عندما يتعلق الأمر بالإدارة المالية, يتركز العديد من رواد الأعمال على التحكم في النفقات على الفور. و, على الرغم من أن هذا ضروري, هل يكفي مجرد إدارة التكاليف لضمان الصحة المالية للعمل؟? هناك جانب آخر ذو صلة بنفس القدر: التأكد من أن ما تم بيعه يتم استلامه فعليًا
عدم اتساق الدفع: مشكلة أكثر شيوعًا مما تبدو
مؤخراً, أبلغت إحدى الامتيازات في قطاع الأحذية عن موقف غير متوقع. عند مراجعة عملياتك, لاحظت أن ليس كل المبيعات التي تم إجراؤها كانت تُودع في حساب الشركة. لكن كيف كان ذلك ممكنًا? على الرغم من أن المعاملات مسجلة في نظام نقاط البيع, لم تظهر القيم في تقرير المدفوعات بواسطة البطاقة. كانت مهمة التحقق يدويًا من الحجم الكبير للمعاملات اليومية غير قابلة للتنفيذ, مما دفعها للبحث عن حل تكنولوجي
جاءت الإجابة مع تنفيذ برنامج لمصالحة البطاقات, الذي حدد تلقائيًا التباينات المتكررة بين ما كان يُباع وما كان يدخل فعليًا في الحساب المصرفي. تم اكتشاف أن بعض المبيعات, على الرغم من تسجيلها في نظام المتجر, لم تكن موجودة في تقارير الشركات المشتريّة, ما الذي كانت تعنيه القيم التي كانت ببساطة تتوقف عن الدفع
بعد استبعاد إمكانية وجود مشاكل داخلية, مراجعة دقيقة لعمليات المتجر مع إيصالات آلات بطاقات الدفع في اليد, اكتشفت الامتياز أن المشكلة كانت في عيوب تشغيلية من قبل المشتري نفسه
حالات مثل هذه أكثر شيوعًا مما يتصور الناس. لإعطاء فكرة, بين 2022 و 2023, F360, من خلال وظيفة تسوية البطاقات الخاصة بها, ساعد العملاء في استرداد 159 مليون ريال من المبالغ التي, بشكل آخر, كان من الممكن أن تكون قد فقدت
الأتمتة: مفتاح تجنب الخسائر المالية
بالإضافة إلى تحديد المبيعات التي لم يتم دفعها, تكتشف أنظمة التسوية أيضًا الرسوم غير المستحقة المفروضة, التي يمكن أن تختلف عن القيم المتفق عليها مع شركات بطاقات الائتمان. هذا يمثل مصدرًا آخر للخسائر الكبيرة للتجار
في التجزئة, حيث يكون حجم المبيعات مرتفعًا, إجراء التسوية اليدوية يكاد يكون مستحيلاً. التكنولوجيا, في هذا السياق, تتحول إلى حليفة كبيرة, مما يسمح بتحديد التباينات بسرعة وعدم فقدان القيم وسط تعقيد التدفق المالي. حتى الت inconsistências التي تبدو صغيرة, كيف 0,1% من المبيعات, يمكن أن تؤدي إلى خسائر كبيرة على مر الزمن. هناك حالات لمتاجر تجزئة استردت آلاف الريالات بعد تصحيح الأخطاء التي تم اكتشافها باستخدام البرمجيات
على الرغم من أن بطاقات الائتمان والخصم تعتبر وسائل آمنة للدفع, يجب على البائع أن يكون منتبهاً لجميع مراحل العملية. هذا يشمل ليس فقط مراجعة المبيعات التي تمت, ولكن أيضًا من الرسوم المطبقة. الامتيازات, على سبيل المثال, يتفاوضون بشكل متكرر على شروط خاصة مع العلامات التجارية لشبكاتهم, لكن من الضروري التحقق مما إذا كانت القيم المتفق عليها تُحصّل بشكل صحيح في الحياة اليومية
أتمتة التسوية المالية هي استراتيجية لا غنى عنها. أخطاء يومية صغيرة, إذا تم تجاهلهم, يمكن أن تتراكم وتسبب تأثيرًا كبيرًا في إغلاق السنة. تخيل وجود معدل محسوب بشكل خاطئ يُطبق على كل قسط من بيع بالتقسيط: دون أداة لتحديد هذه التباينات, من غير المحتمل أن يلاحظ البائع المشكلة, لكن التأثير على الإيرادات سيكون حقيقيًا
لذلك, لا تدع المال يتسرب بسبب أخطاء التسوية. في التجزئة, كل قرش يحدث فرقاً, وضمان استلام جميع المبيعات بشكل صحيح أمر أساسي لاستدامة العمل
