In den letzten Jahren haben Diskussionen über digitale Transformation in nahezu allen Branchen eine zentrale Rolle gespielt, von kleinen Familienunternehmen bis hin zu großen multinationalen Konzernen. Es spricht von Automatisierung, künstlicher Intelligenz, der Einführung von Cloud-Plattformen und disruptiven Geschäftsmodellen, die den Einsatz von Daten priorisieren.
Doch wenn wir genauer hinsehen, erkennen wir, dass viele dieser Initiativen, obwohl sie wichtig sind, letztendlich isoliert umgesetzt werden, das heißt, jede Abteilung versucht, ihre eigenen Anforderungen auf isolierte Weise zu lösen. Das wirft eine grundlegende Frage auf: Können wir davon ausgehen, dass wir bereits die Ära erreicht haben, in der alle Unternehmensprozesse effektiv digitalisiert sind?
Um das principais diferenças entre a transformação digital propriamente dita e a digitalização de processos de ponta a ponta é que a primeira envolve uma mudança fundamental na forma como as empresas operam, enquanto a segunda se refere à automação e melhoria de processos específicos usando tecnologia digital. Die erste ist mit der Einführung von Technologien verbunden, die die Organisation auf eine gewisse Weise modernisieren und signifikante Verbesserungen bringen, wie z.B. die Automatisierung im Marketing oder die Nutzung von Tools zur Datenanalyse. Die zweite erfordert wiederum eine systemische Sichtweise, die in der Lage ist, die Arbeitsabläufe zwischen verschiedenen Abteilungen zu verbinden und eine kohäsive und zu 100 % digitale Prozesskette zu schaffen.
Das große Problem hier ist, dass die digitale Transformation selbst oft als großer Überbegriff betrachtet wird, aber wenn kein Aufwand betrieben wird, diese Lösungen zu integrieren, kann das Ergebnis nur eine Sammlung von „digitalen Silos“ sein, in denen jede Abteilung mit isolierten Werkzeugen arbeitet, ohne kontinuierliche Kommunikation mit dem Rest des Unternehmens. Auf diese Weise ist die Digitalisierung von Prozessen – verstanden als die Fähigkeit, manuelle Abläufe, Papier, Nacharbeiten und Informationslücken durch sichere und zuverlässige digitale Routinen zu ersetzen – noch lange keine Realität für viele Organisationen.
Digitale Transformation in Silos
Es gibt diejenigen, die argumentieren, dass die digitale Transformation in Silos nur eine erste Phase ist. Das heißt, es ist normal, dass Abteilungen wie Vertrieb, Marketing oder IT die ersten sind, die fortschrittliche Lösungen übernehmen, da die Nachfrage nach Technologie in diesen Bereichen in der Regel dringlicher ist. Das Problem entsteht jedoch, wenn diese Initiativen nicht kommunizieren und keinem strategischen Wachstumsplan folgen. Es ist wie ein Hochleistungsmotor in einem Auto mit abgefahrenen Reifen: Der modernste Teil garantiert nicht, dass das gesamte Fahrzeug gut funktioniert, da kritische Komponenten nicht die nötige Aufmerksamkeit erhalten haben.
Es ist sehr üblich, zum Beispiel, dass Unternehmen stark in CRM-Plattformen investieren, um die Kundenbeziehung zu verbessern, und gleichzeitig Zahlungs-, Rechnungs- oder sogar Personalprozesse manuell und unzusammenhängend durchführen. Diese Unterschiede verursachen Engpässe, die letztendlich die Wirksamkeit dieses CRM-Tools zunichte machen können, weil die Daten schließlich nicht mit der Finanzabteilung oder der Betriebsabteilung synchronisiert werden. Daher kann die Organisation keine einheitliche Sicht auf den Kunden oder die Prozesse haben, und die Nutzung von Daten für die Entscheidungsfindung ist beeinträchtigt.
Digitalisierung von Prozessen und Integration: Warum ist das wichtig?
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das noch mit einer Vielzahl von Papierdokumenten arbeitet, bei denen jedes manuell von verschiedenen Instanzen unterschrieben werden muss, anschließend digitalisiert und in verschiedenen Systemen archiviert wird. Vergleichen Sie diese Realität nun mit einer anderen, in der Dokumente bereits digital geboren werden und durch einen automatisierten Genehmigungsprozess laufen, der die Verantwortlichen in jeder Phase automatisch benachrichtigt, frühere Versionen speichert und elektronische Unterschriften mit rechtlicher Gültigkeit ermöglicht. In diesem zweiten Szenario wird nicht nur die Verarbeitungszeit drastisch reduziert, sondern es werden auch Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und regulatorische Konformität verbessert.
