Мы жывем у эпоху экспанентнага росту аб'ёму дадзеных: прагназуецца, што да канца гэтага года аб'ём лічбавых дадзеных ва ўсім свеце дасягне 175 зэтабайт. Гэта галавакружнае павелічэнне аб'ёму інфармацыі стварыла сапраўдны інфармацыйны хаос у кампаніях, дзе важныя дадзеныя раскіданыя па розных сістэмах і разрозненых ізаляваных слотах. У Бразіліі сітуацыя выклікае занепакоенасць: супрацоўнікі могуць траціць да 50% свайго працоўнага часу на пошук інфармацыі, марнуючы да дзвюх гадзін у дзень на пошук дакументаў, якія часта ніколі не знаходзяць.
Паводле ацэнак, у бразільскіх кампаніях кожныя 12 секунд губляецца як мінімум адзін дакумент, што складае больш за 7000 непатрэбных дакументаў штодня. У выніку спецыялісты марнуюць каштоўны час, спрабуючы знайсці дакументы сярод гэтага хаосу. Кожны непатрэбны дакумент — гэта не проста адзін лішні фрагмент дадзеных, але і патэнцыйная фінансавая і юрыдычная адказнасць.
Кампанія, пагружаная ў неарганізаваную дакументацыю або лічбавыя файлы, рызыкуе страціць важныя дакументы або жыццёва важны кантракт, а страта гэтых запісаў можа прывесці да вялікіх штрафаў ад рэгулятараў або кампенсацыі работнікам. Калі ім не кіраваць належным чынам, гэта цунамі дадзеных мае двайную цану: яно зніжае штодзённую эфектыўнасць і павялічвае рызыкі, звязаныя з неадпаведнасцю патрабаванням.
Класіфікацыя метададзеных: навядзенне парадку ў хаосе
Каб пераадолець інфармацыйны хаос, недастаткова захоўваць дадзеныя ў воблаку або купляць больш фізічнага сховішча — трэба разумна арганізоўваць інфармацыю. Вось тут і прыходзяць на дапамогу метададзеныя. Метададзеныя часта вызначаюцца як «дадзеныя пра дадзеныя», гэта значыць апісальная інфармацыя, якую мы прысвойваем дакументу або запісу, каб ідэнтыфікаваць і класіфікаваць яго.
Метададзеныя выступаюць у якасці «меткі» файла, якая апісвае яго змест без неабходнасці чытаць яго цалкам. Тыповыя прыклады ўключаюць: назву, аўтара, дату стварэння, ключавыя словы, катэгорыю дакумента (дагавор, рахунак-фактура, адрас электроннай пошты і г.д.), узровень канфідэнцыяльнасці і іншыя атрыбуты.
Укараненне плана класіфікацыі і каталагізацыі дакументаў на аснове метададзеных мае вырашальнае значэнне для аднаўлення парадку падчас інфармацыйнага выбуху. Замест таго, каб спадзявацца выключна на хаатычныя агульныя тэчкі або памяць кожнага супрацоўніка пра тое, «дзе ён захаваў гэты файл», арганізацыя, заснаваная на метададзеных, стварае структураваны каталог інфармацыйнай калекцыі кампаніі. Кожны дакумент цяпер мае своеасаблівае лічбавае «пасведчанне асобы». Гэта забяспечвае бачнасць і кантэкст: каманда дакладна ведае, які тып інфармацыі змяшчае кожны файл і дзе ён знаходзіцца, што значна скарачае час, які затрачваецца на ручны пошук.
Акрамя хуткасці, павялічваецца дакладнасць пошуку інфармацыі. Метададзеныя ліквідуюць неадназначнасць сістэм, заснаваных выключна на назвах файлаў або папак. Нават калі дакумент захаваны ў няправільным месцы або з неінтуітыўнай назвай, яго метададзеныя дазваляюць знайсці інфармацыю па яе запісаных характарыстыках. Гэта разбурае ізаляванасць дадзеных у кампаніі: кантэнт, які раней быў ізаляваны ў розных аддзелах або праграмах, можа быць практычна аб'яднаны з дапамогай агульных метададзеных.
