الجمعة السوداء هي، بالنسبة للعديد من الشركات، واحدة من أفضل فترات المبيعات على مدار العام. في الوقت نفسه، يثير زيادة الطلب تحديات خاصة، بما في ذلك فيما يتعلق بالإدارة المالية. بعض المشاكل في النهاية تعيق العمليات أو تسبب تأثيرات أكبر على الأعمال، مثل الغرامات والمخالفات.
وهذا ما يقوله هوغو راموس، الرئيس التنفيذي لشركة.أوه أوهمرجع وطني في حلول للوثائق الضريبية الإلكترونية (DF-e) ومتطلبات الضرائب الرقمية الأخرى. كل عام، نلاحظ بعض الأخطاء الشائعة التي تؤثر على الشركات من جميع القطاعات، سواء في التجارة الإلكترونية أو المتاجر الفعلية. الاستعداد لمواجهة هذه الحالات يمكن أن يمنع تصاعدها إلى مشاكل أكبر، يوضح.
وهكذا، قام المحترف بتحديد أهم المشاكل الضريبية التي قد تؤثر على الشركات في الجمعة السوداء لعام 2024، وما الذي يجب فعله لتقليل المخاطر المرتبطة بها. تحقق أدناه
- الفواتير المكررة
سواء كان ذلك بسبب مشاكل في الاتصال أو معالجة SEFAZ أو حتى عدم الاستقرار الداخلي في نظام الشركة، فمن الممكن أن يتم إنشاء مستندات ضريبية متكررة.
"عندما يكون هناك تكرار، فإن الإغلاق المالي يختلف عن الإغلاق المالي، مما يتسبب في فرض رسوم ضريبية غير مبررة. علاوة على ذلك، إذا لم تحدد الرسائل الضريبية هذا الخطأ في الفواتير المعتمدة، فإن إنشاء الفواتير بواسطة نظام تخطيط موارد المؤسسات سيكون غير صحيح، مما يؤدي إلى غرامات ورسوم لعدم دفع الضرائب أو إغفال البيانات"، كما يوضح هوغو.
لتجنب الصداع، من المفيد الاعتماد على نظام ضريبي متخصص قادر على التحكم في تكرار الفواتير والتحقق من وجود بيانات مكررة، ثم إلغاء المستندات غير الصالحة. بالإضافة إلى ذلك، من المهم أيضًا ضمان تدقيق الوثائق الضريبية الإلكترونية المعتمدة، للتأكد من أن الإغلاق المالي والضريبي سيتم بدون أخطاء. وبذلك، ستكون إلزامية إصدار الفواتير متسقة وتقليل خطر الغرامة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن التأثير المباشر الآخر للتكرار هو في مراقبة المخزون. مع مخزون غير صحيح، قد تواجه الشركة مشاكل ضريبية ولوجستية، مثل الطلبات الخاطئة، وتأخيرات في التسليم، وتخطيط غير مناسب للمشتريات.
- عدم القدرة على التواصل مع سيفاز
مشاكل الاتصال بين النظام الضريبي و SEFAZ هي مشكلة بحد ذاتها، لأنها قد تزيد من وقت موافقة إصدار الفاتورة وإغلاق كل عملية بيع. في تأثير السلسلة، يحتاج العملاء الموجودون في طابور الكاشير إلى الانتظار أكثر ليتم خدمتهم، وهو أمر يصعب بشكل خاص في فترة الجمعة السوداء.
لتجنب حدوث ذلك، من المهم مراقبة توفر SEFAZ، وهو ما يتم تلقائيًا بواسطة بعض أنظمة إدارة الضرائب. كما أن العديد منها يمتلك وظيفة تميز تلقائيًا اللحظات التي يتعين فيها الدخول أو الخروج من وضع الطوارئ، حيث لا يتم إصدار الفاتورة على الفور: يتلقى العميل إشعارًا لا يكون ساريًا بعد حتى يتم استعادة الاتصال بـ SEFAZ.
"باستخدام الأداة المناسبة، يتم تفعيل إصدار الطوارئ تلقائيًا عند الحاجة. عند إعادة الاتصال مع SEFAZ، يجب أن يكون برنامج الرسائل الضريبية قادرًا على إعادة المعالجة وإعادة الإرسال وتحديد التكرارات وطلب الترخيص لجميع الإيصالات الضريبية الصادرة بهذا الشكل"، يشير الرئيس التنفيذي.
- إصدار طارئ
على الرغم من حل مشكلة، فإن إصدار الطوارئ قد يسبب مشاكل أخرى. مع ارتفاع حجم الفواتير، قد يكون من الصعب إدارة عدد المستندات الصادرة والمرفوضة. وهكذا، قد تفقد الشركة الموعد النهائي لإرسالها إلى SEFAZ.
على سبيل المثال، قد يستفسر العميل عن الفاتورة في SEFAZ ولا يجدها، لأن مفتاح الوصول لم يتم التحقق منه بعد. وبالتالي، فإن المستهلك لديه القدرة على تقديم شكوى إلى PROCON. لذلك، لتجنب مخاطر مثل هذه، من الضروري الانتباه أثناء إعادة الإرسال بعد الطوارئ، لتحديد الفواتير المرفوضة.
"مرة أخرى، هذه وظيفة يتم تسهيلها من خلال أنظمة إدارة الضرائب المتطورة. ويقترح هوغو أنه من المفيد أيضًا حفظ XML لجميع الأوراق النقدية، بما في ذلك تلك الصادرة على أساس طارئ، لتسجيل البيع ومحاولة الإصدار.
- رقم NCM خاطئ في الفاتورة
الاسم الموحد لميركوسور (NCM) يهدف إلى مراقبة وتحديد الضرائب على المنتجات. بيانات NCM غير الصحيحة عند ملء الفاتورة قد تؤدي إلى رفض الإصدار أو السماح بالإصدار برمز خاطئ، مما يؤدي إلى دفع ضرائب بشكل غير صحيح. في حال تم العثور على خطأ في الكود، يتحقق المكتب الضريبي من آخر العمليات ويقوم بتحصيل الفرق في النسبة المئوية، مع غرامات وفوائد.
لذلك، من الضروري تحديث قاعدة البيانات الخاصة برموز NCM التي تستخدمها الشركة في حياتها اليومية. إذا كانت التصنيف الجمركي غير موجود، فستواجه الفاتورة أيضًا مشاكل وسيتم رفضها. لذلك، من الضروري أن تكون على دراية بتصنيفات البضائع لتجنب هذا النوع من الأخطاء.
ويختتم راموس قائلاً: "في مثل هذه المواقف، إذا تلقى بائع التجزئة منتجًا يحمل رمز NCM غير صحيح، فيجب عليه تمرير الرمز الصحيح إلى المورد لتجنب العقوبات الضريبية".
قبل كل شيء، من المهم أن نوضح أنه مع الزيادة الكبيرة في المبيعات في BF، من الضروري أن يكون النظام مرنًا أو قادرًا على معالجة حجم كبير بسرعة. هذا ضروري لضمان التشغيل الفعال ونجاح المبيعات. خلال هذه الفترة، يزداد حجم المعاملات بشكل أسي، مما يتطلب أن يكون النظام قادرًا على التعامل مع هذا الطلب دون التأثير على الأداء أو التسبب في انقطاعات. وبهذه الطريقة، يتم تجنب التأخيرات في التسليم، والطوابير عند الصندوق، وبالطبع، عدم رضا العملاء.