Der große Vorteil der Digitalisierung von End-to-End-Prozessen liegt nicht nur in der Reduzierung der Betriebskosten – obwohl dies ein wichtiger Faktor ist –, sondern vor allem in der Schaffung eines integrierten Ökosystems, das eine schnellere und datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Wenn jede Abteilung isolierte Werkzeuge verwendet, wird es viel schwieriger, die Informationen zusammenzuführen, um Erkenntnisse über die Gesamtleistung des Geschäfts zu gewinnen. Wenn die Prozesse bereits zusammengeführt sind, können die Daten in Echtzeit gesammelt, verarbeitet und analysiert werden, was Raum für prädiktive Analysen schafft, die helfen, Probleme vorherzusehen und Chancen zu erkennen.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Risikominderung, insbesondere in einem Szenario, in dem die Informationssicherheit und der Datenschutz zunehmend durch Gesetze wie die LGPD in Brasilien und die GDPR in Europa geregelt werden. Wenn ein Prozess digitalisiert wird, ist es einfacher, Verschlüsselungsrichtlinien, automatische Backups und Zugriffskontrollen umzusetzen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Lecks, Dokumentenverlusten und Betrug erheblich. Darüber hinaus wird die rechtliche Konformität gegenüber Aufsichtsbehörden einfacher nachweisbar, da alle Interaktionen dokumentiert und auditierbar sind.
Wir dürfen die Auswirkungen auf die Kundenerfahrung, sowohl intern als auch extern, nicht vergessen. Endkunden neigen dazu, Unternehmen zu schätzen, die schnelle und effiziente Interaktionen bieten, ohne dass sie Papierformulare ausfüllen oder endlose Anrufe tätigen müssen, um offene Angelegenheiten zu klären. Auf der anderen Seite profitieren die Mitarbeitenden auch von vereinfachten Arbeitsabläufen, die Nacharbeit und den Umgang mit physischen Dokumenten eliminieren. Dies verbessert die interne Zufriedenheit, die Produktivität und sogar die Talentbindung, da Fachkräfte, die mit aktuellen Technologien arbeiten, das Gefühl haben, Teil einer innovativen Organisation zu sein.
Weg zur effektiven Digitalisierung und zukünftige Perspektiven
Eine Möglichkeit, dieses Szenario anzugehen, besteht darin zu verstehen, dass die Digitalisierung von Prozessen ein unternehmensweites Projekt sein muss, das alle Führungskräfte einbezieht und idealerweise direkte Unterstützung auf C-Level-Ebene (wie CEOs, CFOs und CIOs) erhält.
Dies stellt sicher, dass die Migration von analog zu digital nicht nur durch den Wunsch einer Abteilung, sondern als strategischer Wert, der die gesamte Organisation durchdringt, geleitet wird. Ebenso hilft diese Top-Down-Unterstützung, eventuellen Widerständen zu begegnen und Investitionen konsequenter zu priorisieren, was die Einführung neuer Plattformen und Methoden erheblich erleichtert.
Sobald der Digitalisierungsprozess in die Geschäftsstrategie integriert ist, ist es Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen. Der erste Schritt auf dem Weg zu einer effektiven Digitalisierung besteht darin, die gesamte Prozesskette zu kartieren, Engpässe, Redundanzen und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dies erfordert eine Beratungsarbeit oder interne Teams, die jeden Schritt des Geschäfts tiefgehend kennen. Ohne diese Diagnose besteht das Risiko, in Werkzeuge zu investieren, die nicht mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Organisation übereinstimmen. Anschließend ist es entscheidend, die Prozesse zu priorisieren, die den größten Mehrwert schaffen oder den größten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit haben. Diese Priorisierung hilft, schnellere Ergebnisse zu erzielen, und schafft eine Kultur des Vertrauens und Engagements rund um die Digitalisierung.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Wahl skalierbarer Technologien. Die Wahl von Lösungen, die eine Integration über APIs bieten, ermöglicht es Unternehmen beispielsweise, neue Module und Funktionen hinzuzufügen, wenn die Nachfrage wächst. Auf diese Weise wird das Problem vermieden, neue „digitale Inseln“ zu schaffen, die erneut nicht miteinander kommunizieren. Darüber hinaus ist es wichtig, die Datenarchitektur genau zu betrachten, um sicherzustellen, dass es Standards für die Speicherung und die Verwaltung der Informationen gibt. Ohne diese Vorsichtsmaßnahmen könnte das Unternehmen ein riesiges Volumen an Daten ansammeln, die keinen Mehrwert für das Geschäft bieten.