Прадукцыйнасць і адпаведнасць: перавагі палітыкі метададзеных
Укараненне надзейнай палітыкі метададзеных прыносіць канкрэтныя паляпшэнні як у аперацыйнай эфектыўнасці, так і ў адпаведнасці патрабаванням. З пункту гледжання ўнутранай прадукцыйнасці паляпшэнне адчувальнае: пры належнай класіфікацыі і індэксацыі дакументаў супрацоўнікі перастаюць «шукаць іголку ў стозе сена» і могуць атрымаць доступ да патрэбнай інфармацыі амаль імгненна.
Дзякуючы добраму кіраванню метададзенымі гэты час эканоміцца, што дазваляе камандам засяродзіцца на аналізе і прыняцці рашэнняў, а не на пошуку страчаных дадзеных. Нездарма кампаніі, якія інвестуюць у кіраванне інфармацыяй, паведамляюць пра значныя поспехі: некаторыя з іх паведамілі пра скарачэнне часу, затрачанага на адказы на запыты ўнутранага або знешняга аўдыту, на 95% пасля ўкаранення інтэлектуальных сістэм пошуку і арганізацыі дакументаў.
Калі гаворка ідзе пра аўдыты і юрыдычныя патрабаванні, розніца паміж наяўнасцю добра структураваных метададзеных і іх адсутнасцю велізарная. Кампаніі, якія не ведаюць дакладна, дзе захоўваюцца іх крытычна важныя даныя, знаходзяцца ў нявыгадным становішчы, і, на жаль, многія аказваюцца ў такой сітуацыі. Яшчэ адно апытанне, праведзенае Gartner у 2023 годзе — «Кіраванне метададзенымі ў лічбавую эпоху», — паказала, што прынамсі 60% апытаных арганізацый прызналіся, што не ведаюць месцазнаходжання крытычна важнай для бізнесу інфармацыі.
Гэта стварае сур'ёзную рызыку, калі гаворка ідзе пра аўдыты, праверкі або судовыя пазовы. Уявіце сабе кампанію, якая сутыкнулася з аўдытарам, які запытвае ўсе электронныя лісты і справаздачы, звязаныя з пэўным кантрактам або транзакцыяй за апошнія пяць гадоў. Без таксаноміі метададзеных гэты пошук можа ператварыцца ў лагістычны кашмар, які займае тыдні і мабілізуе цэлыя аддзелы для прасейвання файлаў.
З іншага боку, пры добра ўжытых метададзеных кампанія можа хутка рэагаваць — за лічаныя гадзіны — і сабраць усе неабходныя дакументы. Адсочванне, якое забяспечваюць метададзеныя, дазваляе хутка знаходзіць любыя запісы, неабходныя для выканання патрабаванняў. Гэта не толькі дазваляе пазбегнуць штрафаў за несвоечасовае прадстаўленне інфармацыі, але і памяншае колькасць праблем падчас аўдытаў, бо аўдытары могуць значна прасцей праверыць адпаведнасць.
Яшчэ адной важнай перавагай палітыкі метададзеных з'яўляецца інфармацыйная бяспека і прыватнасць дадзеных. У эпоху частых уцечак і строгіх правілаў веданне таго, што і дзе знаходзяцца канфідэнцыйныя дадзеныя кампаніі, — гэта палова поспеху ў іх абароне. Метададзеныя могуць паказваць узровень канфідэнцыяльнасці дакумента, класіфікуючы яго, напрыклад, як «Публічны», «Унутраны» або «Абмежаваны/Канфідэнцыйны».
Яны таксама могуць вызначыць, ці змяшчае файл канфідэнцыйныя персанальныя дадзеныя — неабходную інфармацыю для выканання Агульнага закона аб абароне дадзеных (LGPD). LGPD патрабуе кантролю над усімі персанальнымі дадзенымі, якія апрацоўваюцца арганізацыяй, у тым ліку магчымасці знаходзіць, класіфікаваць і, пры неабходнасці, выдаляць гэтыя дадзеныя па запыце. Без гэтага выкананне абавязацельстваў LGPD становіцца непрактычным. Напрыклад, калі кліент просіць быць забытым (права на сціранне), кампанія павінна ідэнтыфікаваць усе сістэмы і дакументы, якія змяшчаюць яго дадзеныя. Пры наяўнасці адпаведных метададзеных такое сканаванне эфектыўнае; без яго запыт можа застацца незаўважаным у нейкім забытым файле, што стварае юрыдычныя рызыкі.
