Černý pátek je pro mnoho společností jedním z nejlepších výprodejových období celého roku. Zároveň však rostoucí poptávka přináší specifické výzvy, mimo jiné i v oblasti daňové správy. Některé problémy nakonec brzdí provoz nebo dokonce mají větší dopad na podnikání, jako jsou pokuty a penále.
Tvrdí to Hugo Ramos, generální ředitel společnosti Oobj , celostátního lídra v oblasti řešení pro elektronické daňové doklady (DF-e) a další digitální daňové požadavky. „Každý rok si všímáme některých běžných chyb, které postihují společnosti ve všech odvětvích, a to jak v elektronickém obchodování, tak i ve fyzických obchodech. Příprava na tyto situace může zabránit jejich eskalaci do větších problémů,“ vysvětluje.
Profesionál proto vybral hlavní daňové újmy, které by mohly firmy postihnout během Černého pátku 2024, a co dělat pro snížení souvisejících rizik. Podívejte se na ně níže:
- Duplicitní faktury
Ať už kvůli problémům s připojením nebo zpracováním u finančního úřadu (SEFAZ), nebo dokonce kvůli vnitřní nestabilitě v systému společnosti, je možné, že budou generovány duplicitní daňové doklady.
„V případě duplicity se fiskální uzávěrka liší od finanční uzávěrky, což vede k nepřiměřeným daňovým nákladům. Pokud navíc systém pro daňové zprávy tuto chybu v autorizovaných fakturách neidentifikuje, ERP systém bude generování faktur nesprávné, což povede k pokutám a penále za nezaplacení daní nebo za opomenutí údajů,“ vysvětluje Hugo.
Abyste se vyhnuli problémům, vyplatí se mít specializovaný daňový systém, který dokáže kontrolovat duplicitní faktury, kontrolovat opakující se údaje a následně rušit neplatné dokumenty. Kromě toho je také důležité zajistit audit autorizovaných elektronických daňových dokladů, aby se zaručilo, že finanční a daňové uzavření proběhne bez chyb. Tím se zajistí důsledné plnění povinnosti vystavovat faktury a sníží se riziko sankcí.
Dalším přímým dopadem duplikace je řízení zásob. V případě nesprávných zásob se společnost může potýkat s daňovými a logistickými problémy, jako jsou nesprávné objednávky, zpoždění dodávek a nedostatečné plánování nákupu.
- Neschopnost komunikovat s daňovým úřadem.
Komunikační selhání mezi daňovým systémem a SEFAZ (Státním finančním sekretariátem) jsou samy o sobě problémem, protože mohou prodloužit dobu potřebnou k autorizaci vystavení faktur a k uzavření každého prodeje. Zákazníci čekající ve frontě u pokladny musí kaskádovitě čekat na obsluhu déle, což je obzvláště komplikované během Černého pátku.
Aby se tomu zabránilo, je důležité sledovat dostupnost SEFAZ (Státní finanční sekretariát), který je automatizován některými systémy pro správu daní. Mnohé z nich mají také funkci, která automaticky identifikuje, kdy je nutné vstoupit nebo ukončit pohotovostní režim, ve kterém vystavení neprobíhá okamžitě: klient obdrží fakturu, která ještě není platná, dokud není obnovena komunikace se SEFAZ.
„Se správným nástrojem se vydávání pohotovostních dokladů automaticky aktivuje, kdykoli je to nutné. Po obnovení komunikace s daňovým úřadem (SEFAZ) musí být software pro zasílání daňových zpráv schopen znovu zpracovat, znovu odeslat, identifikovat duplikáty a vyžádat si autorizaci pro všechny daňové doklady vydané v tomto formátu,“ zdůrazňuje generální ředitel.
- Vydávání pojistných událostí
I když to řeší jeden problém, vystavování faktur na základě pohotovostních podmínek může vést k dalším. Při velkém objemu faktur může být obtížné zvládat počet vydaných a zamítnutých dokumentů. Společnost proto může promeškat lhůtu pro podání daňovému úřadu (SEFAZ).
Například si zákazník může zkontrolovat fakturu na webových stránkách SEFAZ a nenajít ji, protože přístupový klíč ještě nebyl ověřen. Spotřebitel má tedy možnost kontaktovat PROCON (brazilský úřad na ochranu spotřebitele). Aby se předešlo takovým rizikům, je nutné během procesu opětovného podání po nastávající události věnovat pozornost identifikaci zamítnutých faktur.
„Opět je to funkce, kterou usnadňují nejmodernější systémy pro správu daní. Také se vyplatí ukládat XML soubory všech faktur, včetně těch vystavených v pohotovostním režimu, pro zaznamenání prodeje a pokusu o vystavení,“ navrhuje Hugo.
- Nesprávný kód NCM na faktuře.
Společná nomenklatura Mercosuru (NCM) si klade za cíl kontrolovat a identifikovat daně z produktů. Nesprávné údaje v NCM při vyplňování faktury mohou vést k jejímu zamítnutí a autorizaci s nesprávným kódem, což má za následek nesprávně zaplacené daně. Pokud je v kódu zjištěna chyba, finanční úřady zkontrolují poslední záznamy a vyúčtují rozdíl v daňové sazbě spolu s pokutami a úroky.
Proto je nezbytné aktualizovat databázi kódů NCM, které společnost denně používá. Pokud kód NCM chybí, faktura se také setká s problémy a bude odmítnuta. Proto je nutné znát klasifikaci zboží, aby se tomuto typu chyb předešlo.
„V takových situacích, pokud obchodník obdrží produkt s nesprávným kódem NCM, měl by svému dodavateli poskytnout správný kód, aby se vyhnul daňovým sankcím,“ uzavírá Ramos.
Především je důležité zdůraznit, že s ohledem na výrazný nárůst prodejů během Černého pátku je klíčové, aby byl systém odolný nebo schopen rychle zpracovat velké objemy. To je nezbytné pro zajištění efektivního provozu a úspěšného prodeje. Během tohoto období objem transakcí exponenciálně roste, což vyžaduje, aby systém byl schopen tuto poptávku zvládnout bez kompromisů ve výkonu nebo přerušení provozu. Tím se předejde zpožděním dodávek, frontám u pokladen a samozřejmě nespokojenosti zákazníků.
