إدارة المخزون والأتمتة: المفتاح لتجنب الخسائر المالية في تجارة التجزئة

وفي قطاع التجزئة يعتبر المخزون أحد الأصول المالية الرئيسية. ومع ذلك، وفقًا لمسح أجرته شركة HSR المتخصصة في دراسات السوق، فإن أقل من 40% من تجار التجزئة يستثمرون في أنظمة إدارة المخزون. وقد أثبتت أهمية اعتماد الإدارة الفعالة وأتمتة العمليات أنها حلول أساسية لتقليل الأخطاء وتحسين الموارد وتجنب الخسائر المالية.

“تعتبر الإدارة الفعالة أمرًا أساسيًا لنمو الشركة واستقرارها. إن استثمار الوقت في التعرف على الأخطاء الأكثر شيوعًا وتصحيحها يمكن أن يؤدي إلى تحسين الخدمات وتسهيل الحياة اليومية، وتجنب المفاجآت غير السارة وحتى ضمان المزيد من الفرص للأعمال التجارية، كما يقول ويليام سانتوس، المدير التجاري لشركة VarejOnline، وهي شركة متخصصة في تكنولوجيا إدارة المتاجر والامتيازات ونقاط البيع (PDV). 

يخدم VarejOnline شبكات مثل Grupo L'occitane، وDecor Colors، وPetland، من بين عمليات رئيسية أخرى؛ تتيح الخبرة في هذا القطاع لوليام تقديم رؤى حول هذا الموضوع. يسلط الخبير الضوء على بعض الإجراءات البسيطة، ولكن يمكن أن يغير ذلك واقع البيع بالتجزئة الخاص بك ويتجنب المشاكل المالية. يفحص:

1. السيطرة اليومية على الصندوق

يهمل العديد من أصحاب الامتياز التحكم النقدي اليومي، مما قد يؤدي إلى تناقضات وخسائر كبيرة على المدى المتوسط والطويل. يؤكد ويليام على الحاجة إلى تسجيل جميع المعاملات، بدءًا من المبيعات الكبيرة وحتى النفقات الصغيرة، بما في ذلك المبيعات وجهًا لوجه والتجارة الإلكترونية. 

“يمكن أن يتحول صندوق R”A غير المنظم إلى كرة ثلج. ويوضح أن قضاء الوقت كل يوم للتركيز على هذه الإدارة أمر ضروري. وللتيسير، الحل هو تنفيذ نظام تسجيل النقد والتأكد من اتباعه وتغذيته باستمرار.

2. فصل الشؤون الشخصية عن الشؤون المالية للأعمال

من الشائع أن يقوم بعض تجار التجزئة بخلط الموارد المالية الشخصية والتجارية، خاصة عند التعامل مع أكثر من نقطة بيع. ويحذر ويليام من أن هذه الممارسة يمكن أن تحجب الرؤية الحقيقية لأداء الوحدة وتخلق مشاكل ضريبية ونقدية خطيرة.

3. التأكد من توقع النفقات الموسمية

غالبًا ما تفاجئ النفقات الموسمية مثل الضرائب ربع السنوية وتجديد التراخيص وتجديد المخزون في التواريخ التذكارية أصحاب الامتياز. إذا لم يكن هناك تخطيط، فإن هذه النفقات تسبب ضغوطًا يمكن تجنبها. يوصي ويليام بإنشاء تقويم دفع مفصل يأخذ في الاعتبار هذه النفقات الموسمية ويساعد في حجز الأموال بشكل صحيح. 

4. تقييم تحليل البيانات المالية

يمكن أن يضمن تحليل بيانات ميزانية الشركة بانتظام قيام أصحاب الامتياز بتحديد الأنماط والاتجاهات ومجالات التحسين. 

“من المهم تخصيص الوقت للمراجعة الدورية للتقارير والبحث عن رؤى لتحسين الإدارة المالية للامتياز. اليوم، يمكن لأنظمة الإدارة، ERPs الشهيرة، تقديم البيانات الرئيسية إلى تجار التجزئة، أو حتى الاتصال بواجهات برمجة التطبيقات لتخصيص العمليات حسب حاجة كل شركة.

5. الاستثمار في التدريب والتعليم المالي

لا يكفي أن تمتلك أدوات الإدارة ولا تعرف كيفية استخدامها، أو حتى تفهمها. يشجع ويليام المالكين على البحث باستمرار عن الدورات وورش العمل والموارد التي تساعدهم على تحسين مهاراتهم المالية وفريقهم. 

“ويخلص إلى أن ”Knowledge هي أداة قوية. بل إن بعض شركات تخطيط موارد المؤسسات تتضمن تدريب الموظفين عند تقديم الحل. وهذا يجعل الإدارة أكثر ذكاءً ويقلل من ضعف أعمال”.