Digitalisierung von Prozessen: Sind wir bereits in diesem Stadium angelangt?

In den letzten Jahren haben Diskussionen über die digitale Transformation in praktisch jeder Branche einen herausragenden Platz eingenommen, von kleinen Familienunternehmen bis hin zu großen multinationalen Konzernen, über Automatisierung, künstliche Intelligenz, die Einführung von Cloud-Plattformen und disruptive Geschäftsmodelle, die der Nutzung von Daten Priorität einräumen, wird gesprochen.

Wenn wir jedoch genauer hinsehen, stellen wir fest, dass viele dieser Initiativen, obwohl sie wichtig sind, am Ende in einer unterteilten Weise umgesetzt werden, das heißt, jede Abteilung versucht, ihre eigenen Forderungen isoliert zu lösen Dies wirft eine grundlegende Frage auf: Können wir bedenken, dass wir bereits die Ära erreicht haben, in der alle Unternehmensprozesse effektiv digitalisiert werden?

Zum besseren Verständnis des aktuellen Szenarios ist es notwendig, die digitale Transformation selbst von der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen abzugrenzen Die erste ist mit der Übernahme von Technologien verbunden, die in gewisser Weise die Organisation modernisieren und wesentliche Verbesserungen bringen, wie Marketingautomatisierung oder der Einsatz von Werkzeugen für die Datenanalyse Die zweite wiederum erfordert eine systemische Sichtweise, die in der Lage ist, Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Sektoren zu vereinen und eine zusammenhängende Prozesskette und digitales 100% zu schaffen.

Das große Problem hierbei ist, dass oft die digitale Transformation selbst als großer Dach betrachtet wird, aber wenn es keine Bemühungen gibt, diese Lösungen zu integrieren, kann das Ergebnis nur eine Ansammlung digitaler “Illos” sein, bei denen jede Abteilung mit isolierten Tools ohne kontinuierliche Kommunikation mit dem Rest des Unternehmens arbeitet Somit ist die Digitalisierung von Prozessen (verstanden als die Fähigkeit, manuelle Flüsse, Papiere, Nacharbeiten und Informationslücken durch sichere und zuverlässige digitale Routinen zu ersetzen & ist für viele Organisationen noch lange nicht Realität.

Digitale Transformation in Silos

Einige argumentieren, dass die digitale Transformation in Silos nur eine Anfangsstufe ist Das heißt, es ist normal, dass Abteilungen wie Vertrieb, Marketing oder IT die ersten sind, die fortschrittliche Lösungen übernehmen, da die Nachfrage nach Technologie in diesen Sektoren normalerweise dringender ist Das Problem entsteht jedoch, wenn diese Initiativen nicht kommunizieren und nicht einem strategischen Wachstumsfahrplan folgenEs ist, als hätte man einen hochmodernen Motor in einem Auto, dessen Reifen kahl sind: Der modernste Teil garantiert nicht, dass das gesamte Fahrzeug gut funktioniert, da es kritische Komponenten gibt, die nicht die richtige Aufmerksamkeit erhalten haben.

Sehr häufig ist es beispielsweise, dass Unternehmen stark in CRM-Plattformen investieren, um die Beziehung zum Kunden zu verbessern und gleichzeitig Zahlungsprozesse, Abrechnungen oder sogar Personalressourcen manuell und getrennt aufrechtzuerhalten. Diese Unterschiede führen zu Engpässen, die letztendlich dazu führen können, dass die Wirksamkeit dieses CRM-Tools nicht realisierbar ist, da die Daten letztendlich nicht mit dem Finanzbereich oder dem Betriebsbereich synchronisiert werden. Daher kann die Organisation keinen einzigen Blick auf den Kunden oder die Prozesse haben und die Nutzung von Daten für die Entscheidungsfindung wird beeinträchtigt.

Digitalisierung von Prozessen und Integration: Warum ist das wichtig?

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das sich noch mit einer Vielzahl von Papierdokumenten beschäftigt, wobei jedes von mehreren Instanzen manuell signiert, dann in verschiedenen Systemen gescannt und archiviert werden muss, nun stellen Sie dieser Realität eine andere gegenüber, in der Dokumente bereits digital geboren sind und durch einen automatisierten Genehmigungsfluss gehen, die Verantwortlichen in jeder Phase automatisch benachrichtigen, frühere Versionen speichern und elektronische Signaturen mit Rechtsgültigkeit zulassen In diesem zweiten Szenario wird nicht nur die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt, sondern auch die Sicherheit, die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verbessert.

