Digitalisering af processer: er vi allerede nået til dette stadie?

I de senere år har diskussioner om digital transformation indtaget en fremtrædende plads i stort set alle brancher, fra små familievirksomheder til store multinationale selskaber. Der tales alt sammen om automatisering, kunstig intelligens, indførelse af cloud-platforme og disruptive forretningsmodeller, der prioriterer brugen af data.

Når vi imidlertid ser nærmere efter, indser vi, at mange af disse initiativer, selv om de er vigtige, ender med at blive gennemført på en opdelt måde, det vil sige, at hver afdeling forsøger at løse sine egne krav isoleret. Dette rejser et grundlæggende spørgsmål: kan vi overveje, at vi allerede har nået den æra, hvor alle virksomhedsprocesser er effektivt digitaliseret?

For bedre at forstå det nuværende scenarie er det nødvendigt at differentiere selve den digitale transformation fra digitaliseringen af end-to-end processer. Den første er knyttet til vedtagelsen af teknologier, der på en måde moderniserer organisationen og bringer væsentlige forbedringer, såsom marketing automation eller brug af værktøjer til dataanalyse. Den anden kræver til gengæld en systemisk visning, der er i stand til at forene arbejdsgange mellem forskellige sektorer og skabe en sammenhængende proceskæde og digital 100%.

Det store problem her er, at ofte den digitale transformation i sig selv ses som en stor paraply, men hvis der ikke er nogen indsats for at integrere disse løsninger, kan resultatet være blot en samling af digitale“illos”, hvor hver afdeling opererer med isolerede værktøjer uden nogen kontinuerlig kommunikation med resten af virksomheden. Således digitalisering af processer (forstået som evnen til at erstatte manuelle flows, papirer, omarbejde og informationshuller med sikre og pålidelige digitale rutiner & ER stadig langt fra en realitet for mange organisationer.

Digital transformation i siloer

Nogle hævder, at digital transformation i siloer kun er en indledende fase.Det vil sige, det er normalt, at afdelinger som salg, marketing eller IT er de første til at vedtage avancerede løsninger, da efterspørgslen efter teknologi i disse sektorer normalt er mere presserende.Problemet opstår imidlertid, når disse initiativer ikke kommunikerer og ikke følger en strategisk vækstkøreplan.Det er som at have en state-of-the-art motor i en bil, hvis dæk er skaldede: den mest moderne del garanterer ikke, at hele køretøjet vil fungere godt, da der er kritiske komponenter, der ikke har fået ordentlig opmærksomhed.

Det er meget almindeligt, for eksempel at se virksomheder investere kraftigt i CRM-platforme for at forbedre forholdet til kunden og samtidig opretholde betalingsprocesser, fakturering eller endda menneskelige ressourcer manuelt og afbrudt. Disse uligheder genererer flaskehalse, der i sidste ende kan gøre effektiviteten af det CRM-værktøj umulig, fordi dataene ender med ikke at blive synkroniseret med det finansielle område eller med det operationelle område. Organisationen kan således ikke have et enkelt syn på kunden eller processerne, og brugen af data til beslutningstagning forringes.

Digitalisering af processer og integration: hvorfor er dette vigtigt?

Forestil dig en virksomhed, der stadig beskæftiger sig med et væld af papirdokumenter, der kræver, at hver enkelt skal underskrives manuelt af flere instanser, og derefter scannes og arkiveres i forskellige systemer. Nu skal du kontrastere denne virkelighed med en anden, hvor dokumenter allerede er født digitale og bevæger sig gennem et automatiseret godkendelsesflow, der automatisk underretter de ansvarlige på hvert trin, gemmer tidligere versioner og tillader elektroniske signaturer med juridisk gyldighed. I dette andet scenarie reduceres ikke kun behandlingstiden drastisk, men også gevinster i sikkerhed, sporbarhed og overholdelse af lovgivning.

Den store forskel ved digitalisering af end-to-end processer er ikke kun i at reducere driftsomkostningerne ^ selvom dette er en relevant faktor 'OD, men i at skabe et integreret økosystem, der tillader en mere agil beslutningstagning og baseret på pålidelige data. Hvis hver afdeling bruger isolerede værktøjer, er det meget sværere at kompilere information for at generere indsigt i virksomhedens ydeevne som helhed. Når processer er forenet, kan data indsamles, behandles og analyseres i realtid, hvilket giver plads til forudsigelige analyser, der hjælper med at forudse problemer og identificere muligheder.

En anden stor fordel er afbødning af risici, især i et scenarie, hvor informationssikkerhed og databeskyttelse i stigende grad reguleres af lovgivning som LGPD i Brasilien og GDPR i Europa. Når en proces digitaliseres, er det lettere at implementere krypteringspolitikker, automatisk backup og adgangskontrol. Dette reducerer betydeligt sandsynligheden for lækager, tab af dokumenter og svindel. Derudover bliver lovoverholdelse lettere at påvise over for tilsynsorganer, da alle interaktioner registreres og kan revideres.

