Децентрализация на информацията и уязвимост на данните: научете как комуникацията чрез имейли и WhatsApp създава хаос за корпоративното управление

Загрижеността на компаниите с корпоративно управление нарасна (IBGC) през 2024 г. частният сектор демонстрира средно придържане от 66% към практиките, препоръчани от Бразилския кодекс за корпоративно управление, което е връх от 1,6 процентни пункта в сравнение с 2023 г.

Въпреки това някои общи фактори все още възпрепятстват доброто упражняване на управлението, според Андреа Миглиори, главен изпълнителен директор на Дигитален работен център„HR Tech на решения за корпоративни портали“„Стълбовете на управлението са справедливост, прозрачност, почтеност, устойчивост и отчетност. За всички тях комуникацията е ключова и за съжаление има много предизвикателства в тази област сред компаниите от всички” сегменти, обяснява той.

Главният изпълнителен директор е пример с най-използваните методи за изпращане на информация в организации: имейли и WhatsApp. “Въпреки че са много полезни и широко разпространени инструменти, и двете носят рискове и забавяния, които могат да повлияят на цялата комуникация на компанията”.

Първият повдигнат отрицателен въпрос е въпросът за организацията и достъпа до сегментиране на информацията С разговори и документи, разпръснати в стотици имейли или групи в WhatsApp, става много трудно да се идентифицира кой какво е казал и кога Това също води до различни хора, които имат достъп до различна информация, което носи непоследователност при вземането на решения, Само по себе си тази ситуация нарушава ежедневния бизнес и производителността на екипите, но може да доведе и до специфични усложнения по време на одита, което изисква проследимост.

Отчасти защото някои имейл оператори и приложения за съобщения може да нямат най-добрите сертификати за сигурност и отчасти защото децентрализацията може да отнесе чувствителни проблеми до хора, до които не трябва да имат достъп, чрез получатели в копие или присъствие в групи на WhatsApp, например.

Андреа също така посочва претоварването с информация като друга често срещана трудност. “Насищането на канала води до загуба на време и фокус, като екипите изразходват повече енергия, опитвайки се да се организират, отколкото да работят в действителност. Не е малко вероятно данните да бъдат загубени, когато това е така, което пряко засяга управленските практики”, казва професионалистът.

Едно от основните решения за този “caos” е използването на единен комуникационен канал, способен да концентрира и организира фирмената информация, играейки ролята на “дорзална” на вътрешната комуникационна стратегия и позволявайки сигурен обмен на информация и документи. Това е предложението за интранет и други корпоративни комуникационни системи, особено тези, които носят интегрирани решения, така че всичко да е регистрирано в една и съща програма.

“Добрата система може да отговори на всички нужди на вътрешната комуникация и също така да предложи лекота по време на одита, с прозрачност и практичност”, обяснява Андреа. Но тя също така засилва: “Това е промяна на инструмента, доколкото е културна промяна. Хората трябва да се адаптират и е от съществено значение целият екип да разбере причините зад новостта и да я използва според”, заключава той.