Der große Unterschied bei der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen besteht nicht nur in der Senkung der Betriebskosten ^ obwohl dies ein relevanter Faktor 'OD ist, sondern in der Schaffung eines integrierten Ökosystems, das eine agilere Entscheidungsfindung ermöglicht und auf zuverlässigen Daten basiert, wenn jede Abteilung isolierte Tools verwendet, ist es viel schwieriger, Informationen zusammenzustellen, um Erkenntnisse über die Leistung des Unternehmens als Ganzes zu gewinnen Wenn Prozesse vereinheitlicht sind, können Daten in Echtzeit gesammelt, verarbeitet und analysiert werden, was Raum für prädiktive Analysen schafft, die helfen, Probleme zu antizipieren und Chancen zu identifizieren.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Minderung von Risiken, insbesondere in einem Szenario, in dem Informationssicherheit und Datenschutz zunehmend durch Gesetze wie LGPD in Brasilien und DSGVO in Europa geregelt werden, wenn ein Prozess digitalisiert wird, ist es einfacher, Verschlüsselungsrichtlinien, automatische Sicherung und Zugriffskontrolle umzusetzen Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Lecks, Dokumentenverlusten und Betrug erheblich. Darüber hinaus lässt sich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften leichter vor Aufsichtsbehörden nachweisen, da alle Interaktionen aufgezeichnet und überprüfbar sind.

Wir können die Auswirkungen auf das Kundenerlebnis nicht vergessen, sowohl intern als auch extern Endkunden schätzen tendenziell Unternehmen, die schnelle und effiziente Interaktionen anbieten, ohne dass sie Papierformulare ausfüllen oder endlose Anrufe tätigen müssen, um anstehende Probleme zu lösen Andererseits profitieren die Mitarbeiter auch von leichteren Arbeitsabläufen, die Nacharbeit und Handhabung physischer Dokumente eliminieren Dies verbessert die interne Zufriedenheit, Produktivität und sogar die Talentbindung, da Fachleute, die mit aktualisierten Technologien arbeiten, das Gefühl haben, Teil einer innovativen Organisation zu sein.

Wege zu effektiver Digitalisierung und Zukunftsperspektiven

Eine Möglichkeit, dieses Szenario zu betrachten, besteht darin, zu verstehen, dass die Prozessdigitalisierung ein ausgewachsenes Unternehmensprojekt sein sollte, an dem alle Führungskräfte beteiligt sind und das idealerweise direkte Unterstützung von der C-Ebene (wie CEOs, CFOs und CIOs) erhält.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Migration von analog nach digital nicht nur durch den Willen der einen oder anderen Abteilung erfolgt, sondern als strategischer Wert, der sich durch die gesamte Organisation zieht Ebenso hilft diese Top-Down-Unterstützung, jeglichen Widerstand zu überwinden und Investitionen konsequenter zu priorisieren, was die Einführung neuer Plattformen und Methoden erheblich erleichtert.

Ist der Digitalisierungsprozess erst einmal in der Geschäftsstrategie, ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen Der erste Schritt zu einer effektiven Digitalisierung besteht darin, die gesamte Prozesskette abzubilden, Engpässe, Redundanzen und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren Dazu bedarf es Beratungsarbeit oder interner Teams, die jede Stufe des Geschäfts tief kennen Ohne diese Diagnose besteht die Gefahr, in Tools zu investieren, die nicht mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation in Dialog treten Dann ist es unerlässlich, die Prozesse zu priorisieren, die mehr Wert generieren oder die sich stärker auf die Kundenzufriedenheit auswirken Diese Priorisierung hilft, schnellere Ergebnisse zu demonstrieren, wodurch eine Kultur des Vertrauens und des Engagements rund um die Digitalisierung entsteht.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl skalierbarer Technologien, die Entscheidung für Lösungen, die Integration über APIs bieten, ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, neue Module und Features hinzuzufügen, wenn die Nachfrage wächst Auf diese Weise kann das Problem der Schaffung neuer digitaler “”, die wieder einmal nicht miteinander reden, Darüber hinaus ist es notwendig, die Datenarchitektur genau zu betrachten, sicherzustellen, dass es Standards für die Speicherung und Governance von Informationen gibt Ohne diese Vorkehrungen kann das Unternehmen am Ende eine gigantische Datenmenge erhalten, die keine Intelligenz in das Geschäft bringt.

