KI und Automatisierung sollen 2025 Innovationstreiber im Dokumentenmanagement sein

Mit der fortschreitenden digitalen Transformation wird die Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung für das Dokumentenmanagement unverzichtbar. Diese Technologien versprechen nicht nur eine Revolution im Umgang von Unternehmen mit Informationen und Prozessen, sondern bieten auch eine Reihe von Vorteilen, von verbesserter Genauigkeit und Effizienz bis hin zu wertvollen Erkenntnissen für die Entscheidungsfindung. Fortschrittliche KI-Algorithmen sind beispielsweise in der Lage, Muster und Anomalien in Dokumenten zu erkennen und so Audit- und Compliance-Prozesse zu optimieren.

Marktanalysten gehen optimistisch davon aus, dass bis 2027 751 % der großen Unternehmen weltweit, darunter auch Brasilien, KI einsetzen werden, um ihr Dokumenten- und Informationsmanagement zu verbessern. In dieser sich rasant entwickelnden Technologielandschaft gewinnen Informationssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zunehmend an Bedeutung. Die Investitionen in robuste Lösungen zum Schutz von Dokumenten vor Cyber-Bedrohungen und zur Gewährleistung des Datenschutzes nehmen zu. Hier sind die wichtigsten Trends, die das Dokumentenmanagement im Jahr 2025 voraussichtlich prägen werden:

Künstliche Intelligenz: Revolution im Dokumentenmanagement

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden zunehmend in Dokumentenmanagementsysteme integriert. Diese Technologien ermöglichen die Analyse großer Datenmengen und die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse, die die Entscheidungsfindung unterstützen. Beispielsweise können KI-Algorithmen Muster und Anomalien in Dokumenten erkennen und so die Genauigkeit und Effizienz von Audit- und Compliance-Prozessen verbessern.

Technologien zur Verarbeitung natürlicher Sprache sollten außerdem zunehmend intuitive Suchfunktionen ermöglichen, die den Benutzern dabei helfen, genau das Dokument oder die Informationen zu finden, die sie benötigen – und ihnen sofortigen Zugriff auf die relevantesten Daten ermöglichen.

Einer Gartner-Studie zufolge werden bis 2027 75 % der großen Unternehmen weltweit, darunter auch Brasilien, KI zur Verbesserung des Dokumenten- und Informationsmanagements einsetzen.

RPA-Systeme werden ihre Expansion fortsetzen

Mittlerweile gewinnt auch die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) an Bedeutung. RPA-Tools werden zur Automatisierung wiederkehrender Dokumentenverwaltungsaufgaben wie Klassifizierung, Archivierung und Informationsabruf eingesetzt.

Dadurch werden Personalressourcen für strategischere, höherwertige Aktivitäten frei. Aktuelle Untersuchungen von McKinsey & Company zeigen, dass die Automatisierung die Produktivität brasilianischer Unternehmen um bis zu 40 Prozent steigern kann, was zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen führt.

Fokus auf Datenschutz und Compliance

Informationssicherheit hat nach wie vor höchste Priorität. Mit der zunehmenden Digitalisierung ergeben sich neue Herausforderungen im Bereich Datenschutz. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Informationen vor Cyberbedrohungen und Datenlecks geschützt sind.

In Brasilien schreibt das Datenschutzgesetz (LGPD) strenge Compliance-Anforderungen vor. Unternehmen investieren daher massiv in Sicherheitslösungen zum Schutz ihrer Dokumente. Technologien wie fortschrittliche Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung werden häufig eingesetzt, um die Integrität und Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten.

Integrierte Workflows und digitale Signatur

Dokumentenmanagementsysteme werden zunehmend in Workflow-Systeme und digitale Signaturtools integriert, wodurch Zeit, zusätzliche Systeme und physische Speicherkosten optimiert werden.

Diese Technologien ermöglichen zudem erweiterte Datenanalysen und liefern wertvolle Erkenntnisse für strategische Entscheidungen. Mithilfe von Algorithmen des maschinellen Lernens können Unternehmen Trends vorhersagen, Muster und Anomalien erkennen und sogar die Erstellung detaillierter Berichte über die Leistung und Risiken des Dokumentenmanagements automatisieren.

Dies verbessert nicht nur die Betriebseffizienz, sondern ermöglicht auch einen proaktiven Ansatz zur Risikominimierung und Prozessoptimierung und stellt sicher, dass Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt immer einen Schritt voraus sind.

Zugriff auf Daten von überall

Cloud-basierte Lösungen sind unerlässlich, um den Zugriff auf Dokumente, Workflows und Prozesse von überall aus zu ermöglichen. Sie bieten Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit und ermöglichen Unternehmen so die effiziente Speicherung und den effizienten Zugriff auf ihre Dokumente. Laut einer IDC-Studie nutzen 80 % der brasilianischen Unternehmen bereits Cloud-Lösungen für das Dokumenten- und Informationsmanagement oder planen dies in den kommenden Jahren.

Einzigartige Lösungen für jedes Unternehmen

Auch die Anpassung von Dokumentenmanagement-Diensten gewinnt an Bedeutung. Lösungen müssen an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassbar sein und dabei die Branche, die Unternehmensgröße und die Besonderheiten der internen Prozesse berücksichtigen.

Maßgeschneiderte Dokumentenverwaltungstools ermöglichen eine höhere Betriebseffizienz und eine bessere Integration mit anderen Unternehmensystemen und bieten eine intuitivere und effektivere Benutzererfahrung.

Darüber hinaus ist die Systemintegration ein wichtiges Anliegen der Entscheidungsträger. Brasilianische Unternehmen investieren in Plattformen, die integriertes Dokumentenmanagement bieten und die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen und Abteilungen ermöglichen. Dies beseitigt Informationssilos und verbessert die interne Zusammenarbeit, was zu agileren und präziseren Prozessen führt.

Kurz gesagt: Die wichtigsten Trends im Dokumentenmanagement für 2025 sind von beschleunigter Digitalisierung, Automatisierung und künstlicher Intelligenz geprägt. Diese neuen Lösungen spiegeln die Notwendigkeit von Unternehmen wider, sich an ein sich ständig weiterentwickelndes Geschäftsumfeld anzupassen. Dokumentenmanagement ist mehr denn je ein grundlegender Bestandteil des Geschäfts – nicht nur eine ergänzende Aktivität. Ohne effizientes Management laufen Unternehmen Gefahr, in unübersichtlichen, kostspieligen Prozessen zu versinken, die den Betrieb überfordern und ihnen Raum für Wachstum und Innovation nehmen.