Descentralização de informações e vulnerabilidade dos dados: saiba como a comunicação via e-mails e WhatsApp criam o caos para Governança Corporativa

A preocupação das empresas com governança corporativa tem crescido — segundo pesquisa do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) em 2024 o setor privado demonstrou uma aderência média de 66% às práticas recomendadas pelo Código Brasileiro de Governança Corporativa, uma alta de 1,6 ponto percentual em relação a 2023. Empresas estatais e companhias de capital aberto também apontam crescimento constante.

Apesar disso, alguns fatores comuns ainda atrapalham o bom exercício de governança, de acordo com Andréa Migliori, CEO da Workhub Digital, HR Tech de soluções para portais corporativos. “Os pilares da governança são equidade, transparência, integridade, sustentabilidade e responsabilização. Para todos eles, a comunicação é ponto-chave, e infelizmente existem muitos desafios nessa área entre empresas de todos os segmentos”, explica.

A CEO exemplifica com os métodos mais utilizados para envio de informações nas organizações: e-mails e WhatsApp. “Ainda que sejam ferramentas bastante úteis e amplamente disseminadas, ambas trazem riscos e atrasos que podem impactar toda a comunicação da empresa”.

O primeiro ponto negativo levantado é a questão da organização e acesso a segmentação da informação. Com conversas e documentos espalhados em centenas de e-mails ou grupos de WhatsApp, torna-se muito difícil identificar quem disse o quê e quando. Isso também leva a diferentes pessoas terem acesso a diferentes informações, o que traz inconsistência nas tomadas de decisão. Por si só, essa situação atrapalha o dia a dia do negócio e a produtividade das equipes, mas também pode trazer complicações específicas na hora da auditoria, que requer rastreabilidade.

Outro risco é a vulnerabilidade dos dados. Em parte porque alguns operadores de e-mail e aplicativos de mensagem talvez não possuam as melhores certificações de segurança, e em parte porque a descentralização pode levar assuntos confidenciais a pessoas que não deveriam ter acesso, por meio de destinatários em cópia ou presença em grupos de WhatsApp, por exemplo.

Andréa também indica a sobrecarga informacional como outra dificuldade comum. “A saturação de canais leva à perda de tempo e de foco, com equipes que gastam mais energia tentando se organizar do que realmente trabalhando. Não é improvável que dados se percam quando esse é o caso, o que afeta diretamente as práticas de governança”, ressalta a profissional.

Uma das principais soluções para esse “caos” é a utilização de um único canal de comunicação capaz de concentrar e organizar as informações da empresa, fazendo o papel de “espinha dorsal” da estratégia de comunicação interna e que permita a troca de informações e de documentos com segurança. Essa é a proposta das intranets e outros sistemas de comunicação corporativa, em especial os que trazem soluções integradas para que tudo fique registrado dentro do mesmo programa.

“Um bom sistema consegue suprir todas as necessidades de comunicação interna e também oferecer facilidade na hora da auditoria, com transparência e praticidade”, explica Andréa. Mas ela também reforça: “É uma mudança de ferramenta tanto quanto é uma mudança cultural. As pessoas precisam se adaptar e é essencial que todo o time compreenda as razões por trás da novidade, e a utilizem de acordo”, conclui.