مع تقدم التحول الرقمي، تصبح دمج الذكاء الاصطناعي (AI) والأتمتة ضرورية لإدارة الوثائق. هذه التقنيات لا تعد فقط بثورة في طريقة تعامل المؤسسات مع المعلومات والعمليات، بل تقدم أيضًا مجموعة من الفوائد التي تتراوح بين تحسين الدقة والكفاءة والحصول على رؤى قيمة لاتخاذ القرارات. الخوارزميات المتقدمة للذكاء الاصطناعي، على سبيل المثال، قادرة على التعرف على الأنماط والشذوذ في المستندات، مما يحسن عمليات التدقيق والامتثال.
مع توقعات متفائلة من محللي السوق، من المتوقع أن تعتمد 75٪ من الشركات الكبرى في جميع أنحاء العالم، بما في ذلك البرازيل، على الذكاء الاصطناعي لتحسين إدارة المستندات والمعلومات بحلول عام 2027. في هذا السيناريو الذي يتطور بسرعة تكنولوجيًا، تكتسب أمن المعلومات والامتثال التنظيمي أيضًا أهمية كبيرة، مع استثمارات متزايدة في حلول قوية لحماية الأصول الوثائقية من التهديدات الإلكترونية وضمان خصوصية البيانات. أنظر ما هي الاتجاهات الرئيسية التي من المتوقع أن تتخلل إدارة الوثائق في 2025:
الذكاء الاصطناعي: ثورة في إدارة المستندات
الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة يدمجان بشكل متزايد في أنظمة إدارة الوثائق. تسمح هذه التقنيات بتحليل كميات كبيرة من البيانات واستخراج رؤى قيمة تدعم اتخاذ القرارات. على سبيل المثال، فإن خوارزميات الذكاء الاصطناعي قادرة على التعرف على الأنماط والشموع في المستندات، مما يحسن دقة وكفاءة عمليات التدقيق والامتثال.
وينبغي لتقنيات معالجة اللغة الطبيعية أن تعمل أيضًا على تمكين وظائف البحث البديهية بشكل متزايد، مما يساعد المستخدمين في العثور على الوثيقة أو المعلومات الدقيقة التي يحتاجون إليها - مما يوفر وصولاً فوريًا إلى البيانات الأكثر صلة.
تتنبأ دراسة أجرتها شركة جارتنر أنه بحلول عام 2027، ستستخدم 75% من الشركات الكبرى في جميع أنحاء العالم، بما في ذلك البرازيل، الذكاء الاصطناعي لتحسين إدارة المستندات والمعلومات.
ستستمر أنظمة RPA في التوسع
وفي الوقت نفسه، تحظى أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أيضًا بشعبية كبيرة. تُستخدم أدوات RPA لأتمتة المهام المتكررة المتعلقة بإدارة المستندات، مثل التصنيف والأرشفة واسترجاع المعلومات.
هذا يحرر الموارد البشرية للأنشطة الأكثر استراتيجية وقيمة مضافة أعلى. تشير دراسة حديثة لشركة ماكينزي آند كومباني إلى أن الأتمتة يمكن أن تزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40٪ في الشركات البرازيلية، مما يؤدي إلى توفير كبير في الوقت والموارد.
التركيز على خصوصية البيانات والامتثال
لا تزال أمن المعلومات أولوية قصوى. مع زيادة الرقمنة، تظهر تحديات جديدة تتعلق بحماية البيانات. تحتاج المؤسسات إلى ضمان أن تكون معلوماتها آمنة من التهديدات الإلكترونية والتسريبات.
في البرازيل، تفرض القانون العام لحماية البيانات (LGPD) متطلبات صارمة للامتثال، وتستثمر الشركات بشكل كبير في حلول الأمان لحماية أصولها الوثائقية. التقنيات مثل التشفير المتقدم والمصادقة متعددة العوامل تُعتمد على نطاق واسع لضمان سلامة وسرية المستندات.
سير العمل المتكاملة والتوقيع الرقمي
تتكامل أنظمة إدارة المستندات بشكل متزايد مع أنظمة سير العمل وأدوات التوقيع الرقمي، مما يؤدي إلى تحسين الوقت والأنظمة الإضافية وتكاليف التخزين المادي.
تتيح هذه التقنيات أيضًا التحليل المتقدم للبيانات، مما يوفر رؤى قيمة يمكن أن توجه اتخاذ القرارات الاستراتيجية. باستخدام خوارزميات التعلم الآلي، يمكن للشركات التنبؤ بالاتجاهات، وتحديد الأنماط والشموع، وحتى أتمتة إنشاء تقارير مفصلة حول الأداء والمخاطر المرتبطة بإدارة الوثائق.
وهذا لا يؤدي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية فحسب، بل يتيح أيضًا اتباع نهج استباقي للتخفيف من المخاطر وتحسين العمليات، مما يضمن أن تكون الشركات دائمًا متقدمة بخطوة واحدة في سوق تنافسية.
بيانات يمكن الوصول إليها من أي مكان
الحلول السحابية ضرورية لتمكين الوصول إلى المستندات وسير العمل والعمليات من أي مكان - وتوفر الحلول السحابية المرونة والقابلية للتوسع والأمان، مما يسمح للشركات بتخزين والوصول إلى مستنداتها بكفاءة. أبحاث من IDC تشير إلى أن 80% من الشركات البرازيلية تستخدم بالفعل أو تخطط لاستخدام حلول في السحابة لإدارة الوثائق والمعلومات في السنوات القادمة
حلول فريدة لكل شركة
تكتسب تخصيص خدمات إدارة الوثائق أيضًا أهمية كبيرة. يجب أن تكون الحلول قابلة للتكيف مع الاحتياجات الخاصة لكل منظمة، مع الأخذ في الاعتبار قطاع النشاط، حجم الشركة، وخصوصيات العمليات الداخلية.
تتيح أدوات إدارة المستندات المخصصة كفاءة تشغيلية أكبر وتكاملاً أفضل مع أنظمة الشركات الأخرى، مما يوفر تجربة مستخدم أكثر سهولة وفعالية.
بالإضافة إلى ذلك، فإن التكامل بين الأنظمة هو في الواقع أحد الاهتمامات الرئيسية لصانعي القرار. تستثمر الشركات البرازيلية في منصات تقدم إدارة وثائق متكاملة، مما يتيح التواصل بين أنظمة وأقسام مختلفة. هذا يقضي على جدران المعلومات ويحسن التعاون الداخلي، مما يؤدي إلى عمليات أكثر مرونة ودقة.
باختصار، الاتجاهات الرئيسية لإدارة الوثائق في عام 2025 تتميز بالتسريع في الرقمنة، والأتمتة، والذكاء الاصطناعي. الحلول الجديدة تعكس حاجة المؤسسات إلى التكيف مع بيئة الأعمال التي تتغير باستمرار. أكثر من أي وقت مضى، إدارة الوثائق هي جزء أساسي من الأعمال - وليس مجرد نشاط تكميلي. بدون إدارة فعالة، تواجه الشركات خطر الغرق في عمليات معقدة ومكلفة وتثقل كاهل العمليات، مما يحد من المجال للنمو والابتكار.