Eine effektive Digitalisierung erfordert, dass Führungskräfte und Mitarbeiter die Vorteile dieser Transformation verstehen, die “Mentalität, die wir schon immer getan haben” aufgeben und bereit sind, kontinuierlich zu lernen Investitionen in Schulungsprogramme, Workshops und interne Kommunikation sind unerlässlich, um Barrieren zu durchbrechen und die Einhaltung zu fördern Darüber hinaus wird empfohlen, dass es eine ständige Überwachung von Kennzahlen gibt, die den Wert von Veränderungen aufzeigen, wie z.B. Zeitverkürzung in bestimmten Prozessen, Ressourceneinsparung und Steigerung der Kundenzufriedenheit Diese Indikatoren liefern konkrete Hinweise darauf, dass der eingeschlagene Weg sinnvoll ist.

Was die Zukunftsaussichten angeht, so ist zu bedenken, dass die Digitalisierung von Prozessen nur die Grundlage für noch transformativere Innovationen ist Da das Unternehmen über vollständig digitale Ströme verfügt, kann es Lösungen von künstlicher Intelligenz, Roboterprozessautomatisierung (RPA) und prädiktiver Analyse erforschen, mit KI ist es beispielsweise möglich, komplexe Aufgaben zu automatisieren und sogar Systeme zu schaffen, die in der Lage sind, Entscheidungen auf der Grundlage von Algorithmen für maschinelles Lernen zu treffen RPA wiederum kann große Mengen sich wiederholender Aufgaben bewältigen, wodurch die Mitarbeiter für strategischere Funktionen frei werden können Die prädiktive Analyse ermöglicht bereits die Antizipation von Trends und Verhaltensweisen, sodass das Unternehmen proaktiv und nicht reaktiv sein kann.

Die vollständige Digitalisierung von Prozessen eröffnet auch den Weg für neue Geschäftsmodelle Unternehmen, die bisher auf manuelle Prozesse angewiesen waren, um mit Kunden und Lieferanten zu interagieren, können bei der Digitalisierung völlig neue Produkte und Dienstleistungen schaffen, die auf digitale Erlebnisse ausgerichtet sind Dies erzeugt Wettbewerbsdifferenzen und kann sogar den Eintritt in globale Märkte ermöglichen, insbesondere wenn die technologische Infrastruktur auf Skalierung und Erfüllung von Anforderungen aus verschiedenen Regionen vorbereitet ist Beispielsweise ist der E-Commerce in den letzten Jahren genau deshalb explodiert, weil Wertschöpfungsketten weitgehend digitalisiert wurden, was weit über die bloße Erstellung einer Website für den Vertrieb hinausgeht: Es geht um Integrationen mit Logistiksystemen, Bezahlung, Datenanalyse, automatisiertem Marketing und Kundenbetreuung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Antwort auf die Frage “haben wir dieses Stadium der Digitalisierung von Prozessen bereits erreicht?” noch “abhängig” ist.Es gibt Unternehmen, die bereits deutliche Sprünge gemacht haben und stolz auf eine praktisch vollständig integrierte Kette sein können Andere stecken noch in den Kinderschuhen, bleiben bei fragmentierten Routinen und Abteilungssilos.Gemeinsam ist jedoch das Bewusstsein, dass der Markt nicht auf die zu spät Kommenden warten wirdWettbewerbsfähigkeit, Effizienz und sogar die Nachhaltigkeit eines Unternehmens gehen Hand in Hand mit der Fähigkeit, Prozesse umfassend und integriert zu digitalisieren. Somit ist die Digitalisierung mehr als ein Trend, keine Wahl mehr und wird zu einem Muss für die Welt, die durch den Innovationsbedarf stärker gekennzeichnet wird.