In die kleinhandel is fiskale bestuur ‘n komplekse taak wat die uitreiking van fakture, monitering van wetgewende veranderinge en die berekening van belastings insluit. Die outomatisering van hierdie prosesse is noodsaaklik om die handmatige werkslading te verminder en menslike foute te minimaliseer, wat werknemers in staat stel om op meer strategiese take te fokus.
Dit is bekend dat die burokratiese proses in Brasilië wat by fiskale dokumente betrokke is, ook ‘n voordeel inhou: ons is een van die min lande wat inligting oor kommersiële en fiskale transaksies in dieselfde dokument sentraliseer, wat amptelik en ouditbaar is. Verder bevat elke faktuur meer as 600 velde, waarvan baie deur die tesourie self gevalideer word, en wat relevante inligting oor jou besigheid, produk, verskaffer en vervoerder bevat. Daarom, benewens al die fiskale en prosedurele verpligtinge wat daaraan verbonde is, bied die faktuur ook ‘n mededingende voordeel aan diegene wat weet hoe om dit te analiseer en waarskuwings oor sy velde te skep.
“Tegnologieë is van kardinale belang om nakoming en doeltreffendheid in fiskale bestuur te verseker, maar ook om data in strategiese insigte om te skakel binne ‘n tydige raamwerk. Op sy beste bied dit die vermoë om fiskale burokratiese prosesse in ‘n mededingende voordeel te omskep, wat noodsaaklik is vir oorlewing en volhoubare groei in die hoogs dinamiese kleinhandelomgewing,” sê Marcus Araújo, Hoof van Data & Hoof Data Wetenskaplike by Arquivei, die platform verantwoordelik vir die bestuur van fiskale dokumente van meer as 140 duisend maatskappye.
Die spesialis verduidelik die belangrikheid van die outomatisering van administratiewe prosesse in kleinhandelmaatskappye en bespreek hoe om fiskale data tot voordeel van die besigheid te benut.
Strategiese fiskale bestuur
Die implementering van ‘n ERP, ‘n bestuursagteware vir kleinhandelmaatskappye, is van kardinale belang om bestuursbeheer doeltreffend uit te voer. Dit sluit die bestuur van kostepryse, berekening van winsmarges, verkooppryse, voorraadbeheer en die uitreiking van fakture in. ‘n Outomatiseringstelsel integreer die verskillende areas van die maatskappy, optimaliseer take en verhoog operasionele en finansiële doeltreffendheid.
“Volgens my ervaring neem ontledings met groot strategiese omvang gewoonlik 80 tot 90% van die tyd in beslag vir take om inligting te ondersoek en te konsolideer, dit wil sê, van elke 10 werksure is 2 ure werklik op ontleding gefokus. Verder kan dit 3 tot 4 weergawes neem voordat ‘n besluit geneem word. Om ‘n ERP te hê wat met al die nuttige en georganiseerde inligtingsbronne geïntegreer is, kan dus die tyd wat aan die skoonmaak van data bestee word, teruggee en die tyd tot ‘n besluitneming verminder, met ‘n doeltreffendheid van tot vyf keer en meer gefundeerde ontledings,” evalueer Araújo.
Om die ERP saam met die outomatisering van fiskale data te versoen, word noodsaaklik sodat die kleinhandel ingeligte en effektiewe besluite kan neem. Die onttrekking en ontleding van fiskale data stel kleinhandelaars in staat om koopgedrag, seisoenaliteit en verbruikersvoorkeure te identifiseer. Hierdie inligting is van kardinale belang om voorraad te optimaliseer en bemarkingsveldtogte meer akkuraat te beplan.
“In die kleinhandelmark word daar met verskillende hoeveelhede volumes fakture gewerk. Daar is maatskappye wat maandeliks ‘n paar honderd fakture moet invoer tot gevalle wat 30 miljoen fakture per maand verwerk. ‘n Goeie voorbeeld hiervan het voorgekom toe ‘n reuse in die kleinhandel die fout in die versoening tussen die aankoopbestelling en die fakture van hul verskaffers moes verminder. Die vertraging en fout in hierdie proses het verskillende areas van die operasie regoor Brasilië beïnvloed. Nadat hulle die vaslegging en struktuur van die faktuur geoutomatiseer het, het hulle nie net die fout verminder nie, maar ook sigbaarheid verkry oor watter verskaffers die meeste en die minste aan hul verpligtinge voldoen. Hierdie sigbaarheid en beheer oor verskaffers het ‘n beter beleidontwerp moontlik gemaak om voorspelbaarheid vir alle belanghebbendes (verskaffer, pakhuis, winkels en eindverbruiker) te verseker,” sê die spesialis.
Die implementering van ‘n geoutomatiseerde en strategiese fiskale bestuur bring talle voordele vir die kleinhandel, soos fiskale beheer en kostevermindering. Outomatisering bied groter finansiële beheer, wat die korrekte parametrisering van produkte en belasting moontlik maak, benewens ‘n meer doeltreffende voorraadbeheer.
Die optimalisering van produktiwiteit en fiskale nakoming kan ook genoem word. Die integrasie van prosesse en areas van die maatskappy optimaliseer produktiwiteit, wat ‘n breë ontleding en meer akkurate besluitneming moontlik maak.
Verder maak outomatisering deurlopende monitering van fiskale data moontlik, wat nakoming van regeringsregulasies verseker en die risiko van boetes verminder.
