عندما يتعلق الأمر بالإدارة المالية، يركز العديد من رواد الأعمال على الفور على مراقبة النفقات. وعلى الرغم من أن ذلك ضروري، هل إدارة التكاليف فقط تضمن الصحة المالية للأعمال؟ هناك جانب آخر ذو أهمية مماثلة: ضمان أن ما تم بيعه يتم استلامه فعليًا.
عدم اتساق الدفع: مشكلة أكثر شيوعًا مما تبدو
مؤخرًا، أبلغت إحدى الشركات الفرعية في قطاع الأحذية عن حالة غير متوقعة. عند مراجعة عملياتك، لاحظت أن ليست جميع المبيعات التي تم إجراؤها تُودع في حساب الشركة. لكن كيف كان ذلك ممكنًا؟ على الرغم من تسجيل المعاملات في نظام نقاط البيع، إلا أن القيم لم تظهر في تقرير المدفوعات بواسطة البطاقة. كانت مهمة مراجعة الحجم الكبير من المعاملات اليومية يدويًا غير قابلة للتنفيذ، مما دفعها للبحث عن حل تكنولوجي.
جاءت الإجابة من خلال تنفيذ برنامج تسوية بطاقات الائتمان، الذي قام تلقائيًا بتحديد التباينات المتكررة بين ما تم بيعه وما دخل فعليًا إلى الحساب المصرفي. تم اكتشاف أن بعض المبيعات، على الرغم من تسجيلها في نظام المتجر، لم تكن تظهر في تقارير المشتريات، مما يعني أن هناك مبالغ تتوقف ببساطة عن الدفع.
بعد استبعاد احتمالية وجود مشاكل داخلية، ومراجعة عمليات المتجر بدقة مع الإيصالات من ماكينات البطاقات في متناول اليد، وجد صاحب الامتياز أن المشكلة تكمن في الفشل التشغيلي من جانب المشتري نفسه.
حالات مثل هذه أكثر شيوعًا مما يتصور الناس. للحصول على فكرة، بين عامي 2022 و 2023، ساعدت F360 من خلال وظيفة تسوية البطاقات عملاءها على استرداد 159 مليون ريال، والتي كانت قد تُفقد بطريقة أخرى.
الأتمتة: مفتاح تجنب الخسائر المالية
بالإضافة إلى تحديد المبيعات غير المدفوعة، تكشف أنظمة التسوية أيضًا عن الرسوم غير الصحيحة المطبقة، والتي قد تختلف عن القيم المتفق عليها مع علامات البطاقات. هذا يمثل مصدرًا آخر لخسائر كبيرة للبائعين.
في تجارة التجزئة، حيث يكون حجم المبيعات كبيرًا، فإن إجراء التسوية اليدوية يكاد يكون مستحيلًا. التكنولوجيا، في هذا السياق، تصبح حليفًا كبيرًا، مما يسمح بالتعرف بسرعة على التفاوتات وعدم ضياع القيم وسط تعقيد التدفق المالي. حتى الت inconsistencies الصغيرة الظاهرة، مثل 0.1٪ من المبيعات، يمكن أن تؤدي إلى خسائر كبيرة على مر الزمن. هناك حالات لمتاجر التجزئة استعادوا آلاف الريالات عند تصحيح أخطاء تم اكتشافها باستخدام برامج.
على الرغم من أن بطاقات الائتمان والخصم تعتبر وسائل دفع آمنة، إلا أن التاجر بحاجة إلى الانتباه لجميع مراحل العملية. يشمل ذلك ليس فقط مراجعة المبيعات التي تم إجراؤها، ولكن أيضًا الرسوم المطبقة. المرخصون، على سبيل المثال، يتفاوضون غالبًا على شروط خاصة مع العلامات التجارية لشبكاتهم، ولكن من الضروري التحقق من أن القيم المتفق عليها تُفرض بشكل صحيح في الحياة اليومية.
أتمتة التسوية المالية هي استراتيجية لا غنى عنها. أخطاء صغيرة يومية، إذا تم تجاهلها، يمكن أن تتراكم وتسبب تأثيرًا كبيرًا على إغلاق السنة. تخيل معدل غير محسوب بشكل صحيح يُطبق على كل قسط من بيع بالتقسيط: بدون أداة لتحديد هذه الاختلافات، من الصعب على التاجر أن يدرك المشكلة، لكن التأثير على الإيرادات سيكون حقيقياً.
لذا، لا تدع المال يتسرب بسبب أخطاء التسوية. في تجارة التجزئة، كل سنت يُحدث فرقًا، وضمان استلام جميع المبيعات بشكل صحيح ضروري لاستدامة العمل.
