في الوقت الذي يتقدم فيه التحول الرقمي, التكامل بين الذكاء الاصطناعي (AI) والأتمتة يصيرون أساسيين لإدارة الوثائق. هذه التقنيات لا تعد فقط بثورة الطريقة التي تتعامل بها المنظمات مع المعلومات والعمليات, ولكن توفر أيضًا مجموعة من الفوائد التي تتراوح من تحسين الدقة والكفاءة إلى الحصول على رؤى قيمة لصنع القرارات. خوارزميات متقدمة من AI, على سبيل المثال, هم قادرين على تحديد الأنماط والشذوذ في وثائق, بتحسين عمليات التدقيق والامتثال
مع تنبؤات متفائلة من محللين السوق, من المتوقع أن, حتى 2027, 75% من الشركات الكبيرة في جميع أنحاء العالم, بما في ذلك البرازيل, يعتمدون AI لتحسين تحسين إدارة الوثائق والمعلومات. في هذا المشهد للتطور التكنولوجي السريع, أمن المعلومات والامتثال التنظيمي أيضاً يكتسب أهمية, مع الاستثمارات المتزايدة في حلول قوية لحماية الأصول الوثائقية ضد التهديدات السيبرانية وضمان خصوصية البيانات. أنظر ما هي الاتجاهات الرئيسية التي من المتوقع أن تتخلل إدارة الوثائق في 2025:
الذكاء الاصطناعي: ثورة في إدارة المستندات
الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي يتم دمجهما بشكل متزايد إلى أنظمة إدارة الوثائق. هذه التقنيات تسمح بتحليل كميات كبيرة من البيانات واستخراج رؤى قيمة تدعم اتخاذ القرارات. على سبيل المثال, خوارزميات الذكاء الاصطناعي هي قادرة على تحديد الأنماط والشذوذ في وثائق, تحسين دقة وكفاءة عمليات التدقيق والامتثال
تقنيات تجهيز اللغة الطبيعية يجب أيضًا السماح بمهام البحث أكثر فأكثر بديهية, بمساعدة المستخدمين على العثور على الوثيقة الدقيقة أو المعلومات التي يحتاجونها – بتوفير الوصول الفوري إلى البيانات الأكثر أهمية
دراسة من غارتنر تتوقع أن, حتى 2027, 75% من الشركات الكبيرة الحجم في جميع أنحاء العالم, بما في ذلك البرازيل, سوف يستخدمون AI لتحسين إدارة الوثائق والمعلومات
ستستمر أنظمة RPA في التوسع
بالتوازي, أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) أيضًا تكتسب أهمية. أدوات الـ RPA تُستخدم لتأمين المهام المتكررة المتعلقة بإدارة الوثائق, مثل التصنيف, الحفظ واسترداد المعلومات
هذا يحرر موارد بشرية لأنشطة أكثر استراتيجية وأعلى من القيمة المضافة. أبحاث حديثة من McKinsey & Company تشير إلى أن الأتمتة يمكن زيادة الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40% في الشركات البرازيلية, مما يؤدي إلى توفير كبير من الوقت والموارد
التركيز على خصوصية البيانات والامتثال
أمن المعلومات لا يزال يشكل أولوية مطلقة. مع ازدياد الرقمنة, تظهر تحديات جديدة تتعلق بحماية البيانات. المنظمات تحتاج لضمان أن معلوماتها تكون آمنة ضد التهديدات السيبرانية وتسريبات
في البرازيل, القانون العام لحماية البيانات (LGPD) يفرض متطلبات امتثال صارمة, والشركات هي تستثمر بشكل ثقيل في حلول أمنية لحماية أصولها الوثائقية. تقنيات مثل التشفير المتقدم والمصادقة متعددة العوامل تُعتمد على نطاق واسع لضمان سلامة وسرية الوثائق
سير العمل المتكاملة والتوقيع الرقمي
أكثر فأكثر أنظمة إدارة الوثائق هي متكاملة مع أنظمة تدفق العمل وأدوات التوقيع الرقمي, تحسين الوقت, أنظمة إضافية وتكاليف التخزين المادي
هذه التقنيات أيضاً تمكن من التحليل المتقدم للبيانات, بتقديم رؤى قيمة التي يمكن أن توجه اتخاذ القرارات الاستراتيجية. مع استخدام الاستخدامات من خوارزميات التعلم الآلي, يمكن للشركات توقع اتجاهات, تحديد أنماط وشذوذ, و حتى أن آلية توليد تقارير مفصلة عن الأداء و المخاطر المرتبطة بالإدارة الوثائقية
هذا لا يحسّن فقط الكفاءة التشغيلية, ولكن يسمح أيضًا بنهج استباقي في التخفيف من المخاطر وتحسين عمليات, ضماناً بأن الشركات تكون دوماً خطوة إلى الأمام في سوق تنافسية
بيانات متاحة, من أي مكان
الحلول القائمة على السحابة هي جوهرية من أجل التي وثائق, تدفقات العمل والعمليات يمكن الوصول إليها من أي مكان – والحلول السحابية توفر المرونة, قابلية التوسع والأمن, مما يسمح للشركات بتخزين والوصول إلى وثائقها بشكل فعال. أبحاث من IDC تشير إلى أن 80% من الشركات البرازيلية تستخدم بالفعل أو تخطط لاستخدام حلول في السحابة لإدارة الوثائق والمعلومات في السنوات القادمة
حلول فريدة لكل شركة
تخصيص خدمات إدارة الوثائق يكتسب أيضاً أهمية. يجب أن تكون الحلول قابلة للتكيف مع الاحتياجات المحددة لكل منظمة, مع الأخذ بعين الاعتبار قطاع النشاط, حجم الشركة وخصائص العمليات الداخلية
أدوات إدارة الوثائق المخصصة تسمح بمزيد من الكفاءة التشغيلية والتكامل الأفضل مع أنظمة مؤسسية أخرى, توفير تجربة مستخدم أكثر بديهية وفعالية
بالإضافة إلى ذلك, التكامل بين أنظمة هو, في الواقع, أحد الشواغل الرئيسية لصانعي القرار. شركات برازيلية هي تستثمر في منصات توفر إدارة وثائقية متكاملة, مما يسمح بالاتصال بين مختلف الأنظمة والإدارات. هذا يلغي silos من المعلومات ويحسن التعاون الداخلي, مما يؤدي إلى عمليات أكثر مرونة ودقة
في ملخص, الاتجاهات الرئيسية لإدارة الوثائق في 2025 تتميز بالرقمنة المتسارعة, الأتمتة والذكاء الاصطناعي. الحلول الجديدة تعكس الحاجة إلى المنظمات للتكيف مع بيئة أعمال متغيرة باستمرار. أكثر من أي وقت مضى, إدارة الوثائق جزء أساسي من الأعمال -وليس مجرد نشاط تكميلي. بدون إدارةً فعالة, الشركات تتعرض للخطر من الغرق في عمليات مربكة, باهظة و التي تفرض عبئا على العملية, أخذًا المساحة للنمو وللابتكار