Der kulturelle Wandel darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Eine effektive Digitalisierung erfordert, dass Führungskräfte und Mitarbeitende die Vorteile dieser Transformation verstehen, die Mentalität des „Wir haben das schon immer so gemacht“ aufgeben und bereit sind, kontinuierlich zu lernen. In die Ausbildung, Workshops und interne Kommunikation zu investieren, ist essenziell, um Barrieren abzubauen und die Akzeptanz zu fördern. Darüber hinaus wird empfohlen, eine kontinuierliche Überwachung von Kennzahlen durchzuführen, die den Wert der Veränderungen zeigen, wie die Reduzierung der Zeit in bestimmten Prozessen, Ressourceneinsparungen und die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Diese Indikatoren liefern konkrete Beweise dafür, dass der eingeschlagene Weg sinnvoll ist.
Was die zukünftigen Perspektiven betrifft, so ist zu beachten, dass die Digitalisierung von Prozessen nur die Grundlage für noch transformativere Innovationen ist. Da die Firma vollständig digitale Prozesse nutzt, kann sie Lösungen für künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation (RPA) und prädiktive Analysen erkunden. Mit KI ist es beispielsweise möglich, komplexe Aufgaben zu automatisieren und sogar Systeme zu entwickeln, die auf maschinellen Lernalgorithmen basierende Entscheidungen treffen können. Die RPA kann wiederum große Mengen an sich wiederholenden Aufgaben bewältigen und die Mitarbeiter für strategischere Funktionen freisetzen. Die prädiktive Analyse ermöglicht es, Trends und Verhaltensweisen vorherzusehen, sodass das Unternehmen proaktiv statt reaktiv handeln kann.
Die vollständige Digitalisierung von Prozessen ebnet auch den Weg für neue Geschäftsmodelle. Unternehmen, die früher auf manuelle Prozesse angewiesen waren, um mit Kunden und Lieferanten zu interagieren, können durch die Digitalisierung völlig neue Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die auf digitale Erlebnisse ausgerichtet sind. Dies schafft Wettbewerbsvorteile und kann sogar den Eintritt in globale Märkte ermöglichen, insbesondere wenn die technologische Infrastruktur bereit ist, zu skalieren und die Anforderungen verschiedener Regionen zu erfüllen. Zum Beispiel hat der E-Commerce in den letzten Jahren explodiert, genau weil die Wertschöpfungsketten weitgehend digitalisiert wurden, was weit über die bloße Erstellung einer Verkaufswebsite hinausgeht: Es umfasst Integrationen mit Logistiksystemen, Zahlungsabwicklung, Datenanalyse, automatisiertem Marketing und Kundensupport.
Kurz gesagt, die Antwort auf die Frage „Sind wir schon an diesem Punkt der Digitalisierung von Prozessen?“ lautet immer noch „kommt darauf an“. Es gibt Unternehmen, die bereits bedeutende Sprünge gemacht haben und stolz darauf sein können, eine nahezu vollständig integrierte Lieferkette zu besitzen. Einige sind noch in den Anfängen, gefangen in fragmentierten Routinen und departmentalisierten Silos. Der gemeinsame Faktor ist jedoch das Bewusstsein, dass der Markt auf niemanden wartet, der im Rückstand ist. Die Wettbewerbsfähigkeit, Effizienz und sogar die Nachhaltigkeit eines Unternehmens gehen Hand in Hand mit der Fähigkeit, Prozesse umfassend und integriert zu digitalisieren. Daher ist die Digitalisierung nicht nur ein Trend, sondern hört auf, eine Wahl zu sein, und wird für diejenigen zur Pflicht, die in einer Welt gedeihen wollen, die zunehmend von Innovation und der Geschwindigkeit des Wandels geprägt ist.
