von Steuerbescheiden und hohen Bußgeldern. Deshalb ist die Schulung der Mitarbeitenden in der Einhaltung guter Buchhaltungspraktiken unerlässlich. Weitere Möglichkeiten sind der Einsatz von Technologien, die Prozesse beschleunigen, und die Auslagerung des Finanzmanagements von Unternehmen.
- Trennen Sie private und geschäftliche Konten immer
Das Vermischen von Bankkonten natürlicher Personen (PF) und juristischer Personen (PJ) ist ein schwerwiegender Fehler, der zu Problemen mit der Steuerbehörde führen und der Finanzorganisation des Unternehmens schaden kann.
Wenn persönliche und berufliche Ausgaben auf demselben Bankauszug erscheinen, ist es schwieriger, finanzielle Transaktionen zu rechtfertigen. Neben der Führung separater Bankkonten, erfassen Sie alle Entnahmen für das Gehalt korrekt und vermeiden Sie die Verwendung von Unternehmensmitteln für private Ausgaben wie Miete, persönliche Einkäufe und private Reisen.
- Vorsicht vor dem Steuersystem
Die falsche Wahl des Steuerregimes kann zu übermäßigen oder unzureichenden Steuerzahlungen führen. Anwaltskanzleien und Unternehmen können wählen zwischen
- Simples Nacional (für Einnahmen bis zu 4,8 Millionen R$/Jahr, mit ermäßigtem Steuersatz, aber einigen Einschränkungen).
- Vermuteter Gewinn (Besteuerung auf Basis einer festen Gewinnspanne, ideal für mittelgroße Büros).
- Realer Gewinn (obligatorisch bei hohen Umsätzen. Berechnet die Steuern auf den tatsächlichen Gewinn, was für Unternehmen mit reduzierten Margen vorteilhaft sein kann).
Die Einnahmen eines Unternehmens schwanken häufig und es ist sogar gesund, wenn sie expandieren. Überprüfen Sie daher jährlich Ihr Steuersystem, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen seine Steuern immer so effizient und korrekt wie möglich zahlt.
- Haben Sie eine finanzielle Transaktion durchgeführt? Registrieren!
Das Fehlen von Dokumentationen über Finanztransaktionen ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen in die Steuerprüfung geraten. Das Finanzamt vergleicht Bankdaten, Steuerdaten und Buchhaltungsdaten, um Unstimmigkeiten zu erkennen. Dennoch tätigen Unternehmer aus Unerfahrenheit oder Unwissenheit hohe Geldbewegungen ohne Begründung, stellen keine Quittungen für erhaltene Zahlungen aus oder vernachlässigen die Verträge für erbrachte Dienstleistungen.
Es gibt auch diejenigen, die eine große Zahlung in mehrere kleinere Transaktionen aufteilen, um der Überwachung durch die Bundessteuerbehörde zu entgehen, Konten Dritter nutzen, um Geld zu bewegen, oder häufige Einzahlungen ohne steuerliche Begründung tätigen. Alle diese Haltungen können Verluste, Sanktionen und Schäden für den Ruf Ihres Geschäfts verursachen. Es ist immer besser, die Finanztransaktionen strukturiert zu planen und alle Dokumente aufzubewahren, die die Herkunft und das Ziel der bewegten Mittel belegen.
Behalten Sie außerdem alle Ein- und Auszahlungen streng im Auge und bewahren Sie Rechnungen, Verträge, Einzahlungsbelege und Banküberweisungen auf.
- Fristen für Steuerpflichten beachten
Die Nichteinhaltung der Fristen für die Abgabe von Erklärungen und die Zahlung von Steuern kann Bußgelder, Zinsen und sogar rechtliche Sanktionen nach sich ziehen. Viele Unternehmen sind durch verspätete Zahlungen im Rahmen des Simples Nacional, das Verschweigen von verpflichtenden Erklärungen (DCTF, ECF, DIRF) oder Fehler bei der Ausfüllung der Einkommensteuererklärung des Unternehmens in ihrer finanziellen und steuerlichen Gesundheit bedroht. Eine Lösung besteht darin, einen Steuerkalender zu erstellen, Fachleute für Buchhaltung oder Steuerverwaltung hinzuzuziehen und Automatisierungstools zu verwenden, um Zahlungen und Erklärungen zu planen, damit Sie sich keine Sorgen um Vergesslichkeiten machen müssen.
Wenn Sie diese Vorsichtsmaßnahmen treffen und alles in Bezug auf Ihre Steuerkontrolle in Ordnung halten, wird Ihr Unternehmen stets ein nachhaltiges Wachstum verzeichnen, ohne Kopfschmerzen mit den Finanzbehörden und frei von administrativen oder sogar gerichtlichen Sanktionen. Nutzen Sie den Jahresbeginn, um all Ihre Strategien zu überarbeiten und das Risikoniveau in den Finanzen Ihres Unternehmens oder Ihrer Anwaltskanzlei zu diagnostizieren.