Тэхналогіі кіравання метададзенымі: ECM, аўтаматызацыя і штучны інтэлект
Каб атрымаць усе гэтыя перавагі, вам патрэбныя правільныя тэхналогіі для эфектыўнага кіравання метададзенымі. Адным з асноў гэтай інфраструктуры з'яўляецца ECM (кіраванне карпаратыўным кантэнтам). Рашэнні ECM прапануюць цэнтралізаваныя сховішчы, дзе дакументы захоўваюцца разам з іх метададзенымі. У адрозненне ад простай тэчкі з файламі, ECM дазваляе вызначаць шаблоны метададзеных, палітыкі катэгарызацыі і правілы захоўвання, інтэгруючы ўсё гэта ў працоўныя працэсы вашай кампаніі.
Такім чынам, калі дакумент уводзіцца ў сістэму, ECM запытвае інфармацыю аб класіфікацыі або нават аўтаматычна запаўняе яе, гарантуючы, што нічога не застанецца без тэгаў. Гэтая бесперапынная інтэграцыя прадухіляе састарэнне або супярэчлівасць таксанаміі па меры развіцця дадзеных.
Іншы спосаб прымянення метададзеных — выкарыстанне RPA (рабатызаванай аўтаматызацыі працэсаў) і штучнага інтэлекту. Паўтаральныя працэсы класіфікацыі і індэксавання, якія раней выконваліся карыстальнікамі, можна аўтаматызаваць. Напрыклад, робаты RPA могуць фіксаваць уваходныя дакументы і, прытрымліваючыся загадзя вызначаных правілаў, прызначаць асноўныя метададзеныя, такія як тып дакумента, дата, адпраўнік і г.д. Яшчэ больш прасунутыя сістэмы штучнага інтэлекту з алгарытмамі машыннага навучання і NLP (апрацоўкі натуральнай мовы) могуць аўтаматычна класіфікаваць дакументы па змесце. Рашэнні для аўтаматычнай класіфікацыі скануюць тэкст і выяўляюць заканамернасці — яны адзначаюць, што файл змяшчае CPF (бразільскі нумар сацыяльнага страхавання) або ідэнтыфікацыйны нумар (RG), які паказвае асабістыя дадзеныя; або яны распазнаюць з кантэксту, што пэўны дакумент з'яўляецца рэзюмэ, медыцынскай справаздачай або рахункам-фактурай, і адпаведна яго пазначаюць.
Інструменты аптычнага распазнавання сімвалаў (OCR) у спалучэнні са штучным інтэлектам здабываюць ключавую інфармацыю з адсканаваных дакументаў і запаўняюць палі метададзеных без умяшання чалавека. Вынікам з'яўляецца аўтаматычнае ўзбагачэнне дадзеных, што робіць калекцыі дакументаў інтэлектуальнымі з крыніцы. Тэматычныя даследаванні паказваюць, што гэты тып аўтаматызацыі класіфікацыі паскарае даступнасць новых дадзеных для выкарыстання бізнес-камандамі да 70%, акрамя таго, паляпшае якасць і паслядоўнасць інфармацыі.
Улічваючы сучасную сітуацыю, відавочна, што метададзеныя ператварыліся з тэхнічнай дэталі ў стратэгічны фактар кіравання карпаратыўнай інфармацыяй. Калі аб'ём дадзеных непазбежны і, як чакаецца, будзе расці больш чым на 20% штогод ва ўсім свеце, розніца паміж тым, каб прайсці праз гэтую хвалю, і тым, каб быць пагружаным у яе, будзе заключацца ў здольнасці арганізоўваць гэтыя дадзеныя гнуткім, надзейным і бяспечным спосабам. У свеце, дзе дадзеныя параўноўваюцца з новай нафтай, веданне таго, як класіфікаваць і знаходзіць гэтую інфармацыйную «нафту» ўнутры сябе, з'яўляецца значнай канкурэнтнай перавагай. Такім чынам, інвестыцыі ў надзейныя метададзеныя і пераадоленне інфармацыйнага хаосу — гэта не толькі тэхнічнае пытанне, але і пытанне забеспячэння эфектыўнасці і адпаведнасці, якія ляжаць у аснове поспеху бізнесу ў лічбавую эпоху.
