In die huidige omstandighede herdefinieer digitale transformasie die korporatiewe dinamika en die Menslike Hulpbronne (MH) sektor speel 'n belangrike rol in die modernisering van maatskappye. In hierdie segment, dokumentbestuur, voorheen gekenmerk deur stapels papier en handmatige prosesse, vereis nou vinnigheid, sekuriteit en doeltreffendheid. Daarom is dit 'n noodsaaklikheid om op tegnologiese hulpmiddels te staat.
Wat is dokumentbestuur in HR?
Die HR-afdeling moet omgaan met 'n enorme hoeveelheid dokumente – kontrakte, salarisstate, prestasie-evaluerings, interne beleid en nog baie meer. Die effektiewe bestuur van hierdie lêers, oftewel die beheer van stuur, terugkeer, ondertekening, verifikasie, onder andere, is nie net 'n saak van organisasie nie, maar 'n kritieke faktor vir die sukses van die besigheid.
Volgens dieHUBdie Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, tegnologie is onontbeerlik in hierdie scenario. Wie mense sorg, het hy in sy hande data van uiterste belang. Die fisiese hantering van hierdie inligting, of buite ideale platforms, neig om die gebied onproduktief te maak, sonder strategie en sekuriteit, omdat ’n groot deel van die krag gaan na die organisering van die papierwerk, verduidelik hy.
Watter tegnologieë maak dokumentbestuur slim? Leer vyf gereedskap gerig op HR!
Die navorsing deur Think Work Lab het getoon hoe HR's steeds sukkel met burokrasie en die gebrek aan outomatisering. Volgens die data spandeer Brasiliërs gemiddeld 16,9 uur per week, of 38% van hul werksure, aan burokratiese take. Oor ongeveer 22% van die professionele gehoor, was die aktiwiteite monotonous en herhalend, aspekke wat as demotiverend beskou word. Daarbenewens het groot deel (40%) geen praktiese stappe geneem om menslike hulpbestuur meer tegnologies en minder handmatig te maak. In hierdie verband lys Mencaci vyf nuttige gereedskap om hierdie opdatering in die stelsels te begin:
1. Dokumentbestuurstelsels (DMS – Dokumentbestuurstelsels)
'n DMS stel toe om lêers sentraal en veilig via die internet te skep, stoor, organiseer en deel. Met hulpbronne soos indeksering en vinnige soektog, kan HR enige data binne sekondes toegang, wat tydverlies deur handmatige soektogte uitskakel. Plataformas soos Digital Helper + Assine Bem bied hierdie atmosfeer, met die integrasie van ander gereedskap, wat die outomatisering van vloei van aktiwiteite vergemaklik, sê dieHUB.
Handtekening elektronies
Die dokumentasie van dokumente is 'n kritieke stap in HR, hetsy vir kontrakte, aanstellings, afdankings of ooreenkomste. Instrumente van elektroniese ondertekening verseker regsgehoorsaamheid, vinnigheid en beskerming. Saam, is moontlik om dokumente te stuur, te verifieer en te stoor sonder die behoefte aan druk of reis.
3. Wolkberg in die Wolk
Die wolkestorage is fundamenteel om die toeganklikheid en veiligheid van skrifte in die omgewing te versekeraanlynHierdie meganisme stel jou in staat om inligting vanaf enige plek, op enige tyd, te oopmaak. Daarbenewens, die data-enkripsie en dierugsteunoutomaties verseker die veiligheid van inligting.
4. Samewerking- en Deelnemingsplatforms
Gereedskap vir die hou van afsprake op afstand, beplanning van take en die opvolg van hul ontwikkeling maak samewerking tussen spanne en die veilige deel van materiaal makliker. Saam saam, die HR kan skepwerksvloeiëeffektief, goedkeur dokumentasie in regte tyd en hou almal dopbelanghebbendesgeregtig
5. Geïntegreerde kunsmatige intelligensie
Stelsels met inheemse kunsmatige intelligensie (KI), of andersins ontwikkel vir die eiewebwerf, is belangrik om die diens wat daar gelewer word, te optimaliseer. "By Digital Helper + Assine Bem, the AI is linked to the digital signing process. With them, people can ask specific questions about the content they will sign. This reduces the need to consult a specialist to clarify doubts or prevent future misunderstandings," explains theHUB.
Ten slotte, vir Mencaci, is intelligente bestuur nie net 'n kwessie van tegnologie nie, maar van oorlewing in die huidige mark. "Maatskappye wat hierdie konfigurasies aanneem, wen in produktiwiteit, veiligheid en mededingendheid, terwyl hulle koste en risiko's verminder," sluit hy af.