Vi kan ikke glemme indvirkningen på kundeoplevelsen, både internt og eksternt. Slutkunder har en tendens til at værdsætte virksomheder, der tilbyder hurtige og effektive interaktioner, uden at kræve, at de udfylder papirformularer eller foretager endeløse opkald for at løse verserende problemer. På den anden side drager medarbejderne også fordel af lettere arbejdsgange, som eliminerer omarbejdning og håndtering af fysiske dokumenter. Dette forbedrer intern tilfredshed, produktivitet og endda talentfastholdelse, da fagfolk, der arbejder med opdaterede teknologier, har følelsen af at være en del af en innovativ organisation.

Veje til effektiv digitalisering og fremtidsudsigter

En måde at se på dette scenarie er at forstå, at procesdigitalisering bør være et fuldt udbygget virksomhedsprojekt, der involverer alle ledere og ideelt set har direkte støtte fra C-niveau (såsom administrerende direktører, CFO'er og CIO'er).

Dette sikrer, at migreringen fra analog til digital udføres ikke kun af den ene eller anden afdelings vilje, men som en strategisk værdi, der løber gennem hele organisationen. Ligeledes hjælper denne top-down support med at overvinde enhver modstand og prioritere investeringer mere konsekvent, hvilket i høj grad letter vedtagelsen af nye platforme og metoder.

Når digitaliseringsprocessen er i forretningsstrategien, er det tid til at omsætte planen i praksis. Det første skridt mod en effektiv digitalisering er at kortlægge hele proceskæden, identificere flaskehalse, afskedigelser og automatiseringsmuligheder. Dette kræver konsulentarbejde eller interne teams, der dybt kender hvert trin i virksomheden. Uden denne diagnose er der risiko for at investere i værktøjer, der ikke går i dialog med organisationens reelle behov. Derefter er det essentielt at prioritere de processer, der skaber mere værdi, eller som har større indflydelse på kundetilfredsheden. Denne prioritering er med til at demonstrere hurtigere resultater, skabe en kultur af tillid og engagement omkring digitalisering.

Et andet vigtigt aspekt er valget af skalerbare teknologier. At vælge løsninger, der tilbyder integration via API'er, giver for eksempel virksomheder mulighed for at tilføje nye moduler og funktioner, efterhånden som efterspørgslen vokser. På denne måde er problemet med at skabe nye digitale“”, der endnu en gang ikke taler med hinanden. Derudover er det nødvendigt at se nøje på dataarkitekturen, hvilket sikrer, at der er standarder for lagring og styring af information. Uden disse forholdsregler kan virksomheden ende med en gigantisk mængde data, der ikke bringer nogen intelligens til virksomheden.

Effektiv digitalisering kræver, at ledere og medarbejdere forstår fordelene ved denne transformation, opgiver “mentaliteten, vi altid har gjort det” og er villige til at lære løbende. Investering i træningsprogrammer, workshops og intern kommunikation er afgørende for at bryde barrierer og fremme overholdelse. Derudover anbefales det, at der er en konstant overvågning af målinger, der viser værdien af ændringer, såsom at reducere tiden i visse processer, spare ressourcer og øge kundetilfredsheden. Disse indikatorer giver konkret bevis for, at den valgte vej giver mening.

Hvad angår fremtidsudsigter, er det værd at overveje, at digitaliseringen af processer kun er grundlaget for endnu mere transformative innovationer. Da virksomheden har fuldt digitale flows, kan den udforske løsninger af kunstig intelligens, robotprocesautomatisering (RPA) og prædiktiv analyse. Med AI er det for eksempel muligt at automatisere komplekse opgaver og endda skabe systemer, der er i stand til at træffe beslutninger baseret på maskinlæringsalgoritmer. RPA kan til gengæld håndtere store mængder gentagne opgaver, hvilket frigør medarbejderne til mere strategiske funktioner. Allerede prædiktiv analyse giver mulighed for at forudse tendenser og adfærd, hvilket gør det muligt for virksomheden at være proaktiv snarere end reaktiv.

Den komplette digitalisering af processer åbner også vejen for nye forretningsmodeller. Virksomheder, der tidligere var afhængige af manuelle processer for at interagere med kunder og leverandører, kan ved digitalisering skabe helt nye produkter og services, rettet mod digitale oplevelser. Dette genererer konkurrencemæssige forskelle og kan endda tillade adgang til globale markeder, især når den teknologiske infrastruktur er forberedt til at skalere og imødekomme krav fra forskellige regioner. For eksempel er e-handel eksploderet i de senere år, netop fordi værdikæder i høj grad er digitaliseret, og går langt ud over blot at skabe en hjemmeside for salg: det involverer integrationer med logistiksystemer, betaling, dataanalyse, automatiseret markedsføring og kundesupport.

Sammenfattende er svaret på spørgsmålet “er vi allerede nået til dette stadie af digitalisering af processer?” er stadig “afhængig”.Der er virksomheder, der allerede har gjort betydelige spring og kan være stolte af at have en stort set alle integrerede kæde.Andre er stadig i deres vorden, fast i fragmenterede rutiner og afdelingssiloer.Den fælles faktor er imidlertid bevidstheden om, at markedet ikke vil vente på dem, der er sent.Konkurrenceevne, effektivitet og endda bæredygtigheden af en virksomhed går hånd i hånd med evnen til at digitalisere processer på en omfattende og integreret måde.Således mere end en tendens, digitalisering ophører med at være et valg og bliver et must for verden bliver et must for forandring mere præget af behovet for innovation.