Mit dem Fortschreiten der digitalen Transformation werden die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung unerlässlich für das Dokumentenmanagement. Diese Technologien versprechen nicht nur, die Art und Weise, wie Organisationen mit Informationen und Prozessen umgehen, zu revolutionieren, sondern bieten auch eine Reihe von Vorteilen, die von der Verbesserung der Genauigkeit und Effizienz bis hin zur Gewinnung wertvoller Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung reichen. Fortgeschrittene KI-Algorithmen können beispielsweise Muster und Anomalien in Dokumenten erkennen und so Audit- und Compliance-Prozesse optimieren.
Mit optimistischen Prognosen von Marktanalysten wird erwartet, dass bis 2027 75 % der großen Unternehmen weltweit, einschließlich Brasilien, KI zur Verbesserung des Dokumenten- und Informationsmanagements einsetzen. In diesem sich schnell entwickelnden technologischen Umfeld gewinnen Informationssicherheit und regulatorische Compliance ebenfalls an Bedeutung, mit zunehmenden Investitionen in robuste Lösungen zum Schutz der Dokumentenbestände vor Cyber-Bedrohungen und zur Gewährleistung des Datenschutzes. Sehen Sie sich die wichtigsten Trends an, die das Dokumentenmanagement im Jahr 2025 prägen werden
Künstliche Intelligenz: Revolution im Dokumentenmanagement
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sind zunehmend in Dokumentenmanagementsysteme integriert. Diese Technologien ermöglichen die Analyse großer Datenmengen und die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Zum Beispiel sind KI-Algorithmen in der Lage, Muster und Anomalien in Dokumenten zu erkennen, wodurch die Genauigkeit und Effizienz von Prüfungs- und Compliance-Prozessen verbessert werden.
Technologien zur Verarbeitung natürlicher Sprache sollten außerdem zunehmend intuitive Suchfunktionen ermöglichen, die den Benutzern dabei helfen, genau das Dokument oder die Informationen zu finden, die sie benötigen – und ihnen sofortigen Zugriff auf die relevantesten Daten ermöglichen.
Einer Gartner-Studie zufolge werden bis 2027 75 % der großen Unternehmen weltweit, darunter auch Brasilien, KI nutzen, um ihr Dokumenten- und Informationsmanagement zu verbessern.
RPA-Systeme werden weiter expandieren
Parallel gewinnt die Robotic Process Automation (RPA) ebenfalls an Bedeutung. RPA-Tools werden verwendet, um repetitive Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung zu automatisieren, wie Klassifizierung, Archivierung und Informationswiederherstellung.
Dies setzt menschliche Ressourcen für strategischere und wertschöpfendere Aktivitäten frei. Aktuelle Forschung von McKinsey & Company zeigt, dass Automatisierung die Produktivität in brasilianischen Unternehmen um bis zu 40 % steigern kann, was zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen führt.
Fokus auf Datenschutz und Compliance
Die Informationssicherheit bleibt eine absolute Priorität. Mit der zunehmenden Digitalisierung entstehen neue Herausforderungen im Bereich des Datenschutzes. Organisationen müssen sicherstellen, dass ihre Informationen vor Cyber-Bedrohungen und Datenlecks geschützt sind.
In Brasilien schreibt das Allgemeine Datenschutzgesetz (LGPD) strenge Compliance-Anforderungen vor, und Unternehmen investieren massiv in Sicherheitslösungen, um ihre Dokumentenbestände zu schützen. Technologien wie fortschrittliche Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung werden weitgehend eingesetzt, um die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten.
Integrierte Workflows und digitale Signatur
Dokumentenmanagementsysteme werden zunehmend in Workflow-Systeme und digitale Signaturtools integriert, wodurch Zeit, zusätzliche Systeme und physische Speicherkosten optimiert werden.
Diese Technologien ermöglichen auch eine fortschrittliche Datenanalyse und bieten wertvolle Erkenntnisse, die die strategische Entscheidungsfindung unterstützen können. Durch die Verwendung von Machine-Learning-Algorithmen können Unternehmen Trends vorhersagen, Muster und Anomalien erkennen und sogar die Erstellung detaillierter Berichte über die Leistung und die mit der Dokumentenverwaltung verbundenen Risiken automatisieren.
Dies verbessert nicht nur die Betriebseffizienz, sondern ermöglicht auch einen proaktiven Ansatz zur Risikominimierung und Prozessoptimierung und stellt sicher, dass Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt immer einen Schritt voraus sind.
Zugriff auf Daten von überall
Cloud-basierte Lösungen sind unerlässlich, damit Dokumente, Arbeitsabläufe und Prozesse von überall aus zugänglich sind – und Cloud-Lösungen bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit, sodass Unternehmen ihre Dokumente effizient speichern und zugreifen können. Eine IDC-Umfrage zeigt, dass 80% der brasilianischen Unternehmen bereits Cloud-Lösungen für das Management von Dokumenten und Informationen nutzen oder planen, dies in den kommenden Jahren zu tun
Einzigartige Lösungen für jedes Unternehmen
Die Personalisierung der Dokumentenmanagementdienste gewinnt ebenfalls an Bedeutung. Die Lösungen sollten an die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation angepasst werden, wobei die Branche, die Unternehmensgröße und die Besonderheiten der internen Prozesse berücksichtigt werden.
Maßgeschneiderte Dokumentenverwaltungstools ermöglichen eine höhere Betriebseffizienz und eine bessere Integration mit anderen Unternehmensystemen und bieten eine intuitivere und effektivere Benutzererfahrung.
Darüber hinaus ist die Integration zwischen Systemen tatsächlich eine der Hauptanliegen der Entscheidungsträger. Brasilianische Unternehmen investieren in Plattformen, die ein integriertes Dokumentenmanagement bieten und die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen ermöglichen. Dies eliminiert Informationssilos und verbessert die interne Zusammenarbeit, was zu agileren und genaueren Prozessen führt.
Zusammenfassend sind die wichtigsten Trends im Dokumentenmanagement im Jahr 2025 durch beschleunigte Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz geprägt. Die neuen Lösungen spiegeln die Notwendigkeit wider, dass Organisationen sich an eine sich ständig verändernde Geschäftsumgebung anpassen. Mehr denn je ist die Dokumentenverwaltung ein wesentlicher Bestandteil der Geschäfte – und nicht nur eine ergänzende Tätigkeit. Ohne ein effizientes Management laufen Unternehmen Gefahr, in verworrenen, kostspieligen Prozessen zu scheitern, die den Betrieb überlasten und Raum für Wachstum und Innovation nehmen.
