Intelligent dokumenthåndtering: 5 teknologiske værktøjer til HR

I det nuværende scenarie omdefinerer digital transformation virksomhedens dynamik, og Human Resources (HR)-sektoren spiller en afgørende rolle i moderniseringen af virksomheder. I dette segment kræver dokumentstyring, der engang var præget af stakke af papir og manuelle processer, nu smidighed, sikkerhed og effektivitet. 

Hvad er dokumenthåndtering i HR? 

HR-området har brug for at beskæftige sig med en enorm mængde dokumenter - kontrakter, lønningslister, præstationsevalueringer, interne politikker og meget mere. Den effektive forvaltning af disse filer, det vil sige kontrollen med afsendelse, returnering, underskrivelse, kontrol, blandt andre er ikke kun et spørgsmål om organisation er en kritisk faktor for forretningssucces. 

Ifølge CEO fra Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, er teknologi uundværlig i dette scenarie. “Hvem tager sig af mennesker, har i deres hænder data af altafgørende relevans. Den fysiske håndtering af disse oplysninger, eller uden for ideelle platforme, har en tendens til at gøre området uproduktivt, uden strategi og sikkerhed, fordi meget af kraften går til organiseringen af papirarbejdet”, forklarer han. 

Hvilke teknologier gør dokumenthåndtering smart? Lær om fem HR-fokuserede værktøjer! 

Den forskning, der udføres af Think Work Lab afslørede, hvordan HR's stadig lider af bureaukrati og manglende automatisering. Ifølge dataene bruger brasilianerne i gennemsnit 16,9 timer om ugen eller 38% af deres arbejdsdag med bureaukratiske opgaver. For omkring 22% af de hørte fagfolk var aktiviteterne monotone og gentagne, aspekter, der blev betragtet som demotiverende. Alligevel bruger langt de fleste (40%) ikke noget praktisk træk for at gøre forvaltningen af mennesker mere teknologisk og mindre manuel. I denne forstand lister Mencaci fem nyttige værktøjer til at starte dette system: opdatering: 

1. Dokumentstyringssystemer (DMS – Document Management Systems)

En DMS giver dig mulighed for at oprette, gemme, organisere og dele filer centralt og sikkert over internettet. Med funktioner som indeksering og hurtig søgning kan HR få adgang til alle data på få sekunder, hvilket eliminerer tidstabet med manuelle søgninger.“Platforme som Digital Helper + Sign Well tilbyder denne atmosfære, med integration med andre værktøjer, hvilket letter automatiseringen af strømme af” aktiviteter, siger CEO. 

2. Elektronisk signatur

Rubrikken af dokumenter er et kritisk skridt i HR, hvad enten det drejer sig om kontrakter, indlæggelser, fyringer eller aftaler. Elektroniske signaturværktøjer sikrer juridisk gyldighed, smidighed og beskyttelse. Med dem er det muligt at sende, validere og gemme dokumenter uden behov for udskrivning eller forskydning.

3. Cloud Storage

Cloud-lagring er afgørende for at sikre tilgængeligheden og sikkerheden af skrifter i miljøet online. Denne mekanisme giver dig mulighed for at åbne oplysninger fra hvor som helst, når som helst.Derudover datakryptering og den sikkerhedskopier automatisk garanterer sikkerhed til information.

4. Samarbejds- og delingsplatforme

Værktøjer til afholdelse af fjernmøder, planlægning af opgaver og sporing af deres udvikling gør det nemt for teams at samarbejde og sikkert dele materialer.HCR kan oprette arbejdsgange effektiv, godkend realtidsdokumentation og vedligehold alle interessenter justeret.

5. Integreret kunstig intelligens 

Systemer med native kunstig intelligens (AI), det vil sige udarbejdet til det rette site, de er grundlæggende for at optimere den service, der udføres der.“Na Digital Helper + Sign Well, AI er knyttet til den digitale signaturproces. Med dem kan folk stille specifikke spørgsmål om det indhold, de vil underskrive. Dette reducerer behovet for at udløse en specialist til at stille spørgsmål eller fremtidige fejl”, forklarer CEO. 

Endelig, for Mencaci, er intelligent ledelse ikke kun et spørgsmål om teknologi, men om overlevelse på det nuværende marked.“Virksomheder, der anvender disse indstillinger, vinder i produktivitet, sikkerhed og konkurrenceevne, samtidig med at de reducerer omkostninger og risici”, konkluderer han.