Kender du eller har du i det mindste hørt om Eisenhower-matrixen? Også kendt som den Urgent-Vigtig Matrix, det er et tidsstyringsværktøj skabt af den 34. præsident for De Forenede Stater, Dwight Eisenhower (1890-1969), øverste kommandør for de Allierede styrker i Europa, under Anden Verdenskrig
Han brugte det til at træffe beslutninger og prioritere opgaver baseret på to hovedkriterier: hastighed og vigtighed. Matricen opdeler opgaverne i fire kvadranter, hvad der muliggør en klar visualisering af, hvor man skal fokusere indsatsen, og hvordan man organiserer tiden mere effektivt
Ved du hvad? Jeg er sikker på, at du har brug for et værktøj af denne type til at hjælpe dig med at organisere dig selv og gøre det samme for dit team. Baseret på den originale matrix, jeg har lavet en tilpasning, der kan overføres til de fleste menneskers virkelighed. Jeg kaldte det "Prioritetskvadratet", setet på den større lethed ved at fastsætte navnet
Først og fremmest, forstå: at optimere tidsstyring og øge produktiviteten, bekymre dig om det, der virkelig betyder noget midt i de mange opgaver i hverdagen. Når du føler, at du mister kontrollen over tiden, træk vejret dybt og vurder dine aktiviteter med klarhed. Spørg dig selv: er den nuværende opgave essentiel for at nå dine mål? Er der noget, der kan delegeres eller udsættes
På et andet tidspunkt, liste alle de opgaver og aktiviteter, du skal udføre. Klassificer hver enkelt efter deres hastighed og vigtighed. Og placer dem i de relevante kvadranter i matricen
Matricen hjælper med at skelne mellem, hvad der virkelig fortjener øjeblikkelig opmærksomhed, og hvad der kan planlægges til fremtiden eller elimineres. Mindre tid brugt på uvæsentlige aktiviteter og mere fokus på de opgaver, der virkelig betyder noget, resulterer i mindre stress
Prioritetskvadratet, som også deler opgaverne i fire kvadranter, det er et kraftfuldt værktøj for enhver, der ønsker at forbedre sin tidsstyring, tage beslutninger, der er mere bevidste og afbalancerede om, hvordan man bruger sin tid og energi
Når du bruger den, du vil bem lægge mærke til en positiv ændring i forholdet mellem tid og opfyldelse af dine opgaver
Vigtigt og presserende:du skal lave denne opgave I DAG, for hun har en frist og er essentiel for udviklingen (din og virksomhedens). Hvis det IKKE bliver udført, det vil medføre en form for tab for dig, nogen eller organisationen. Eksempler: betale en faktura eller sende et tilbud inden fristen
Vigtigt (men ikke presserende):opgaver der skal udvikles hurtigst muligt. De har ikke en så stram frist (som for en forfaldsdato for en regning eller en juridisk anke). Når hun bliver udført, vil skabe en form for mulighed eller fordel for dig, nogen eller virksomheden. Eksempler: at planlægge et møde med en potentiel kunde; producere en video for at promovere dit produkt; afholde en videokonference med leverandøren af en ny vare
Haster (men ikke så vigtigt):opgaver med frist til I DAG (hvis de ikke udføres nu, muligheden går tabt, men men som ikke er så prioriterede. Generelt, de for ikke afsluttet, forårsager de ikke store tab, men kan dog bringe nogle fordele, hvis de gennemføres. Eksempler: deltage i et træningsarrangement eller i et teknisk udvalgsmøde
Ikke presserende og ikke vigtigt:det er opgaver, der er på din liste, men kan vente eller, hvem ved, selv at blive delegeret eller elimineret. Eksempler: besvare beskeder på sociale medier, vælge modellen af den nye aircondition i kontoret eller vælge tøjet til en fest i weekenden
Selv efter disse afklaringer, udfordringen er stadig at modstå fristelsen til at prioritere opgaverne i kvadrant "D", hvad, selv om de er enkle eller behagelige, deviere opmærksomheden fra de mest essentielle opgaver
Som som strategi, udnyt kvadrant "D" som belønning: efter at have afsluttet en gruppe vigtige opgaver, giv dig selv en pause med en lettere aktivitet. På denne måde, du holder produktiviteten oppe, mens du nyder øjeblikke af ren afslapning
Mere end en teknisk færdighed, tidsstyring kræver også disciplin, planlægning og en mentalitet rettet mod effektivitet og lederskab. Du kan tro på det
