Kennst du oder hast du zumindest schon von der Eisenhower-Matrix gehört? Auch bekannt als Dringend-Wichtig-Matrix, ist ein Zeitmanagement-Tool, das vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, Dwight Eisenhower (1890-1969), dem Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte in Europa während des Zweiten Weltkriegs, entwickelt wurde.
Sie verwendete sie, um Entscheidungen zu treffen und Aufgaben basierend auf zwei Hauptkriterien zu priorisieren: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Die Matrix teilt die Aufgaben in vier Quadranten auf, was eine klare Übersicht darüber ermöglicht, wo die Anstrengungen konzentriert werden sollten und wie die Zeit effizienter organisiert werden kann.
Weißt du was? Ich bin mir sicher, dass du ein solches Tool brauchst, um dich zu organisieren und dasselbe für dein Team zu tun. Basierend auf der Originalmatrix habe ich eine Anpassung vorgenommen, die auf die Realität der meisten Menschen übertragen werden kann. Ich nannte sie „Quadrat der Prioritäten“, da der Name leichter zu merken ist.
Zunächst verstehen Sie: Um die Zeitverwaltung zu optimieren und die Produktivität zu steigern, kümmern Sie sich um das, was im Alltag wirklich wichtig ist, angesichts der unzähligen Aufgaben. Wenn Sie das Gefühl haben, die Kontrolle über die Zeit zu verlieren, atmen Sie tief durch und bewerten Sie Ihre Aktivitäten klar. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? Gibt es etwas, das delegiert oder verschoben werden kann?
Liste zu einem späteren Zeitpunkt alle Aufgaben und Aktivitäten, die Sie erledigen müssen. Klassifizieren Sie jede nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Und positionieren Sie sie in die entsprechenden Quadranten der Matrix.
Die Matrix hilft dabei, zu unterscheiden, was wirklich sofortige Aufmerksamkeit erfordert, von dem, was für die Zukunft geplant oder eliminiert werden kann. Weniger Zeit für unwichtige Aktivitäten und mehr Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben führen zu weniger Stress.
Das „Priority Square“, das Aufgaben ebenfalls in vier Quadranten unterteilt, ist ein leistungsstarkes Tool für alle, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten, indem sie fundiertere und ausgewogenere Entscheidungen darüber treffen, wie sie ihre Zeit und Energie einsetzen.
Durch die Nutzung werden Sie eine positive Veränderung im Verhältnis zwischen Zeit und Erledigung Ihrer Aufgaben feststellen:
Wichtig und dringend:Sie müssen diese Aufgabe HEUTE erledigen, da sie eine Frist hat und wesentlich für die Entwicklung ist (sowohl Ihre als auch die des Unternehmens). Falls dies nicht durchgeführt wird, wird dies irgendeine Art von Schaden für Sie, jemand anderen oder die Organisation verursachen. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Wichtig (aber nicht dringend):Aufgaben, die so bald wie möglich erledigt werden müssen. Sie haben keine so strenge Frist (wie bei einem Zahlungsziel oder einer rechtlichen Verfügung). Wenn sie ausgeführt wird, wird sie irgendeine Art von Gelegenheit oder Vorteil für Sie, jemanden oder das Unternehmen schaffen. Beispiele: ein Treffen mit einem potenziellen Kunden vereinbaren; ein Video zur Bewerbung Ihres Produkts erstellen; eine Videokonferenz mit dem Lieferanten eines neuen Artikels durchführen.
Dringend (aber nicht so wichtig):Aufgaben mit Frist für HEUTE (wenn sie nicht jetzt erledigt werden, geht die Gelegenheit verloren), aber die nicht so prioritär sind. In der Regel verursachen sie keinen großen Schaden, wenn sie nicht abgeschlossen werden, können aber einen gewissen Nutzen bringen, wenn sie durchgeführt werden. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
Nicht dringend und nicht wichtig:Es sind Arbeiten, die auf Ihrer Liste stehen, aber warten können oder vielleicht sogar delegiert oder eliminiert werden. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Auch nach diesen Klarstellungen bleibt die Herausforderung bestehen, der Versuchung zu widerstehen, Aufgaben im Quadranten „B“ zu priorisieren, die zwar einfach oder angenehm sind, aber die Aufmerksamkeit von wichtigeren Aufgaben ablenken.
Als Strategie verwenden Sie das Quadranten „’D“ als Belohnung: Nach Abschluss einer Gruppe wichtiger Aufgaben gönnen Sie sich eine Pause mit einer leichteren Aktivität. Auf diese Weise erhalten Sie die Produktivität aufrecht, während Sie Momente reinen Müßiggangs genießen.
Mehr als eine technische Fähigkeit erfordert das Zeitmanagement auch Disziplin, Planung und eine auf Effektivität und Führung ausgerichtete Denkweise. Kannst du glauben!
