هل تعرف أو سمعت على الأقل عن مصفوفة أيزنهاور؟ المعروفة أيضًا باسم مصفوفة عاجلة-مهمة، هي أداة إدارة الوقت التي أنشأها الرئيس الأمريكي الرابع والثلاثون، دوايت أيزنهاور (1890-1969)، القائد الأعلى لقوات الحلفاء في أوروبا، خلال الحرب العالمية الثانية.
كانت تستخدمها لاتخاذ القرارات وتحديد أولويات المهام بناءً على معيارين رئيسيين: العجلة والأهمية. تقسم المصفوفة المهام إلى أربعة أرباع، مما يسمح برؤية واضحة لمكان التركيز والكيفية تنظيم الوقت بشكل أكثر كفاءة.
هل تعلم شيئًا؟ أنا واثق من أنك بحاجة إلى أداة من هذا النوع لمساعدتك على التنظيم وفعل الشيء نفسه لفريقك. استنادًا إلى المصفوفة الأصلية، قمت بتعديل يمكن نقله إلى واقع معظم الناس. سميتها "مربع الأولويات"، نظرًا لسهولة تثبيت الاسم.
أولاً، افهم: لتحسين إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية، اهتم بما هو مهم حقًا وسط المهام اليومية العديدة. عندما تشعر أنك تفقد السيطرة على الوقت، خذ نفسًا عميقًا وقم بتقييم أنشطتك بوضوح. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? هل هناك شيء يمكن تفويضه أو تأجيله؟
في وقت آخر، قم بإدراج جميع المهام والأنشطة التي تحتاج إلى القيام بها. صنف كل واحدة وفقًا لمدى أهميتها وإلحاحها. وضعها في الربع المناسب من المصفوفة.
يساعد المصفوفة على تمييز ما يستحق حقًا اهتمامًا فوريًا مما يمكن تخطيطه للمستقبل أو إزالته. قليل من الوقت المستهلك في الأنشطة غير المهمة والمزيد من التركيز على المهام التي تهم حقًا يؤدي إلى تقليل التوتر.
إن "مربع الأولوية"، الذي يقسم المهام أيضًا إلى أربعة أرباع، هو أداة قوية لأي شخص يتطلع إلى تحسين إدارة وقته من خلال اتخاذ قرارات أكثر استنارة وتوازناً حول كيفية قضاء وقته وطاقته.
وباستخدامه ستلاحظ تغييرًا إيجابيًا في العلاقة بين الوقت وإكمال مهامك:
هام وعاجل:تحتاج إلى القيام بهذا النشاط اليوم، لأنه لديه موعد نهائي وهو ضروري للتطوير (لك وللشركة). إذا لم يتم ذلك، فسيؤدي ذلك إلى نوع من الضرر لك، أو لشخص ما، أو للمنظمة. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
هام (ولكن ليس عاجلا):المهام التي يجب تنفيذها في أقرب وقت ممكن. ليس لديهن مهلة صارمة جدًا (مثل موعد استحقاق فاتورة أو إجراء قانوني). عندما يتم تنفيذها، ستولد نوعًا من الفرص أو الفوائد لك، لشخص ما أو للشركة. أمثلة: تحديد اجتماع مع عميل محتمل؛ إنتاج فيديو للترويج لمنتجك؛ عقد مؤتمر عبر الفيديو مع مورد عنصر جديد.
عاجل (ولكن ليس مهمًا جدًا):مهام ذات موعد نهائي لليوم (إذا لم تُنجز الآن، ستفقد الفرصة)، لكنها ليست ذات أولوية عالية. عادةً، لا تتسبب في خسائر كبيرة إذا لم تكتمل، لكنها قد تجلب بعض الفوائد إذا تم تنفيذها. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
ليس عاجلا وليس مهما:هي أعمال موجودة في قائمتك، لكنها يمكن أن تنتظر أو، ربما، تُفوَّض أو تُحذف. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
وحتى بعد هذه التوضيحات، يظل التحدي قائما في مقاومة إغراء إعطاء الأولوية للمهام في الربع "ب"، والتي على الرغم من كونها بسيطة أو ممتعة، فإنها تصرف الانتباه عن مهام أكثر أهمية.
كاستراتيجية، استخدم مربع "D" كمكافأة: بعد الانتهاء من مجموعة من المهام المهمة، امنح نفسك استراحة مع نشاط أخف. بهذه الطريقة، تحافظ على الإنتاجية بينما تستمتع بلحظات من الفراغ الخالص.
أكثر من مجرد مهارة تقنية، تتطلب إدارة الوقت أيضًا الانضباط والتخطيط وعقلية موجهة نحو الفعالية والقيادة. تصديق ممكن!
