كشفت دراسة أن الرد خلال 5 دقائق يزيد من فرصة إتمام الصفقة بنحو 21 مرة

في عالم الأعمال عبر الإنترنت، كل ثانية لها أهميتها. سرعة الاستجابة لعميل محتمل (عميل محتمل أبدى اهتمامه بمنتج أو خدمة وقدم معلومات الاتصال الخاصة به) قد تُحدث فرقًا بين إتمام عملية بيع أو خسارة فرصة قيّمة. تُظهر الدراسات أن فرص تحويل عميل محتمل تتأثر بسرعة استجابة الشركة للاتصال الأول.

وفقًا لبيانات InsideSales، فإن فرص تحويل عميل محتمل خلال الدقائق الخمس الأولى من الاتصال الأول مبهرة: أعلى بـ 21 مرة مما لو استغرقت الاستجابة 30 دقيقة. علاوة على ذلك، عندما يمتد وقت الاستجابة من خمس إلى عشر دقائق، تنخفض احتمالية التحويل أربعة أضعاف. لذلك، يُعدّ التصرف السريع أمرًا بالغ الأهمية لجذب اهتمام العميل في ذروة تفاعله.

استكمالاً لهذه المعلومات، تُظهر دراسة أجرتها HubSpot أن 781% من المشترين المهتمين يميلون أكثر للشراء من الشركة التي تُجيب على أسئلتهم أولاً. تكشف هذه البيانات عن فرصة كبيرة للشركات التي تسعى للتميز في السوق. فمن خلال تحسين سرعة الاستجابة، لا تزيد الشركات من فرص تحويل عملائها فحسب، بل تُظهر أيضاً التزامها بخدمة العملاء.

وبحسب ألبرتو فيلهو، الرئيس التنفيذي لشركة بولي ديجيتال، وهي شركة مطورة لتقنيات مركزية وأتمتت قنوات خدمة العملاء، فإن إحدى أكثر الطرق فعالية لتحسين أوقات الاستجابة هي الاستثمار في الأتمتة.

يمكن تهيئة أدوات التكنولوجيا لإرسال رسائل تلقائية بمجرد اتصال العميل المحتمل بك، مما يضمن له معرفة فورية باستلام طلبه ومعالجته. هذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يعكس أيضًا الاحترافية وخدمة العملاء المتميزة، كما يقول الرئيس التنفيذي.

علاوة على ذلك، يُعد تدريب فريقك أمرًا بالغ الأهمية للاستجابة السريعة والفعالة للعملاء المحتملين. ويؤكد فيلهو: "يدرك الفريق المُجهّز جيدًا أهمية المرونة، ويعرف كيفية التعامل مع مختلف أنواع الطلبات دون المساس بجودة الخدمة".

استراتيجية مهمة أخرى هي مراقبة العملاء المهتمين بمنتجات الشركة بشكل آني باستخدام برنامج مُخصص. يوضح ألبرتو: "تتيح لك هذه الأنظمة تحديد العملاء المُحتملين الذين يحتاجون إلى اهتمام فوري، مما يُساعد فريقك على تحديد أولويات جهات الاتصال الأكثر إلحاحًا والأكثر نجاحًا."

لتحقيق التميز، من الضروري السعي للحصول على تغذية راجعة مستمرة حول أوقات الاستجابة وتجربة العملاء. ويختتم الرئيس التنفيذي لشركة بولي ديجيتال قائلاً: "إن التقييم المنتظم لهذه المؤشرات سيساعد شركتكم على تحديد نقاط الضعف وتطبيق تحسينات مستمرة على العمليات".