I den nuværende situation, den digitale transformation omdefinerer den virksomhedsdynamik, og HR-sektoren har en afgørende rolle i moderniseringen af virksomhederne. I denne sektion, dokumentstyring, før var præget af bunker af papirer og manuelle processer, nu kræver hurtighed, sikkerhed og effektivitet. Til det, at have the technological tools is a necessity.
Hvad er dokumentstyring i HR?
HR-området skal håndtere en enorm mængde dokumenter – kontrakter, lønnsedler, præstationsvurderinger, interne politikker og meget mere. Den effektive styring af disse filer, det vil sige, forsendelseskontrol, retur, underskrift, verifikation, blandt andet er det ikke kun et spørgsmål om organisering, det er en kritisk faktor for virksomhedens succes.
Ifølgeadministrerende direktørda Digital Helper + Abonner Godt, Carlos Henrique Mencaci, teknologi er uundgåelig i dette scenarie. "Den der passer på mennesker", du har i dine hænder data af stor betydning. Den fysiske håndtering af disse oplysninger, eller uden for ideelle platforme, tenderer at gøre området uproduktivt, uden strategi og sikkerhed, for en stor del af kræfterne går til organiseringen af papirarbejdet, forklar.
Hvilke teknologier gør dokumentstyring intelligent? Lær fem værktøjer rettet mod HR!
Forskningen udført af Think Work Lab afslørede, hvordan HR stadig lider under bureaukrati og mangel på automatisering. Ifølge dataene, brasilianerne bruger, i gennemsnit, 16,9 timer om ugen, eller 38% af din arbejdstid, med bureaukratiske opgaver. For omkring 22% af de adspurgte fagfolk, aktiviteterne var monotone og gentagne, aspekter betragtet som demotiverende. Endnu, det store flertal (40%) har ikke foretaget nogen praktiske tiltag for at gøre personaleforvaltningen mere teknologisk og mindre manuel. I denne forstand, Nævn fem nyttige værktøjer til at starte denne opdatering i systemerne
1. Dokumentstyringssystemer (DMS – Dokumenthåndteringssystemer
Et DMS giver mulighed for at oprette, opbevare, organisere og dele filer på en centraliseret og sikker måde via internettet. Med ressourcer som indeksering og hurtig søgning, HR kan få adgang til enhver data på sekunder, eliminere spild af tid med manuelle søgninger. Platforme som Digital Helper + Assine Bem tilbyder denne atmosfære, med integration til andre værktøjer, faciliterer automatiseringen af aktivitetsstrømme, siger detadministrerende direktør.
2. Elektronisk underskrift
Dokumenternes underskrift er et kritisk skridt i HR, være for kontrakter, optagelser, afskedigelser eller aftaler. Elektroniske underskriftsværktøjer, garanterer juridisk gyldighed, smidighed og beskyttelse. Med dem, det er muligt at sende, validere og gemme dokumenterne uden behov for udskrivning eller transport
3. Cloud Storage
Cloud storage er afgørende for at sikre tilgængelighed og sikkerhed af skrifter i miljøetonline. Denne mekanisme gør det muligt at åbne oplysninger fra hvor som helst, når som helst. Derudover, datakryptering og desikkerhedskopierautomatiske sikrer sikkerhed for oplysningerne
4. Samarbejdsværktøjer og delingsplatforme
Værktøjer til at afholde fjernmøder, planlægning af opgaver og opfølgning på deres udvikling letter samarbejdet mellem teams og den sikre deling af materialer. Med dem, HR kan skabearbejdsgangeeffektive, godkende dokumentationer i realtid og holde alleinteressenterjusterede
5. Integreret kunstig intelligens
Systemer med indfødt kunstig intelligens (AI), det vil sige, udviklet til den selvwebsted, er fundamentale for at optimere den service, der udføres der. "På Digital Helper + Abonner Godt", AI er knyttet til processen med digital underskrift. Med dem, folk kan stille specifikke spørgsmål om det indhold, de vil underskrive. Dette reducerer behovet for at kontakte en specialist for at få afklaret tvivl eller fremtidige misforståelser, forklar detadministrerende direktør.
Endelig, til Mencaci, intelligent management er ikke kun et spørgsmål om teknologi, mere survival i det nuværende marked. Virksomheder, der vedtager disse konfigurationer, vinder i produktivitet, sikkerhed og konkurrenceevne, mensom omkostninger og risici, afslutter
