Inteligentní správa dokumentů: 5 technologických nástrojů pro HR

V současném scénáři digitální transformace nově definuje firemní dynamiku a sektor lidských zdrojů (HR) hraje zásadní roli v modernizaci firem V tomto segmentu nyní správa dokumentů, kdysi poznamenaná stohy papíru a manuálních procesů, vyžaduje agilitu, bezpečnost a efektivitu. 

Co je správa dokumentů v HR? 

Oblast HR se musí vypořádat s obrovským množstvím dokumentů - smluv, mzdových listů, hodnocení výkonu, interních zásad a dalších. Efektivní správa těchto souborů, tedy kontrola odesílání, vracení, podepisování, kontroly, mimo jiné, není jen otázkou organizace, je kritickým faktorem pro obchodní úspěch. 

Podle generálního ředitele od Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, technologie je v tomto scénáři nepostradatelná. “Kdo se stará o lidi, má v rukou data prvořadého významu. Fyzické zacházení s těmito informacemi nebo mimo ideální platformy má tendenci učinit oblast neproduktivní, bez strategie a bezpečnosti, protože velká část síly jde do organizace papírování, vysvětluje. 

Jaké technologie dělají správu dokumentů chytrou? Přečtěte si o pěti nástrojích zaměřených na HR! 

Výzkum provedený Think Work Lab odhalil, jak HR stále trpí byrokracií a nedostatkem automatizace Podle údajů tráví Brazilci v průměru 16,9 hodiny týdně, neboli 381 TP3 T svého pracovního dne, byrokratickými úkoly Pro asi 221 TP3 T slyšených profesionálů byly aktivity monotónní a opakující se, aspekty považované za demotivující Přesto naprostá většina (401 TP3 T) neučinila žádný praktický krok, aby vedení lidí bylo více technologické a méně manuální V tomto smyslu Mencaci uvádí pět užitečných nástrojů pro spuštění tohoto systému: aktualizace: 

1. Systémy správy dokumentů (DMS & Document Management Systems)

DMS umožňuje vytvářet, ukládat, organizovat a sdílet soubory centrálně a bezpečně přes internet. Díky funkcím, jako je indexování a rychlé vyhledávání, může HR přistupovat k jakýmkoli datům během několika sekund, čímž eliminuje ztrátu času ručním vyhledáváním. Platformy jako Digital Helper + Sign Well nabízejí tuto atmosféru s integrací s dalšími nástroji, což usnadňuje automatizaci toků činností, říká CEO. 

2. Elektronický podpis

Rubrika dokumentů je kritickým krokem v HR, ať už u smluv, přijetí, propouštění nebo dohod Nástroje elektronického podpisu zajišťují právní platnost, agilitu a ochranu S nimi je možné dokumenty odesílat, validovat a ukládat bez nutnosti tisku nebo vytěsňování.

3. Cloudové úložiště

Cloudové úložiště je zásadní pro zajištění dostupnosti a bezpečnosti spisů v prostředí online. Tento mechanismus vám umožňuje otevírat informace odkudkoli a kdykoli. Kromě toho šifrování dat a zálohy automatická garance bezpečnosti informací.

4. Platformy pro spolupráci a sdílení

Nástroje pro pořádání vzdálených schůzek, plánování úkolů a sledování jejich vývoje usnadňují týmům spolupráci a bezpečné sdílení materiálů pracovní postupy efektivní, schvalovat dokumentaci v reálném čase a udržovat vše zúčastněné strany zarovnaný.

5. Integrovaná umělá inteligence 

Systémy s nativní umělou inteligencí (AI), tedy propracované pro správné webových stránkách, jsou zásadní pro optimalizaci služby tam dělá. Digitální pomocník ANNa + Sign Dobře, AI je propojen s procesem digitálního podpisu S nimi mohou lidé klást konkrétní otázky o obsahu, který budou podepisovat To snižuje potřebu spustit specialistu klást otázky nebo budoucí chyby, vysvětluje CEO. 

A konečně, pro Mencaci není inteligentní řízení jen otázkou technologie, ale přežití na současném trhu. Společnostmi, které přijímají tyto konfigurace, se zvyšuje produktivita, bezpečnost a konkurenceschopnost a zároveň snižují náklady a rizika, uzavírá.