Black Friday: Elektroniske fakturaer og 5 mest almindelige afvisninger i løbet af datoen

Som Black Friday nærmer sig, detailhandlere forberede sig på en intens salgsflow. Ud over al den pleje med uddannelse, lager, markedsføring og andre afdelinger, er det afgørende, at der også er en effektiv skatteforvaltning. Ud over at give en behagelig oplevelse for kunder, der kan stå over for køer eller betalingsproblemer, når skattesvigt sker, god ledelse indebærer også at forberede sig på mulige uforudsete begivenheder, der ikke kun afhænger af virksomheden.

Ifølge Hugo Ramos, administrerende direktør for oobj, national reference i løsninger til Elektroniske Skattedokumenter (DF-e) og andre digitale skattekrav, kan den forkerte udstedelse af noter forårsage bøder spænder fra 10% til 100% af værdien af hver. Ved lejligheder med stor efterspørgsel, kan dette blive en bekymrende omkostning for organisationer.

“Vi kan ikke undervurdere virkningen af skatteområdet på tidspunkter som dette. Black Friday bringer mange muligheder, men også risici.Især når Sefaz vil være at beskæftige sig med et væld af noter på samme tid”, kommenterer eksperten.

For at hjælpe med at forberede sig til datoen listede Hugo fem af de vigtigste skatteafvisninger, det vil sige fejl, der forårsager, at sedlen ikke udstedes korrekt.

Afvisning 202: Manglende anerkendelse af forfatterskab eller integritet af den digitale fil

“Denne afvisning indikerer en fejl i (navneområdet‘ for skabelonfilen, der bruges til UF’, forklarer den administrerende direktør.”Næsten altid er det en teknisk fejl i selve Sefaz“.

Situationen løser sig normalt, og du skal kun vente et par minutter for at genbehandle filen. Men hvis dette ikke sker, skal du kontakte Sephaz i udstedelsesstaten.

204: Duplicitet af NF-e [nRec:9999999999999999999]

Fejlen opstår, når en NF-e (model 55) eller NFC-e (model 65) udstedes med samme Access Key som en allerede autoriseret NF-e/NFC-e.

Det er nødvendigt at ændre antallet af NF-e, så den valgte endnu ikke er blevet brugt, og derefter sende dokumentet igen.“Denne fejl er meget mindre almindelig, når du bruger et godt integreret skattestyringssystem, med en opdateret database, fordi der er en automatisk verifikation af mulig ACHR-duplikitet, påpeger Hugo.

Afvisning 210: Ugyldig modtager IE

Afvisningen vedrører udstedelse af en NF-e med State Inscription of the recipient (IE) ugyldig, hvilket ofte opstår på grund af fejl i nummeret. IE skal være mellem 2 og 14 numeriske tegn, og placeringen af nogle tal eller kontrolcifferet kan være forkert.

Løsningen er at kontrollere Statsregistreringen informeret og rette eventuelle fejl. Hvis IE-koden starter med tallet nul (0), og det observeres, at det er blevet slettet, skal du kontakte ERP-supporten i brug for at verificere problemet. Et andet alternativ er at konsultere IE informeret på SINTEGRA-webstedet eller i Centralized Taxpayers Registry (CCC) for at bekræfte, at det er gyldigt. 

Afvisning 212: Udstedelsesdato efter modtagelsesdatoen

“Inkompatible datoer og tidspunkter kan ske i et spørgsmål om minutter. For eksempel, hvis noten blev udstedt på 15h, men den lokale tid af staten Sephaz er 14h59, kan fejlen ske. Du skal også være opmærksom på sommertid”, eksemplificerer eksperten.

Kontroller derefter, at din softwaretid er synkroniseret med Sephaz-tiden for din tilstand, som bruger regional time.If dit ERP-system bruger servertid til at udfylde NF-e Issue Date/Time, se om serveren er justeret så godt. Efter rettelsen skal du blot sende NF-e igen.

Afvisning 365: Samlede andre tilbageholdelser adskiller sig fra summen af varer

Denne afvisning opstår, når en NF-e (model 55) eller NFC-e (model 65) udstedes, og værdien Total Other Holds afviger fra summen af de andre holdværdier for de varer, der er underlagt ISSQN.

Hugo tilføjer: “Dette er en af de fejl, der kræver en mere teknisk løsning, med ændring i XML-filen af noten. Man bør rette værdien af totaliseringen af andre hold, som er i feltet: id 0 W22c”.

For disse og andre mere specifikke situationer er det vigtigt at kunne regne med erfarne fagfolk i skatteverdenen. For dem, der ønsker at søge flere svar, er det også muligt at bruge de Oobj Knowledge Base, som har forklaringer, eksempler og løsninger på disse og hundredvis af andre skatteproblemer.“Det er en hjælpeguide for livet, ikke kun for Black Friday”, slutter den administrerende direktør.